2. Теоретические основы инвентаризации товаров в розничной торговле

Инвентаризация – это способ проверки соответствия фактического наличия средств в наличии данным бухгалтерского учета [10]. Инвентаризацию необходимо проводить с целью обеспечения достоверности показателей бухгалтерского учета и сохранности собственности организации.

Инвентаризации подлежит все имущество организации и все виды ее финансовых обязательств. При этом не важно, где находится имущество – на складе организации, в пути, на ответственном хранении у другой организации.

К имуществу торговой организации, которое подлежит инвентаризации, относятся:

• Основные средства;

• Нематериальные активы;

• Финансовые вложения;

• Товары;

• Материалы, инвентарь;

• Денежные средства в кассе, на расчетных счетах, в пути;

• Денежные документы;

• Бланки строгой отчетности;

• Прочие активы: расходы будущих периодов, дебиторская задолженность.

Инвентаризации подлежит также имущество, не являющееся собственностью торговой организации:

• Арендованные основные средства;

• Товары на ответственном хранении;

• Товары, принятые на комиссию.

Инвентаризация имущества проводится по месту его нахождения и по каждому материально ответственному лицу.

В результате проведенной инвентаризации организация получает возможность:

1. Выявить фактическое наличие имущества;

2. Сопоставить фактическое наличие имущества с данными бухгалтерского учета;

3. Проверить полноту отражения в учете обязательств.

Стоит отметить, что инвентаризации бывают плановые и внезапные.

Организация определяет в учетной политике:

1. Количество инвентаризаций в отчетном году;

2. Даты их проведения;

3. Перечень имущества и обязательств, которые проверяются при каждой из запланированных инвентаризаций;

4. Другие вопросы, связанные с порядком проведения инвентаризаций.

Внезапные инвентаризации проводятся по решению руководителя предприятия. Приказ о внезапной инвентаризации подписывается, как правило, утром того дня, на который назначено проведение инвентаризации.

Кроме сроков, установленных руководителем организации, положением по бухгалтерскому учету и отчетности (приказ Минфина № 34н) и методическими указаниями по инвентаризации (приказ Минфина РФ № 49) предусмотрены случаи, когда проведение инвентаризации является обязательным:

• При передаче имущества в аренду, выкупе, продаже;

• Перед составлением годовой бухгалтерской отчетности (кроме имущества, инвентаризация которого проводилась не ранее 1 октября отчетного года);

• При смене материально ответственных лиц;

• При выявлении фактов хищения, злоупотребления или порчи имущества;

• В случае стихийного бедствия, пожара или других чрезвычайных обстоятельств;

• При реорганизации или ликвидации предприятия;

Инвентаризацию основных средств можно проводить один раз в три года. В организациях, расположенных в районах Крайнего севера и приравненных к ним местностях, инвентаризация товаров, сырья и материалов может проводиться в период их наименьшего остатка (п. 27 положения по бухгалтерскому учету и отчетности).

Для проведения инвентаризации в организации необходимо создать постоянно действующую инвентаризационную комиссию. Ее состав утверждается в приказе по учетной политике организации. Для одновременной инвентаризации большого объема товарных запасов и другого имущества создаются рабочие комиссии. Состав этих комиссий утверждается в приказе на проведение инвентаризации.

В состав инвентаризационных комиссий включают:

- представителей администрации организации;

- работников бухгалтерской службы;

- других специалистов (товароведов, инженеров, экономистов, техников).

В состав комиссии также можно включить специалистов службы внутреннего аудита или независимой аудиторской организации.

Если хотя бы один из членов комиссии отсутствует при проведении инвентаризации, то результаты такой инвентаризации признаются недействительными.

Перед началом инвентаризации товарно-материальных ценностей материально ответственное лицо передает председателю комиссии последние документы о движении товарно-материальных ценностей (не включенные в товарные и материальные отчеты), а также товарные и материальные отчеты, которые на момент инвентаризации не переданы в бухгалтерию.

Председатель инвентаризационной комиссии визирует полученные приходные и расходные документы. На каждом документе председатель записывает «до инвентаризации», ставит число, подпись. По этим документам бухгалтерия определяет остатки денежных средств и материальных ценностей на начало инвентаризации.

Затем материально ответственные лица дают расписки в том, что:

• К началу инвентаризации все приходные и расходные документы на имущество сданы в бухгалтерию или переданы комиссии;

• Все ценности, поступившие на их ответственность, оприходованы;

• Все выбывшие ценности списаны в расход.

