2.3 Організація внутрішнього аудиту дебіторської заборгованості підприємства

З урахуванням організаційно-правової форми, особливостей діяльності та законодавчих вимог ТОВ «А-Муссон» не зобов’язане залучати зовнішнього аудитора для здійснення перевірки відповідності ведення обліку розрахунків з покупцями і замовникам нормативним положенням.

У ТОВ «А-Муссон» здійснюється внутрішній аудит за станом розрахунків з дебіторами. Обов’язки проведення внутрішнього аудиту покладені на економіста підприємства за сумісництвом.

Серед завдань внутрішнього аудиту дебіторської заборгованості товариства слід назвати такі:

• установлення реальності дебіторської заборгованості та простроченої заборгованості (за якою минув строк позовної давності);

• перевірка правильності списання заборгованості, строк позовної давності якої минув;

• перевірка достовірності відображення в обліку дебіторської заборгованості залежно від прийнятого методу визначення реалізації;

• перевірка правильності та обґрунтованості списання заборгованості;

• дослідження правильності оформлення і відображення в обліку заборгованості за виданими авансами, пред'явленими претензіями.

Внутрішній аудит дебіторської заборгованості товариства передбачає ряд послідовних етапів.

На першому етапі внутрішній аудитор вивчає договори з покупцями, при цьому аудитор звертає увагу не тільки на умови договорів, але й на економічну доцільність такого виду договірних відносин.

На другому етапі внутрішній аудитор здійснює взаємну перевірку видаткових накладних, податкових накладних, рахунків, виписок банку і договорів поставки: підсумкові та проміжні суми у видаткових накладних, рахунках та договорах повинні бути тотожні.

На третьому етапі проводиться інвентаризація розрахунків з покупцями і замовниками, в якій безпосередню участь бере аудитор.

На наступному етапі проводиться перевірка правильності і обґрунтованості розрахунку резерву сумнівних боргів підприємства, правильність відображення його у фінансовій звітності.

На п’ятому етапі аудитор здійснює перевірку повноти і достовірності відображення у фінансовій звітності дебіторської заборгованості за розрахунками за надані товариством послуги.

На заключному етапі внутрішнього аудиту аудитор досліджує ефективність управління дебіторською заборгованістю підприємства, пропонує рекомендації щодо посилення платіжної дисципліни клієнтів, готує письмовий звіт для керівництва за результатами аудиту.

Важливим елементом контролю та окремим етапом внутрішнього аудиту дебіторської заборгованості на ТОВ «А-Муссон» є інвентаризація розрахунків з покупцями і замовниками.

На підприємстві встановлений термін проведення інвентаризації розрахунків, затверджений Наказом про облікову політику. Інвентаризація проводиться щорічно станом на 01 січня року, що настає за звітним (з урахуванням щоквартального звіряння розрахунків).

Бухгалтерія підприємства повинна постійно слідкувати за збалансованістю надходжень та витрачань грошових коштів, не допускаючи значного накопичення боргів. Підтримання принципу рівноваги сум, які сплачуються дебіторами та виплачуються кредиторам в межах звітного періоду або періоду часу, який аналізується, відстежується за даними поточного бухгалтерського обліку.

Точний час і порядок її проведення, відповідальні особи визначаються керівником ТОВ «А-Муссон», його окремим письмовим розпорядженням (наказом).

Згідно ст. 10 Закону України «Про бухгалтерський облік та фінансову звітність в Україні» від 16.07.99р. № 996–XIV, для забезпечення достовірності даних у річній фінансовій звітності підприємства зобов'язані проводити інвентаризацію активів і зобов'язань.

Інвентаризація поточної дебіторської заборгованості згідно з Інструкцією про полягає у виявленні за відповідними документами її залишків і ретельній перевірці обґрунтованості сум, які обліковуються на рахунках. Члени інвентаризаційної комісії встановлюють терміни виникнення даної дебіторської заборгованості, її реальність, осіб, винних у пропущенні термінів позовної давності, перевіряють вжиті заходи зі стягнення заборгованості.

Перед інвентаризацією поточної дебіторської заборгованості, також під час її проведення підприємству необхідно здійснити такі дії:

• усім дебіторам підприємства – кредитори повинні передати виписки про їх заборгованість, які пред'являються інвентаризаційній комісії для підтвердження заборгованості. Підприємства – дебітори зобов'язані протягом десяти днів з дня отримання виписок підтвердити заборгованість або заявити свої заперечення;

• на рахунках обліку розрахунків з покупцями і замовниками, постачальниками й підрядчиками, іншими дебіторами й кредиторами повинні залишатися лише погоджені суми. В окремих випадках, коли до кінця звітного періоду розбіжності не усунені або залишились не з'ясованими, розрахунки з дебіторами й кредиторами відображаються кожною стороною у своєму балансі в сумах, що випливають із записів у бухгалтерському обліку і визнаються нею правильними. Зацікавлена сторона зобов'язана передати матеріали про розбіжності відповідним органам для винесення рішення;

• суми за розрахунками з установами банків, фінансовими й податковими органами мають бути погоджені з ними. Залишення в обліку неврегульованих сум за цими розрахунками не допускається;

• до акта інвентаризації розрахунків додається довідка про дебіторську й заборгованість, щодо якої термін позовної давності минув, із зазначенням осіб, винних у цьому, а також назви й адреси дебіторів, суми, причини, дати і підстави виникнення заборгованості.

