Вопрос 20. Экспертиза ценности документов

1. Понятие экспертизы ценности документов

Экспертиза ценности документов — отбор документов на государственное хранение или установление сроков их хранения на ос­нове принятых критериев. В ходе ее определяется ценность доку­ментов, обусловливающаяся их культурным, научным, экономи­ческим, политическим значением, устанавливаются сроки их хранения, происходит отбор утративших свое значение доку­ментов к уничтожению. Благодаря экспертизе ценности доку­ментов идет формирование Архивного фонда РФ и уничтоже­ние малоценных документов.

Отнесение документов к составу Архивного фонда РФ осуществляется на основе принципов историзма, системности и цело­стности путем комплексного применения критериев происхож­дения, содержания и внешних особенностей документа.

Критерии происхождения:

• роль и место организации в системе государственного управле­ния или конкретной отрасли;

• значимость выполняемых ею функций;

• время и место образования документа;

• значимость отраженных в документе событий.

Критерии содержания:

• уникальность и типичность информации документа;

• ее повторяемость в других документах;

• вид документа;

• подлинность документа.

Критерии внешних особенностей документа:

• форма фиксирования и передачи содержания, удостоверения и оформления документа;

• юридическая достоверность документа;

• физическое состояние документа.

При экспертизе ценности личных документов необходимо учи­тывать:

• значимость фондообразователя и его документов;

• объективность и субъективность документов;

• взаимосвязь документов фондообразователя с другими однотип­ными документами;

• физическую сохранность документов.

При отборе документов на постоянное хранение необходимо учитывать:

• значимость учреждения или лица, в деятельности которых обра­зовался документ;

• значимость содержания документа;

• время и место создания документа;

• подлинность и копийность документа;

• юридическую силу документа;

• дублетность, повторяемость документа;

• поглощенность содержания документа;

• физическое состояние документа.

2.Задачи и этапы экспертизы

Основными задачами экспертизы ценности документов являются:

• отбор наиболее ценных документов из ведомственных и личных архивов на государственное хранение и определение профиль­ности государственных архивов;

• определение сроков хранения документов;

• обеспечение полноты состава архивного фонда;

• отбор на государственное хранение наиболее информационных документов.

Этапы экспертизы ценности документов:

• в делопроизводстве организации — при составлении номенклатур дел, в процессе формирования дел, при подготовке дел для пе­редачи в ведомственный архив;

• в ведомственном архиве — при подготовке к передаче дел на постоянное хранение в государственный архив;

• в государственном архиве — при целостной комплексной экс­пертизе архивных документов с целью совершенствования ар­хивных фондов и учетной документации.