Структура и языковое оформление документов

Официальный документ будет выполнять свое назначение, если его содержание тщательно продумано, а языковое оформление безупречно.

Составляя тот или иной документ, каждый из которых имеет определенную форму, необходимо знать сумму реквизитов, их взаимосвязь и последовательность изложения. Из-за незнания элементарных правил составления служебных документов возникает ряд ошибок: структурных, лексических, грамматических, стилистических.

Структура текста документа (т.е. логическое соединение смысловых аспектов) должна быть "прозрачной", легко воспринимаемой адресатом. Наиболее рациональна структура документа, состоящая из двух частей, в первой из которых излагаются мотивы, факты, события, послужившие поводом для составления бумаги, во второй – выводы, просьбы, предложения и т.д. Избыточность, разнородность включаемой в документ информации затрудняет восприятие, а следовательно, снижает эффективность и убедительность документа.

I. Структурной ошибкой является неверное построение текста документа, несоразмерное расположение его частей.

Обратите внимание!

1. В документе необходимо соблюдать в соответствии госТом границы (сверху – 20 мм, снизу – 20 мм, слева – 20 мм, справа – 10 мм).

2. Изложение каждого аспекта необходимо начинать с нового абзаца (средняя длина абзаца 4-6 предложений, однако встречаются абзацы, состоящие из одного предложения).

3. Абзац должен состоять из абзацного зачина, где формулируется тема; абзацной фразы, содержащей основную информацию абзаца; комментирующей части, которая вводится словами поэтому, таким образом, в связи с этим, в результате этого и т.д.

4. Новую тему или новый поворот темы следует выделять красной строкой.

II. Тексты документов должны строго соответствовать ныне действующим правилам орфографии, пунктуации и грамматики.

Обратите внимание!

1. В наименованиях различных учреждений первое слово пишется с большой буквы (Ростовский государственный университет, Всесоюзная торговая палата и др.).

2. Фамилии на -ых/их, -аго/яго и фамилии, созвучные с названием животного или неодушевленного предмета, не склоняются.

3. Русские и иноязычные фамилии, оканчивающиеся на согласный звук, не склоняются, если относятся к женщинам и склоняются, если относятся к мужчинам (ср.: студентке Гладун, но студенту Гладуну).

4. В начале предложения в сложных составных союзах запятая не ставится (Несмотря на то что… // Вследствие того что… и др.).

5. Нельзя соединять причастные и деепричастные обороты с придаточными предложениями в качестве однородных синтаксических членов.

III. В документах нельзя допускать лексических ошибок.

Обратите внимание!

1. Использовать слова и термины можно только в том значении, которое зафиксировано в словаре.

2. Нельзя употреблять просторечные и жаргонные слова.

3. Недопустимы длинные обороты приложенное при этом (правильно: приложенное), абсолютно новый (правильно: новый), продолжающиеся далее (правильно: продолжающиеся) и др.

4. Нельзя по своему усмотрению сокращать слова: правила и стандарты сокращений утверждены гостом.

IV. Соблюдение речевого этикета в языке документов – одно из основных правил делового общения.

Обратите внимание!

1. Объективность содержания должна быть обусловлена нейтральным тоном изложения; не допускается иронизирование, проявление грубости.

2. Включение в формулу обращения фамилии адресата придает тексту вежливо-официальный оттенок, при указании только имени и отчества обращение приобретает несколько личный характер.

3. Необходимо учитывать потенциальные возможности залоговых конструкций для выражения этической оценки действий, так как замена действительного залога страдательным и наоборот обусловливает изменение смысла (страдательный залог употребляют, когда необходимо подчеркнуть, что факт свершения действия имеет большее значение, чем указание на лицо, свершившее его (оплата гарантируется, сроки выполнения работ срываются, предложение одобрено и др.); действительный залог придает изложению динамизм и употребляется, когда необходимо указать конкретное лицо как инициатора предпринимаемых действий (руководство вуза планирует трудоустройство своих выпускников и др.).

4. При формулировке просьб, предложений и т.п. принята форма выражения от первого лица множественного числа (Предлагаем Вашему вниманию…; напоминаем, что срок выполнения договора истекает…и др.).

5. Нельзя использовать вычурные обороты с выражением чрезмерной вежливости (например, не откажите в любезности и др.).

Следует помнить, что речевой этикет – важнейший инструмент в достижении коммуникативной цели и одновременно проявление культуры адресанта.

Задание 47. Познакомьтесь с формой и реквизитами заявления и составьте заявления: а) о предоставлении очередного отпуска; б) о досрочной сдаче экзаменов в летнюю сессию.

Обратите внимание на то, что наименование Заявителя нужно писать в форме родительного падежа без предлога (допускается и предложное написание). В настоящее время предпочтение отдается написанию слова "заявление" с прописной буквы и без точки.

Форма и реквизиты заявления

[1] Адресат (кому)

[2] наименование заявителя (ФИО, адрес, телефон)

[3] Наименование жанра документа

[4] Текст формулировки прав или интересов заявителя и необходимая аргументация.

[5] Список приложений (если есть): 1) …; 2) …; 3) ….

[6] Дата [7] Подпись заявителя