Практическая часть

Задание 6.2. Используя базу данных с таблицами, созданную в задании 6.1. создать запросы.

1. Создайте простой запрос на основе таблицы КОНТАКТЫ, используя Мастер запросов. Выберите из таблицы все поля.

2. Создайте условный запрос на основе таблицы СОТРУДНИКИ, используя Конструктор запросов. Отразите в запросе информацию о времени поступления на работу сотрудников, имеющих высшее образование.

3. Создайте условный запрос с вычисляемым полем на основе таблиц СОТРУДНИКИ и ВУЗЫ с информацией о стаже работников, окончивших БНТУ. Стаж исчисляйте от текущего года. Выведите в запросе полное название вуза. Отсортируйте поле ФАМИЛИЯ по возрастанию.

4. Создайте итоговый запрос на основе таблицы КОНТАКТЫ.

Отразите в запросе направления командировок, общую величину командировочных расходов по каждому направлению и количество сотрудников, бывших в командировках.

5. Создайте запрос с вычисляемым полем на основе таблицы СОТРУДНИКИ.

Включите в запрос поля: Фамилия, Ставка, Надбавка, и вычисляемое поле Сумма надбавки. Значение в вычисляемом поле находится путем деления ставки на 100 и умножением на процент надбавки.

6. Создайте запрос на обновление записей в таблице СОТРУДНИКИ. Предусмотрите увеличение ставок на 10% тем сотрудникам, которые поступили на работу не позже 1990 года.

7. Создайте запрос, отражающий сведения об образовании (на¬звание ВУЗа и город его расположения) для сотрудников в воз¬расте от 30 до 45 лет. Тип запроса определите самостоятельно.

8. Создайте запрос, отражающий дату рождения и стаж работы (число лет работы) каждого сотрудника. Тип запроса определите самостоятельно.

9. Создайте запрос, отражающий минимальную, максимальную и общую сумму командировочных расходов. Тип запроса определите самостоятельно.

10. Создайте запрос, отражающий год рождения, места командировок и коды АМТС для сотрудников, фамилии которых начинаются на букву Д или Ф. Тип запроса определите самостоятельно.

11. Создайте параметрический запрос, отражающий места командировок и командировочные расходы сотрудников. В качестве параметра запроса используйте поле Фамилия.

12. Создайте перекрестный запрос, отражающий фамилии сотрудников, места командировок, общие командировочные расходы по каждому направлению командировки.

Контрольные вопросы

1. Для чего создаются запросы?

2. Что такое Аvg?

3. Назначение Мастера запросов.

4. Создание условного запроса.

5. Простой критерий выборки.

6. Какие операторы используются для проверки принадлежности диапазону?

7. Назначение параметрического запроса.

8. Назначение итогового запроса.

9. Что используется для построения выражения?

10. Создание запроса с вычисляемым полем.

11. Создание перекрестного запроса.

Создание форм

Теоретические сведения

Форма — это объект базы данных, который можно использовать для ввода, изменения или отображения данных из таблицы или запроса. Формы могут применяться для управления доступом к данным: с их помощью можно определять, какие поля или строки данных будут отображаться. Например, некоторым пользователям достаточно видеть лишь несколько полей большой таблицы. Если предоставить им форму, содержащую только нужные им поля, это облегчит для них использование базы данных. Для автоматизации часто выполняемых действий в форму можно добавить кнопки и другие функциональные элементы.

Формы можно рассматривать как окна, через которые пользователи могут просматривать и изменять базу данных. Рационально построенная форма ускоряет работу с базой данных, поскольку пользователям не требуется искать то, что им нужно. Внешне привлекательная форма делает работу с базой данных более приятной и эффективной, кроме того, она может помочь в предотвращении неверного ввода данных. В Microsoft Office Access 2007 предусмотрены новые средства, помогающие быстро создавать формы, а также новые типы форм и функциональные возможности, благодаря которым база данных становится более практичной.

Существуют три режима отображения формы: формы, макета и конструктора.

Режим макета. Режим макета представляет собой наиболее наглядный режим для изменения форм. Его можно использовать для внесения практически любых изменений в форму, кроме добавления новых элементов управления. В этом режиме форма фактически выполняется, поэтому можно просматривать данные почти в таком виде, в каком они отображаются в режиме формы. Это позволяет задавать размеры элементов управления и выполнять другие задачи, связанные с внешним видом и удобством формы. В режиме макета можно изменять и структуру формы.

Но некоторые задачи выполнить в режиме макета невозможно. В этих случаях в Access отображается сообщение о том, что для внесения изменений следует переключиться в режим конструктора.

