Базы Данных

2. Создание запросов

становок имеет тип данных Текстовый, поэтому к нему можно применять те же условия, что и к другим текстовым полям (табл. 2.5). Если столбец подстановок – список значений из другой таблицы или запроса, то Поле подстановок наследует тип значений списка. С учетом именно этого типа и задаются условия отбора.

80

2. Создание запросов

81

2. Создание запросов

СОЗДАНИЕ ЗАПРОСА С ПАРАМЕТРОМ

Если в запросе на выборку часто меняются условия отбора, то его лучше всего оформить как запрос с параметром. Каждый раз при запуске такого запроса появляется диалоговое окно Введите значение параметра, в которое вводится требуемое значение. Можно запрашивать значения нескольких параметров. В этом случае для каждого из них в отдельности отобра-

жается окно Введите значение параметра.

Для создания запроса с параметром надо выполнить такие действия.

1.Создать запрос на выборку. Открыть запрос в Конструкторе за-

просов.

2.В строке Условие отбора поля, для которого нужно применить параметр, ввести текст сообщения для диалогового окна. Этот текст должен быть заключен в квадратные скобки. Например,

[ВведитеДатуПоставкиТовара].

Текст сообщения, указанный в квадратных скобках рассматривается Access как имя параметра, которому присваивается вводимое значение. Если список значений параметра ограничен, то он может быть включен в текст сообщения как подсказка.

3. Повторить шаг 2 для каждого параметра, который должен использоваться в запросе.

Таким образом, можно задавать не только отдельное значение параметра, но и диапазон. Например, диапазон дат в строке Условие отбора можно указать так:

Between [ВведитеНачальнуюДату] And [ВведитеКонечнуюДату].

Здесь мы имеем по существу два параметра для одного поля.

При вводе значений в диалоговое окно Введите значение параметра следует учитывать тип поля, для которого определен параметр. Для текстового типа используемый регистр не играет значение. При создании запроса с параметром можно применять подстановочные знаки. Например, если требуется выбрать студентов или сотрудников по первой букве фамилии, для поля Фамилия можно указать условие отбора в виде:

Like [ВведитеПервуюБуквуФамилии] & *.

82

2. Создание запросов

Текст «ВведитеПервуюБуквуФамилии» будет отображаться в диалоговом окне Введите значение параметра. Знак «&» указывает Access, что нужно сцепить введенную букву со звездочкой. Напомним, что звездочка является подстановочным знаком, заменяющим любое число символов (букв или цифр). Вместо «&» можно использовать знак «+».

СОРТИРОВКА, ФИЛЬТРАЦИЯ И СУММИРОВАНИЕ

Поскольку запрос – виртуальная таблица, то Access позволяет сортировать и фильтровать записи запроса точно так же, как и записи таблицы. Сортировка допускается по одному или нескольким полям по возрастанию или убыванию. Сортировка устанавливается в Конструкторе запросов или в

Режиме таблицы.

Фильтрация записей запроса выполняется в Режиме таблицы. Для запросов в Access действуют все встроенные фильтры, определенные для таблиц. Использование фильтров позволяет сузить область поиска требуемых данных без модификации условий отбора запроса. Встроенные фильтры доступны в виде команд контекстного меню при выделении столбца результирующей таблицы и при щелчке по команде Фильтр на вкладке

Главная в группе Сортировка и фильтр.

Просуммировать значения поля в запросе можно с помощью статистических функций. Статистические функции выполняют вычисления со столбцами таблиц и возвращают единственное значение. В табл. 2.8 перечислены основные статистические функции Access.

В Access существуют следующие способы добавления в запрос статистических функций:

создать строку итогов в Режиме таблицы;

создать итоговый запрос;

создать перекрестный запрос.

Чтобы создать строку итогов в запросе нужно выполнить действия.

1.Открыть запрос в Режиме таблицы.

2.На вкладке Главная в группе Записи щелкнуть команду Итоги.

83

2. Создание запросов

Таблица 2.8

*) Отсутствует в Мастере запросов.

84

2.Создание запросов

3.В таблице, являющейся результатом выполнения запроса, появится строка Итог.

4.В стоке Итог щелкнуть ячейку в поле, по которому необходимо произвести суммирование, и выбрать в списке требуемую статистическую функцию. В зависимости от типа данных доступны те или иные статистические функции (табл. 2. 8).

Скрыть строку итогов можно щелчком по команде Итоги на вкладке

Главная в группе Записи.

Примечание. Преимущество строки итогов перед другими способами суммирования заключается в том, что отображаются все записи запроса вместе с итогами. Однако следует помнить, что все действия, касающиеся сортировки, фильтрации и формирования строки итогов и выполненные в Режиме таблицы, не запоминаются. При следующем вызове запроса их надо будет повторять. Если порядок сортировки, условия отбора и итоговые значения неизменны в запросе, то их установку целесообразно выполнять в Конструкторе запросов, создавая, например, итоговый запрос.

СОЗДАНИЕ ИТОГОВОГО ЗАПРОСА

Итоговый запрос позволяет применить статистические функции не только ко всем записям запроса, но и к отдельным группам записей. Примечательно, что в результат выполнения запроса включаются только итоговые значения, потому он и называется итоговым запросом.

Создать итоговый запрос в Конструкторе запросов можно следующим образом.

1.Открыть запрос.

2.На вкладке Конструктор в группе Показать или скрыть выбрать команду Итоги. В бланке конструктора появится строка Групповая операция, а для каждого поля будет установлено состояние Группировка.