Указанные расписки предусмотрены унифицированными формами инвентаризационных описей и актов.

Инвентаризационные описи и акты инвентаризации составляются не менее чем в двух экземплярах. Один экземпляр пишет член комиссии, а другой – материально ответственное лицо. Присутствие материально ответственного лица при инвентаризации обязательно.

Если инвентаризация проводится в течение нескольких дней, то помещения, где хранятся материальные ценности, при уходе комиссии опечатываются. Во время перерывов в работе комиссии описи хранятся в закрытом помещении, в котором проводится инвентаризация, в ящике (шкафу, сейфе).

Фактическое наличие имущества проверяют:

1. Путем взвешивания, подсчета, обмера;

2. По навалочным материалам – на основании обмеров и технических расчетов;

3. По материалам и товарам, хранящимся в неповрежденной упаковке поставщика – на основании документов при обязательной проверке в натуре части этих ценностей;

4. При инвентаризации большого количества весового товара – ведомости отвесов ведут отдельно член инвентаризационной комиссии и материально ответственное лицо, а в конце рабочего дня (или по окончании перевеса) данные ведомостей сличают и выверенный итог заносят в инвентаризационную опись.

Акты обмеров, технические расчеты и ведомости отвесов прилагают к инвентаризационным описям.

По окончании инвентаризации могут проводиться контрольные проверки правильности проведения инвентаризации. Эти проверки проводят с участием членов инвентаризационной комиссии и материально ответственных лиц. Контрольная проверка проводится только до открытия склада, где проводилась инвентаризация. Результаты контрольной проверки оформляют «Актом о контрольной проверке правильности проведения инвентаризации ценностей». Этот акт регистрируется в специальном журнале учета контрольных проверок.

На товары, находящиеся на складе, в пути и отгруженные товары составляются разные инвентаризационные описи. Кроме этого, товары, находящиеся на ответственном хранении, и товары, принятые на комиссию, также отражаются в отдельных описях.

Товары следует заносить в описи по каждому отдельному наименованию с указанием вида, группы, количества и других необходимых данных (артикула, сорта).

Инвентаризация товаров проводится в порядке расположения ценностей внутри помещения. Если товары, находящиеся на ответственности одно материально ответственного лица, находятся в разных помещениях, то инвентаризация проводится последовательно по местам хранения. После проверки ценностей вход в помещение следует опломбировать. Затем комиссия переходит в следующее помещение.

Фактическое наличие товарно-материальных ценностей комиссия проверяет в присутствии заведующего складом (кладовой, секцией, отделом) и других материально ответственных лиц.

Если во время проведения инвентаризации на склад поступают товары, то материально ответственные лица принимают их в присутствии членов инвентаризационной комиссии и отражают их в товарном отчете после проведения инвентаризации.

Указанные товары заносят в отдельную опись «товарно-материальные ценности, поступившие во время инвентаризации». В описи следует указать:

1. Дату поступления товара;

2. Наименован6ие поставщика;

3. Дату и номер приходного документа;

4. Наименование товара;

5. Количество, цену и сумму поступившего товара.

На приходном документе на поступивший товар председатель комиссии делает запись «после инвентаризации», ставит дату описи и свою подпись.

Отпуск товаров во время проведения инвентаризации не допускается, кроме исключительных случаев при условиях:

• Длительного проведения инвентаризации;

• Наличие письменного разрешения руководителя и главного бухгалтера.

В указанных случаях отпуск товара производится только в присутствии членов инвентаризационной комиссии. Отпущенные товары заносятся в отдельную опись «товарно-материальные ценности, отпущенные во время инвентаризации». В этой описи необходимо указать:

1. Дату отпуска товара;

2. Наименование покупателя;

3. Дату и номер расходного документа;

4. Наименование товара;

5. Количество, цену и сумму отпущенного товара.

На расходном документе на отпущенный товар председатель комиссии делает запись «после инвентаризации», ставит дату описи и свою подпись.

Отпуск товара отражается материально ответственным лицом в товарном отчете, составленном после инвентаризации.

Если организация отгружает товары с особым порядком перехода права собственности (после оплаты товара), то отгруженные товары учитываются на счете 45 «товары отгруженные».

Инвентаризация товаров отгруженных заключается в том, чтобы подтвердить обоснованность сумм, отраженных по дебету счета 45, по каждому получателю товаров. Эти суммы должны подтверждаться надлежаще оформленными документами или их копиями (договорами, товарными накладными, счетами, счетами-фактурами, товарно-транспортными накладными).

