Экономическая_информатика

УДК 330.47(076)

Экономическая информатика: методические указания к лабораторным работам для бакалавров 1-го курса по направлению «Экономика». – Ростов н/Д: Рост. гос. строит. ун-т, 2011. – 60 с.

Излагаются основы работы в среде MS Excel 2007. Рассмотрены средства и возможности использования электронных таблиц MS Excel 2007 при решении экономических задач. Предложены варианты индивидуальных заданий.

Электронная версия методических указаний находится в библиотеке,

ауд. 224.

УДК 330.47(076)

Составители:

к. ф.-м. н., доц. В.В. Мисюра

Рецензент: доц. кафедры МИК института архитектуры и искусств ЮФУ, к. ф-м. н. С.В. Панков

Редактор Н.Е. Гладких Доп. план 2011 г., поз. 67

Подписано в печать 6.07.11. Формат 60 8416 . Бумага писчая. Ризограф. Уч.-изд.л. 3,8. Тираж 100 экз. Заказ 272

Редакционно-издательский центр Ростовского государственного строительного университета

344022, Ростов-на-Дону, ул. Социалистическая, 162.

Ростовский государственный строительный университет, 2011

3

Общие сведения о книгах MS Excel

Книга в MS Excel представляет собой файл, используемый для обработки и хранения данных. Как правило, такой файл имеет расширение xls. Каждая книга может состоять из нескольких листов, поэтому в одном файле можно поместить разнообразные сведения и установить между ними необходимые связи.

Итак, вызовем программу excel.exe с помощью ярлыка на рабочем столе, либо из Главного меню, либо из панели «MS Office». В результате на экране появляется окно приложения «Microsoft Excel - Книга1», которое содержит обычные элементы управления – меню, заголовок, кнопки управления окон, панели инструментов, полосы прокрутки и т.д.

Активная

ячейка

Однако можно обнаружить и следующие специфические особенности. Рабочая область состоит из ячеек, каждая из которых имеет свой адрес по имени столбца и номеру строки. Адрес активной ячейки можно увидеть в левом верхнем углу экрана. Рядом расположена строка формул, где можно

4

увидеть реальное содержимое данной ячейки. В нижней части рабочей области помещаются ярлычки листов, из которых состоит книга (рисунок).

Строка формул используется для ввода и редактирования содержимого активной ячейки или содержащейся в ней формулы. Для ввода данных необходимо указать ячейку, поставив на нее курсор (сделав ее активной), и ввести в строку формул данные, после чего нажать кнопку Ввод в строке формул или клавишу Enter. Данные появляются в строке формул по мере их ввода в выделенную ячейку.

Показать или скрыть строку формул с экрана можно при помощи настройки одноименной опции на вкладке Вид. Для этого следует выбрать указанную вкладку и щелкнуть стрелку справа от команды Показать или скрыть, после чего установить или снять флажок с опции Строку формул. Здесь же можно отметить соответствующие опции для отображения сетки ячеек (опция Сетка) и заголовков строк и столбцов (опция Заголовки).

Поле имени - это поле, расположенное слева на строке формул, в нем выводится имя активной ячейки (например, А1) или выделенного объекта (например, Диаграмма 1). В этом поле также можно присвоить имя ячейке или диапазону ячеек/

Рабочий лист книги содержит ячейки, в которые могут быть помещены данные. Лист разделен линиями сетки на столбцы и строки. Каждый столбец имеет соответствующий буквенный заголовок, который выводится вверху, а каждая строка в качестве заголовка содержит число, которое выводится слева.

Строка состояния расположена в нижней части окна Ехсеl. В левой ее части отображается название выполняемой операции (открытие или сохранение файла, копирование ячеек или запись макроса и т.д.). Также здесь может выводиться подсказка, например, при нажатии на границе выделенного блока ячеек отображается подсказка, как перетащить данный блок; при нажатии на маркере заполнения (выводится подсказка, как заполнить ячейки рядом данных, и т.п.) Правая часть строки состояния содержит ярлыки переключения режимов просмотра документа, кнопку Масштаб, которая открывает одноименное диалоговое окно для выбора масштаба отображения документа, и панель масштабирования, на которой с помощью бегунка можно вручную уменьшать и увеличивать масштаб. Можно также воспользоваться кнопками Уменьшить или Увеличить, при нажатии на которые масштаб уменьшается или увеличивается с шагом 10%.

