4.1 Изменение ширины столбцов и высоты строк

Наглядность таблицы во многом зависит от того, насколько удачно выбраны ширина столбцов и высота строк. Excel предоставляет пользователям возможность определить оптимальное соотношение этих параметров. Но программа не позволит изменит ширину лишь одной или нескольких ячеек столбца и высоту одной или нескольких ячеек строки. Таким образом, исключается смещения данных в другие столбцы и строки.

По умолчанию столбцы имеют ширину 9 (точнее 8,43) «стандартных» символов. Для многих задач требуется изменять ширину столбцов так, чтобы адаптировать ее к размеру данных. Сделать это в EXCEL можно несколькими способами.

Чтобы быстро установить ширину столбца по максимальной ширине данных выполните двойной щелчок мышью на правой границе столбца в области его названия или воспользуйтесь командой

Ø Формат Ø Столбец Ø Автоподбор ширины.

Для «ручного» изменения ширины столбца с помощью мыши необходимо:

• навести указатель мыши на правую границу столбца в области его названия;

• выполнить буксировку вправо или влево. При этом во всплывающей подсказке будет отображаться текущая ширина столбца.

С помощью мыши можно одновременно изменить ширину нескольких столбцов. Для этого следует выделить те из них, ширина которых должна быть одинаковой, и установить с помощью мыши желаемую ширину для одного из выделенных столбцов. Как только вы отпустите кнопку мыши, заданная ширина будет установлена для всех выделенных столбцов.

Чтобы задать точное значение ширины столбца воспользуйтесь командой

Ø Формат Ø Столбец Ø Ширина

и в появившемся диалоговом окне введитете требуемую ширину в числовом виде (единица измерения – число «стандартных» символов).

По умолчанию высота строк устанавливается автоматически в соответствии с габаритами содержащихся в них данных. Это означает, что если пользователь изменяет размер шрифта, то автоматически будет изменяться и высота соответствующих строк.

Изменить высоту строк можно с помощью мыши (буксировкой за нижнюю границу строки в области номеров строк) либо задать высоту строки в пунктах в диалоговом окне, вызываемом командой

Ø Формат Ø Строка Ø Высота…

4.2 Форматирование числовых и текстовых данных

Форматирование числовых данных в EXCEL имеет важную особенность, связанную с тем, что при форматировании изменяется только внешняя форма представления данных, а в файле данные хранятся без изменения формата.

По умолчанию в EXCEL включен общий формат числовых данных, суть которого состоит в том, что на экране число выглядит строго в том же виде, в котором оно введено пользователем. Это число бывает неудобно, так как таблица выглядит гораздо понятнее, когда одноименные десятичные разряды в вертикально расположенных ячейках, находятся строго друг под другом.

Для изменения формата числовых данных необходимо:

• выделить диапазон, в ячейках которого будет меняться формат данных;

• выбрать команду

Ø Формат Ø Ячейки…,

выбрать вкладку Число и выбрать формат Числовой (рисунок 4.1);

• установить на этой вкладке требуемое число десятичных знаков после запятой. Читабельность больших чисел увеличивается, если на этой вкладке еще установить флажок Разделитель группы разрядов.

Рисунок 4.1 – Вкладка для форматирования чисел

Ранее в пункте 3.2 уже были представлены некоторые форматы отображения числовых данных.

Для представления денежных единиц применяются форматы Денежный и Финансовый. Их выбор позволяет задать вид валюты и число десятичных знаков

Чтобы наглядно представить в таблице очень большие или очень малые числа, следует выбрать формат Экспоненциальный. В этом формате число записывается в виде двух компонентов: мантиссы (число, находящееся в диапазоне от 1 до 9) и порядка (определяет степень числа 10).

Формат Дробный позволяет представлять числа в виде обыкновенных дробей. С помощью категории Дополнительный в Excel можно представлять почтовые индексы и телефонные номера. На рисунке 4.2 продемонстрированы результаты применения различных форматов.

Рисунок 4.2 – Представление данных в различных форматах

В Excel существует более удобный способ форматирования ячеек - посредством кнопок панели инструментов форматирования (рисунок 4.3).

Рисунок 4.3 – Кнопки панели форматирования для изменения представления чисел