Добавил:
Upload Опубликованный материал нарушает ваши авторские права? Сообщите нам.
Вуз: Предмет: Файл:
Конспект лекций.doc
Скачиваний:
930
Добавлен:
07.06.2015
Размер:
1.87 Mб
Скачать

1. Под описанием документов и дел понимается:

  • процесс создания вторичной документной информации путем переработки первичной, содержащейся в документах, информации;

  • раскрытие состава и содержания документов каждого дела для обеспечения поиска и использования документов.

  • Описание производится на уровне фонда, единицы хранения, документа.

Основными принципами описания являются:

  • соответствие описания первичному архивному документу;

  • взаимосвязь и взаимодополняемость информации различных уров­ней описания;

  • недублированность информации всех уровней описания. Информационными характеристиками при описании являются:

  • название учреждения с указанием вышестоящего ведомства;

  • название структурной части;

  • индекс дела по номенклатуре дел;

  • заголовок дела;

  • аннотация;

  • крайние даты документов;

  • количество листов в единице хранения;

  • архивный шифр.

К элементам описания относятся:

  • информация по идентификации — название фонда, заголовок единицы хранения, документа, поисковые данные, объем еди­ницы описания (фонд, единица хранения, документ), крайние даты, вид носителя информации;

  • информация по истории образования и хранения — история фондообразователя и история фонда;

  • информация о составе и содержании — сведения о составе и содержании документов фонда, сведения о содержании единицы хранения и документа;

  • информация об условиях доступа и использования — условия дос­тупа, авторские права, условия репродуцирования и использо­вания, язык документа, физические характеристики, наличие научно-справочного аппарата, подлинность/копийность доку­мента, внешние особенности;

  • дополнительная информация — местонахождение оригиналов и копий, библиография.

2.Описание на уровне фонда, единицы измерения документа

Описание на уровне фонда включает:

  • название фонда;

  • справочные данные;

  • поисковые данные, характеристика фонда;

  • информацию по истории фондообразователя и фонда;

  • аннотацию;

  • библиографию;

  • условия доступа и использования.

Описание на уровне единицы хранения предполагает:

  • название фонда;

  • название структурной части фондообразователя;

  • справочные данные;

  • вид носителя информации;

  • условия доступа и использования;

  • заголовок, в необходимых случаях с аннотацией.

Описание на уровне документа включает:

  • заголовок — вид документа, автор, адресат, вопрос или предмет, событие, факт, имя, определяющее содержание документа, мест­ность, дата;

  • справочные данные — поисковые данные;

  • вид носителя информации;

  • условия доступа и использования.

Заголовок, название фонда, единицы хранения, документа должны быть краткими, точными, грамотными.

В простом заголовке должны быть отражены:

  • вид дела, вид, разновидность документа;

  • автор;

  • корреспондент;

  • предмет, вопрос;

  • местность;

  • дата;

  • подлинность, копийность.

Возможны обобщенные и сложные заголовки, составленные из элементов простых заголовков.

При описании дел и документов личного происхождения учитываются следующие информационные характеристики:

  • фамилия, имя, отчество фондообразователя;

  • заголовок дела;

  • крайние даты документов;

  • количество листов;

  • архивный шифр.

При описании можно составлять первичные описательные кар­точки, на основании которых в дальнейшем может вестись вся работа по созданию научно-справочного аппарата архива.