На рахунках обліку розрахунків із дебіторами повинні залишатися виключно узгоджені суми, відображення в обліку неврегульованих сум не допускається. Реальність даних бухгалтерського обліку про стан розрахунків підтверджується актами звірки.

Особливу увагу інвентаризаційна комісія приділяє перевірці дат виникнення і строків погашення поточної дебіторської заборгованості, простроченій заборгованості, а також оцінці поточної дебіторської заборгованості.

При цьому, здійснюється взаємна звірка заборгованості з відповідним дебітором і складається акт взаємної звірки. У даному документі зазначаються назви сторін, що проводять звірку, залишок по рахунку, тобто заборгованість, якщо виявили розбіжності то вказується дата і номер документа, за яким було допущено помилку. Також зазначається на чию користь виявлено відхилення – постачальника чи покупця. По закінченню інвентаризації складається акт проведеної перевірки. У разі, якщо було виявлено розбіжності оформляється порівняльна відомість, куди заносяться лише порушення та розбіжності.

При цьому використовують довідкову нормативну базу, що зберігається на електронних носіях інформації, зіставляють її дані з первинними документами, актами взаємних звірок розрахунків.

Аналіз термінів заборгованості забезпечує керівництво корисною інформацією щодо можливих втрат внаслідок неоплачених рахунків, підприємство використовує її з метою визначення сум очікуваних витрат по безнадійній заборгованості.

Випадки переплат чи недоплат реєструються у відомості порушень, де вказують їх характер, дату і номер документа, за яким встановлено порушення, суму переплати чи недоплати, особу, винну в допущенні порушення.

Результати інвентаризації розрахунків оформляються актом інвентаризації розрахунків з покупцями, постачальниками та іншими дебіторами та кредиторами за типовою формою, яка складається в одному примірнику, підписується членами інвентаризаційної комісії та передається до бухгалтерії. У разі коли за ре­зультатами інвентаризації виявлено дебіторську заборгованість, за якою минув термін позовної давності, до акта інвентаризації додається довідка, в якій зазначаються особи, винні в пропущенні терміну позовної давності поточної дебіторської заборгованості, а також назви та адреси дебіторів, суми, при­чини, дати та підстави виникнення заборгованості.

У разі, якщо встановлений Цивільним кодексом термін (три роки) позовної давності закінчився, відповідно до чинного порядку, дебіторська заборгованість підлягає списанню. При цьому, відповідно до П(С)БО 10, підприємствам дозволено створювати резерв сумнівних боргів, за рахунок якого списується з балансу безнадійна дебіторська заборгованість, яка стосується розрахунків із покупцями продукції, товарів, робіт (послуг).

Отже, визнання дебіторської заборгованості безнадійною її сума списується з рахунків 36, 37, а сумнівна заборгованість продовжує обліковуватися у складі дебіторської заборгованості підприємства (рахунки 36, 37), і щодо неї необхідно нарахувати резерв сумнівних боргів.

Отже, інвентаризація поточної дебіторської заборгованості на підприємстві забезпечує достовірність даних у річній фінансовій звітності. Невиконання вимог може мати негативні наслідки для конкретної юридичної особи. Один з них – невизнання контролюючими органами або аудиторами результатів обов'язкової інвентаризації, проведеної без дотримання вимог чинного законодавства. Що, своєю чергою, може призвести до невизнання річного балансу підприємства.

Таким чином, дослідження організації внутрішнього аудиту розрахунків з дебіторами у ТОВ «А-Муссон» дозволяє зробити висновок, що обов’язки проведення внутрішнього аудиту покладені на економіста підприємства за сумісництвом. Особлива увага в його межах відводиться встановленню реальності та повноти відображення дебіторської заборгованості за розрахунками з покупцями і замовниками в обліку і звітності товариства, зокрема і шляхом проведення інвентаризації.

Однак, на нашу думку, проведення внутрішнього аудиту є недостатньо систематичним, детальним і своєчасним, про що свідчить зростання обсягів сумнівної і безнадійної заборгованості товариства. Зазначене становище потребує виваженого підходу до організації внутрішнього аудиту дебіторської заборгованості на товаристві, деталізації аудиторських процедур зі збору аудиторських доказів, розробки форм робочої документації аудитора для їх фіксації.