Полосы прокрутки служат для перемещения видимой области рабочего листа на экране монитора. При помощи бегунка можно быстро перемещаться в нужную часть активного рабочего Листа.

5

Разделители листа - это кнопки, которые расположены справа от горизонтальной полосы прокрутки - и сверху над вертикальной. Захватив разделитель мышью и переместив влево или вниз, можно разделять окно на несколько областей для одновременного просмотра нескольких фрагменте листа, что удобно при работе с большими документами.

Лабораторная работа № 1. Структура документа и ввод данных.

Цель: Первоначальное знакомство с табличным процессором MS Excel 2007.

Темы: Ленточный интерфейс. Структура документа. Ввод данных. Работа с листами.

1. Создайте на доступном диске (локальном или сетевом) папку для хранения созданных в процессе выполнения практических заданий файлов.

Дублируйте результаты на съемных носителях.

2. Пользуясь средствами операционной системы, запустите программу табличного процессора Excel.

2.1. Занесите информацию о расширениях файлов Excel в Office 2007 в табличную область первого листа книги и запомните эти расширения. После открытия окна "Microsoft Excel" активизируйте справочную систему (F1) и

выберите в Обзоре справки Excel пункты Управление книгой –

Управление файлами - Общие сведения о новых расширениях имен файлов и XML-форматов Office.

2.2.Просмотрите основные разделы Обзора справки Excel для дальнейшего использования в процессе выполнения практических заданий.

2.3.Пользуясь справочной системой, просмотрите назначение элементов основного окна Excel.

панели ярлычков листов; кнопок прокрутки ярлычков листов;

полосы прокрутки; кнопки выделения листа.

3.Познакомьтесь с ленточным интерфейсом Excel 2007.

3.1. Активизируйте кнопку Office, находящуюся в верхнем левом углу окна Excel, и познакомьтесь с открывшимся набором команд. Выполните команду Office – Параметры Excel и познакомьтесь с элементами открывшегося диалогового окна.

6

3.2.Переместитесь по стандартным ленточным вкладкам: Главная,

Вставка, Разметка страниц, Формулы, Данные, Рецензирование, Вид и т.д. и познакомьтесь с группами команд каждой вкладки.

3.3.Вернитесь на кладку Главная и внимательно рассмотрите ее содержимое. В нижней части вкладки находятся названия групп команд, принадлежащих этой вкладке. Первые четыре группы имеют в правом нижнем углу элемент управления, который открывает список дополнительных команд или опций. Познакомьтесь с ними. Кроме стандартных в строке вкладок могут появиться контекстные вкладки при выборе того или иного объекта в листе.

3.4.Научитесь использовать клавиатуру для выбора команд ленточного интерфейса. Нажмите клавишу <Alt> и воспользуйтесь «горячими клавишами» для выбора команд.

4.Познакомьтесь с процессом ввода данных на лист Excel.

4.1.На втором листе книги расположите таблицу, приведенную на рис.1.1. При вводе данных научитесь перемещаться в таблице следующими способами: использованием клавиш "", "", "", "", манипулятора "мышь", с помощью поля имени или командой Главная – Редактирование

– Найти и выделить - Перейти (Ctrl + G).

4.2.На третьем листе книги разместите таблицу, приведенную на рис.1.2,

предварительно выделив диапазон А1:В8. (Обратите внимание, что при этом при нажатии на клавишу Enter курсор будет перемещаться только по ячейкам выделенного диапазона).

4.3.Познакомьтесь с автозаполнением ячеек константами, элементами прогрессий и элементами списков.

На четвертом листе книги (вставить новый лист можно с помощью контекстного меню ярлычков) в ячейку А2 введите константу 21. Установите курсор мыши на маркер автозаполнения и протяните при нажатой левой клавише на три ячейки вправо. Ячейки заполнятся числом 21.

В ячейку А3 введите ту же константу и проделайте те же действия, но при нажатой правой клавише. После отпускания мыши, выберите в контекстном меню пункт Прогрессия и укажите Арифметическую прогрессию с шагом 1. В ячейках должны появиться элементы

арифметической прогрессии 21 22 23 24.

В ячейку А4 введите произвольную дату. Протяните маркер автозаполнения на несколько ячеек вправо при нажатой правой клавише мыши и в открывшемся контекстном меню выберите: по дням, по месяцам,

по годам или по рабочим дням.