При проведении инвентаризации товаров отгруженных необходимо проверить, не числится ли на счета 45 фактически погашенная дебиторская задолженность грузополучателей, отраженная на других счетах расчетов с дебиторами и кредиторами.

При инвентаризации товаров отгруженных составляются отдельные описи:

• На товары отгруженные, срок оплаты которых не наступил;

• На товары отгруженные, не оплаченные в срок в соответствии с условиями договоров.

Инвентаризация товаров отгруженных оформляется актом унифицированной формы № ИНВ-4. Акт формы ИНВ-4 составляют в двух экземплярах. Один экземпляр передается в бухгалтерию, второй экземпляр остается у материально ответственного лица, отгрузившего товар.

В примечании акта (графа 16) можно указать номер выставленного счета на оплату отгруженного товара.

В акте на отгруженные товары, которые не оплачены в срок, в примечании (графа 16) надо указать срок оплаты в соответствии с условиями договора, а также номер и дату выставленного счета на оплату.

Акт инвентаризации товарно-материальных ценностей находящихся в пути, составляется по унифицированной форме № ИНВ-6.

При инвентаризации товаров в пути следует проверить соответствие товарных остатков на счете 41 субсчете «товары в пути» надлежаще оформленным документам (договорам, поступившим в организацию счетам от поставщиков, извещениям поставщиков о произведенной отгрузке).

В описях на товары в пути отражается каждая отправка товара, а также данные об этой отправке:

• Дата отгрузки;

• Наименование, количество и стоимость товаров;

• Перечень и номера документов, на основании которых товары в пути отражены на счетах бухгалтерского учета.

При проведении инвентаризации товаров в пути следует проверить, не числятся ли в составе товаров в пути товары, которые уже поступили в организацию.

Следует раздельно составлять описи на оплаченные и неоплаченные товары, находящиеся в пути.

В акте на товары, оплаченные в примечании (графа 16) следует указать номер и дату платежного поручения или иного документа, подтверждающего оплату (кассовый ордер, акт приема-передачи векселей).

В акте на товары, находящиеся в пути, но не оплаченные, в примечании следует указать номер и дату счета на оплату, выставленного поставщиком товара. Если счет на оплату поставщиком еще не выставлен, то в примечании можно указать номер договора поставки.

Акт инвентаризации товаров в пути составляется в двух экземплярах ответственными лицами инвентаризационной комиссии на основании документов, подтверждающих нахождение товаров в пути. Один экземпляр акта передается в бухгалтерию, а второй остается в комиссии.

При заполнении инвентаризационных описей и актов следует соблюдать следующие правила:

1. Описи заполняются ручным способом или с использованием средств вычислительной и другой организационной техники;

2. При ручном способе описи заполняют чернилами или шариковой ручкой;

3. Не допускаются помарки и подчистки в инвентаризационных описях и актах. Такие описи (акты) придется переписывать заново;

4. Наименование инвентаризуемых ценностей и объектов и их количество указывают по номенклатуре и в единицах измерения, принятых в учете;

5. На каждой странице описи указывают прописью число порядковых номеров материальных ценностей, записанных на данной странице;

6. На каждой странице описи указывают общий итог количества в натуральных показателях, записанных на данной странице, независимо от того, в каких единицах измерения эти ценности показаны;

7. Исправление ошибок производится во всех экземплярах описей путем зачеркивания неправильных записей. Над зачеркнутыми записями делают правильную запись. Исправления должны быть оговорены и подписаны всеми членами комиссии и материально ответственными лицами;

8. Нельзя оставлять в описях незаполненные и пропущенные строки. Незаполненные сроки на последней странице прочеркиваются;

9. На последней станице описи делают запись о проверке цен, таксировки и подсчета итогов за подписями лиц, производивших эту проверку;

10. Описи подписывают все члены комиссии и материально ответственные лица;

11. В конце описи материально ответственные лица дают расписку в том, что:

• Инвентаризация проведена в их присутствии;

• У материально ответственного лица нет претензий к членам комиссии;

• Материально ответственное лицо принимает на ответственное хранение имущество, перечисленное в описи;

12. При смене материально ответственных лиц:

• Лицо, принявшее имущество, расписывается в описи в получении этого имущества;

• Лицо, сдавшее имущество, расписывается в описи в сдаче имущества.