3 Ввод и редактирование данных

Основные операции, которые пользователь производит над данными, заключаются в их вводе в таблицу, редактировании, копировании, перемещении и удалении. Правила выполнения этих операций подробно рассматриваются в этом разделе.

3.1 Общие правила ввода данных в ячейки

Данные вводятся либо в активную ячейку, либо в строку формул. Как только в ячейку будет введён хотя бы один символ, её содержимое отобразится в строке формул (рисунок 3.1). Процесс ввода данных сопровождается появлением курсора в виде вертикальной черты ( | ) в том месте, где осуществляется ввод данных (в ячейке или в строке формул).

Рисунок 3.1 – Основное окно EXCEL в режиме ввода.

При вводе и редактировании данных в строке формул появляются две дополнительные кнопки:отмена иввод . Они позволяют зафиксировать изменение данных либо отказаться от него. Завершение ввода данных в ячейку происходит также при нажатии клавиш <Enter> или <Tab>, либо при активизации другой ячейки с помощью мыши или клавиш управления курсором.

Если при редактировании отдельной ячейки была нажата клавиша <Enter>, то указатель активной ячейки перемещается на следующую строку, после нажатия <Tab> активной становится ячейка, расположенная справа от исходной.

Пользователь может помещать в ячейки числа, текст, даты и т.д. Профессионалы при работе с данными используют более точные термины, например, “данные в формате числа” или “данные в текстовом формате”. Это позволяет подчеркнуть формат, то есть тип данных и форму их представления. Это очень важно, так как формат данных определяет правила их обработки.

Например, группа цифр может восприниматься как число или как текст. В первом случае к ней можно применить математические операции, вычислить процент от этого числа и многое другое. Во втором случае к ней можно применять операции, типичные для текстовых данных, например, подсчитать число знаков, переставить знаки местами.

В большинстве случаев EXCEL автоматически отслеживает формат данных и правила их обработки. Однако существуют типичные ошибки неопытных пользователей, которые автоматически исправлены быть не могут. Например, часто допускается следующая ошибка: формула, при вводе которой не были соблюдены правила EXCEL, воспринимается как текст и вычисления по ней не производятся (обычно это вызвано отсутствием перед текстом формулы знака “=”).

Пользователю программы EXCEL, особенно, начинающему настоятельно рекомендуется контролировать форматы своих данных. Другими словами: соблюдайте правила ввода данных, тем более что это очень простые правила.

3.2 Ввод чисел

Первый символ вводимого числа должен быть обязательно цифрой, десятичной точкой (в этой версии запятой), или знаком «минус».

Числа в ячейку могут быть введены непосредственно пользователем или получены в результате расчета по формулам.

EXCEL может работать с числами в диапазоне от 10^–307 до 10³⁰⁷. Если число не умещается в ячейке по ширине, оно будет представлено в таблице в экспоненциальном формате или набором решеток (###…). Однако, это касается только формы его отображения в ячейке таблицы. В памяти и при выполнении вычислений такое число сохраняет свое первоначальное значение. Чтобы это число полностью отобразилось в ячейке, достаточно просто увеличить ширину такой ячейки.

В таблице 3.1 приведены примеры использования различных числовых форматов, которые можно задать с помощью команды Ø Формат Ø Ячейки… 0 Число.

Таблица 3.1 – Примеры использования числовых форматов.

Число	Формат
12345	общий формат
12345.00	числовой формат с двумя десятичными знаками
12 345.00	числовой формат с двумя десятичными знаками и разделителем групп
12 345.00р.	денежный формат с двумя десятичными знаками
1234500.00%	процентный формат
1.23Е+04	экспоненциальный формат с двумя десятичными знаками