В ячейку А5 введите название месяца январь и, пользуясь маркером автозаполнения, протяните мышь при нажатой левой клавише на несколько

7

ячеек вправо. Ячейки должны заполниться следующими названиями месяцев. Для просмотра стандартных и создания новых списков используйте команду Office - Параметры Excel – Изменить списки.

4.4.Сохраните файл как книгу Excel с четырьмя листами, без макросов.

4.5.Воспользуйтесь подсказкой табличного процессора Excel и найдите раздел, посвященный использованию клавиш оперативного управления. Скопируйте информацию, полученную из справки на первый лист новой книги. Пример таблицы использования клавиш оперативного управления приведен на рис.1.3. Сохраните новую книгу и научитесь перемещаться по табличной области с помощью клавиатуры и команд (п.4.1).

4.6.Откройте оба созданных файла и расположите их на экране рядом. Сохраните рабочую область. Для этого воспользуйтесь командой Вид – Окно – Сохранить рабочую область. При этом создается файл под названием resume. Закройте оба файла и откройте файл resume. Убедитесь, что рабочая область сохранена.

5.Научитесь работать с листами книги.

5.1.Откройте первую книгу с четырьмя листами.

Рис.1.3

5.2. Создайте новую книгу.

9

Рис. 2.1.

1.Ввод данных в таблицу.

1.1.Введите строки с наименованием дисциплин в столбец А. Они расположены в строках 3-10.

1.2.Увеличьте ширину столбца, установив курсор на серый заголовок между ячейками с надписями А и В так, чтобы он принял форму креста с разнонаправленными стрелками (на рисунке он находится в заголовке между столбцами D и E). Нажмите левую клавишу мыши и плавно сдвиньте границу вправо так, чтобы надписи полностью поместились в ячейки. Далее занесите в ячейки имеющиеся в таблице числа.

Другой способ подбора ширины столбца следующий. Выделите нужные ячейки и выполните команду Формат (вкладка Главная)–– Автоподбор ширины Столбца. Теперь ширина будет соответствовать ширине содержимого ячеек. Это другой и вполне совершенный способ выравнивания ширины столбцов.

Введите слово «ИТОГО» в строку 11, как показано на рис. 2.1, и отформатируйте его кнопкой По правому краю панели Выравнивание

(вкладка Главная).

1.3.Введите надписи к столбцам, которые расположены в строке 2. Выделите ячейки этой строки, щелкните на кнопке По центру панели

Выравнивание (вкладка Главная), затем на кнопке Курсив (на ней надписана буква К).

1.4.Чтобы надписи были отчеркнуты линиями снизу и сверху как на рис. 2.1, не убирая выделения щелкните на указателе справа от кнопки Границы панели Шрифт (вкладка Главная), затем выберите в предложенном наборе подходящий элемент разметки (границы сверху и снизу) и щелкните по нему. Аналогично разметьте все остальные части таблицы, которые выделены на рис. 2.1. линиями границ.

10

1.5. Вновь вернемся к строке 2 для того, чтобы увеличить высоту ячеек. Выделите ячейки строки. Выполните команду Формат-Высота Строки и установите во всплывшем окошке высоту 19,75. Теперь текст нужно выровнять по высоте. Не снимая выделения ячеек выполните команду Формат Ячеек. В ответ всплывет окно Формат ячеек, которое показано на рис. 2.2. Установите в нем свойство Выравнивание – по вертикали в значение по центру и нажмите кнопку ОК.

Рис. 2.2.

1.6.Теперь займемся строкой 1, в которой находится заголовок таблицы. Выделите ее ячейки и выполните команду Формат Ячеек. Появится окно представленное на рис. 2.2. В нем на закладке Выравнивание щелчком установите галочку в окошко объединение ячеек и щелкните на кнопке ОК. Теперь введите в объединенную ячейку текст заголовка. Отформатируйте его по центру. Установите размер символов в значение 14.

1.7.После ввода данных в ячейки ширину столбцов можно еще раз отрегулировать. Для этого нужно выделить ячейки таблицы и выполнить команду Формат- Автоподбор ширины Столбца. Предварительная часть работ закончена. Таблица должна иметь вид рис. 2.1.

2.Приступим к автоматизации расчетов. Суть расчетов заключается в следующем: