1. Под описанием документов и дел понимается:

• процесс создания вторичной документной информации путем переработки первичной, содержащейся в документах, информации;

• раскрытие состава и содержания документов каждого дела для обеспечения поиска и использования документов.

• Описание производится на уровне фонда, единицы хранения, документа.

Основными принципами описания являются:

• соответствие описания первичному архивному документу;

• взаимосвязь и взаимодополняемость информации различных уров­ней описания;

• недублированность информации всех уровней описания. Информационными характеристиками при описании являются:

• название учреждения с указанием вышестоящего ведомства;

• название структурной части;

• индекс дела по номенклатуре дел;

• заголовок дела;

• аннотация;

• крайние даты документов;

• количество листов в единице хранения;

• архивный шифр.

К элементам описания относятся:

• информация по идентификации — название фонда, заголовок единицы хранения, документа, поисковые данные, объем еди­ницы описания (фонд, единица хранения, документ), крайние даты, вид носителя информации;

• информация по истории образования и хранения — история фондообразователя и история фонда;

• информация о составе и содержании — сведения о составе и содержании документов фонда, сведения о содержании единицы хранения и документа;

• информация об условиях доступа и использования — условия дос­тупа, авторские права, условия репродуцирования и использо­вания, язык документа, физические характеристики, наличие научно-справочного аппарата, подлинность/копийность доку­мента, внешние особенности;

• дополнительная информация — местонахождение оригиналов и копий, библиография.

2.Описание на уровне фонда, единицы измерения документа

Описание на уровне фонда включает:

• название фонда;

• справочные данные;

• поисковые данные, характеристика фонда;

• информацию по истории фондообразователя и фонда;

• аннотацию;

• библиографию;

• условия доступа и использования.

Описание на уровне единицы хранения предполагает:

• название фонда;

• название структурной части фондообразователя;

• справочные данные;

• вид носителя информации;

• условия доступа и использования;

• заголовок, в необходимых случаях с аннотацией.

Описание на уровне документа включает:

• заголовок — вид документа, автор, адресат, вопрос или предмет, событие, факт, имя, определяющее содержание документа, мест­ность, дата;

• справочные данные — поисковые данные;

• вид носителя информации;

• условия доступа и использования.

Заголовок, название фонда, единицы хранения, документа должны быть краткими, точными, грамотными.

В простом заголовке должны быть отражены:

• вид дела, вид, разновидность документа;

• автор;

• корреспондент;

• предмет, вопрос;

• местность;

• дата;

• подлинность, копийность.

Возможны обобщенные и сложные заголовки, составленные из элементов простых заголовков.

При описании дел и документов личного происхождения учитываются следующие информационные характеристики:

• фамилия, имя, отчество фондообразователя;

• заголовок дела;

• крайние даты документов;

• количество листов;

• архивный шифр.

При описании можно составлять первичные описательные кар­точки, на основании которых в дальнейшем может вестись вся работа по созданию научно-справочного аппарата архива.