3.В строке Групповая операция щелкнуть поле, к которому следует применить статистическую функцию. С помощью выпадающего списка заменить для него состояние Группировка требуемой функцией.

85

2. Создание запросов

4.На вкладке Конструктор в группе Результаты щелкнуть команду Выполнить. Результаты запроса будут отображены в Режиме таблицы. Все записи запроса, имеющие равные значения полей, для которых установлено состояние Группировка, образуют группу. При подведении итогов группа записей заменяется одной записью, для которой отображаются вычисленные значения статистических функций. При этом к имени поля в качестве префикса добавляется имя статистической функции. Например, если к полю Количество применить функцию Sum, то полю будет при-

своено имя Sum-Количество.

5.Запрос сохранить.

Ограничение. Для одного поля запроса можно задать только одну статистическую функцию. Если нужно несколько статистических значений, то одно и то же поле в бланке конструктора надо повторить требуемое число раз.

В итоговом запросе может быть использовано условие отбора. Здесь есть одна особенность. Если условие относится к полю, по которому не выполняется группировка или вычисление статистической функции, то оно записывается в строке Условие отбора в соответствующей ячейке сетки бланка конструктора, затем в строке Групповые операции выбирается значение Условие и в строке Вывод на экран снимается флажок.

Примечание. Итоговый запрос можно создать также с помощью Мас-

тера запросов, если в окне Создание простых запросов выбрать пере-

ключатель Итоговый. После этого станет активной кнопка Итоги. Надо не забывать, что в Мастере запросов доступны не все статистические функции (табл. 2.8).

86

2. Создание запросов

СОЗДАНИЕ ЗАПРОСА С ВЫЧИСЛЯЕМЫМ ПОЛЕМ

Использование вычисляемых полей обеспечивает неизбыточность базы данных. Зачем хранить то, что можно вычислить, используя сведения, имеющиеся в базе данных? Чтобы создать вычисляемое поле в запросе на выборку, необходимо выполнить следующие действия.

1.Открыть запрос на выборку в Конструкторе запросов.

2.Указать в первой пустой ячейке строки Поле имя вычисляемого поля, затем двоеточие и далее выражение, по которому следует вычислять значения данного поля.

3.В строке Вывод на экран выделить флажок, чтобы обеспечить отображение вычисляемого поля в результатах запроса.

Выражение целесообразно формировать с помощью окна Построитель выражений, которое вызывается командой Построитель (из группы команд Настройка запроса вкладки Конструктор) или командой По-

строить контекстного меню. Эти команды становятся доступными, если щелкнуть в пустой ячейке строки Поле.

В выражении допускается использование идентификаторов объектов базы данных, знаков операций, констант, литералов, функций (см. прил. 1). Порядок выполнения операций определяется установленными в математике приоритетами арифметических и логических операций и круглыми скобками. При вводе выражения необязательно включать в него пробелы. Примеры выражений, часто используемых в запросах для вычисления полей, представлены в табл. 2.9.

Примечание. Значения вычисляемых полей формируются только при запуске запроса. После закрытия запроса эти данные исчезают. Все поля, употребляемые в записи выражения, обязательно должны быть доступны в запросе, т.е. либо выбраны из базовых таблиц или вычислены. Порядок вычисления полей не имеет значения. Сложные выражения лучше всего выполнять поэтапно, сохраняя результаты промежуточных расчетов во вспомогательных полях. Эти поля можно в дальнейшем скрыть.

87

88

2. Создание запросов

СОЗДАНИЕ ПЕРЕКРЕСТНОГО ЗАПРОСА

Перекрестный запрос – итоговый запрос специального вида. Результат отображается таблицей, которая имеет заголовки строк и столбцов. Для создания используются три поля: одно определяет заголовки строк, другое

– заголовки столбцов, а третье – содержание ячеек таблицы. Третье поле может быть вычисляемым и к нему может быть применена любая из статистических функций. Если все три поля принадлежат одной таблице или запросу, то перекрестный запрос можно сформировать с помощью Мастера запросов. В противном случае его проще всего создать с помощью Конструктора запросов. Это можно сделать следующим образом.

1.Вызвать Конструктор запросов.

2.На вкладке Конструктор в группе Тип запроса щелкнуть команду Перекрестный. Откроется бланк конструктора, в котором появятся стро-

ки Групповая операция и Перекрестная таблица.

3.В диалоговом окне Добавление таблицы выбрать базовые таблицы и запросы, которые следует использовать в качестве источника записей.

4.Выбрать из источника записей необходимые три поля.

5. В строке Групповая операция выбрать функцию напротив поля, которое будет вычисляться. Для остальных двух полей установить значе-

ние Группировка.

6. В строке Перекрестная таблица для вычисляемого поля выбрать пункт Значение, а для двух других – Заголовки строк и Заголовки столбцов соответственно.

7. Допускается задание условий отбора, которое непосредственно задается в сетке конструктора или с помощью параметров. Если условие отбора касается поля, которое не относится к трем основным поля, то для него в строке Групповая операция задается значение Условие, а в строке

Перекрестная таблица – (не отображается).

Чтобы задать фиксированные значения для заголовков столбцов (например, номера кварталов), необходимо в Окне свойств запроса в строке Заголовки столбцов ввести текстовые значения, которые следует использовать в качестве заголовков столбцов. Эти значения они должны быть заключены в прямые кавычки и отделены друг от друга точкой с запятой.

89