Режим конструктора. Режим конструктора позволяет более подробно просмотреть структуру формы. Можно просматривать разделы колонтитулов и данных формы. В этом режиме форма не выполняется, поэтому при внесении изменений невозможно просматривать базовые данные. В режиме конструктора удобно решать следующие задачи:

• Добавлять в форму различные элементы управления, такие как надписи, рисунки, линии и прямоугольники.

• Изменять источник элемента управления Поле непосредственно в поле без использования окна свойств.

• Изменять размеры разделов формы, таких как Заголовок формы или Область данных.

• Изменять свойства формы, которые недоступны для изменения в режиме макета (например, Представление по умолчанию или Режим формы).

Создание формы с помощью инструмента «Форма».

При помощи инструмента Форма можно создать форму одним щелчком мыши. При использовании этого средства все поля базового источника данных размещаются в форме. Можно сразу же начать использование новой формы либо при необходимости изменить ее в режиме макета или конструктора.

Для создания формы выделите в области переходов таблицу или запрос с данными, которые должны отображаться в форме. На вкладке Создание в группе Формы выберите кнопку Форма. Приложение Access создаст форму и отобразит ее в режиме макета.

Создание формы с помощью инструмента «Мастер форм». Этот инструмент запускается выполнением команды Создание → Формы → Другие формы → Мастер форм.

Первое открывшееся окно позволяет выбрать таблицу или запрос для которых будет создаваться форма, а также необходимые поля для формы. Нажатие кнопки Далее приводит к открытию второго окна позволяющего выбрать из предложенного меню внешний вид формы. Нажимаем Далее и получаем третье окно, позволяющее выбрать требуемый стиль. Наконец четвертое окно позволяет дать имя формы и нажатием кнопки Готово открыть ее или открыть в режиме Конструктор для изменения.

Создание форм с помощью Конструктора форм

Конструктор форм вызывается командой Создание → Формы → Конструктор форм.

Для отображения области заголовка и примечания формы воспользуйтесь контекстным меню правой кнопки мыши, курсор которой находится в области данных формы.

Используя панель Шрифт можно задать для заголовка тип шрифта, размер шрифта, цвет фона, цвет текста, ширину границы текста, оформление текста.

Из области Список полей можно добавить в форму поля из базовой таблицы или базового запроса. Для отображения области Список полей выполните одно из следующих действий:

• На вкладке Конструктор в группе Сервис выберите команду Добавить поля.

• Нажмите сочетание клавиш ALT+F8.

Поля можно перетащить непосредственно из области Список полей в форму. Чтобы добавить одно поле, дважды щелкните его или перетащите его из области Список полей в тот раздел формы, где оно должно отображаться. Чтобы добавить сразу несколько полей, щелкните их последовательно, удерживая нажатой клавишу CTRL. Затем перетащите выбранные поля в форму.

Область данных. В области данных размещаются элементы управления, составляющие основное содержание формы. Различают три вида элементов управления.

Свободные элементы управления — это элементы управления, не связанные с источником данных (полем или выражением). Свободные элементы управления используются для вывода на экран текста, линий, прямоугольников и рисунков.

Присоединенные элементы управления — это элементы управления, для которых источником данных служит поле таблицы или запроса. Они используются для отображения значений из полей базы данных. Это могут быть значения даты или времени, текстовые, числовые, логические, а также рисунки и диаграммы. Типичным примером присоединенного элемента управления является текстовое поле.

Вычисляемые элементы управления — это элементы управления, для которых источником данных является выражение, а не поле. Чтобы задать значение, которое должно содержаться в таком элементе управления, необходимо задать выражение, которое станет для этого элемента источником данных.

Добавление элементов управления в форму. Некоторые элементы управления создаются автоматически, например, присоединенный элемент управления. В режиме конструктора можно создать множество других элементов управления с помощью инструментов группы Элементы управления на вкладке Конструктор.

Перетаскивая с помощью мыши выбранное поле (или поля) из Списка полей в область данных формы создается присоединенный элемент управления. Левый элемент называется Надпись, правый элемент – это непосредственно Поле данных. Оба элемента связаны между собой, и при перемещении одного из них перемещается и второй. Для разрыва связи элементы надо двигать за левый верхний угол.

Размещая в области данных элемент управления (например, поле )используя меню панели элементов, создается свободный элемент.

Чтобы добавить элемент управления в форму необходимо на панели щелкнуть по нужному элементу, а затем, перейдя в нужную область формы, левой кнопкой мыши растянуть элемент в этой области.

Объект элемента управления можно перемещать, удерживая левой кнопкой мыши горизонтальную или вертикальную границы объекта. Указатель мыши принимает вид .

Если тип созданного элемента управления позволяет ему отображать данные (например, поле или флажок), необходимо ввести имя поля или выражение в поле свойства Данные (Control Source) этого элемента, только тогда возможно отображение данных.

Для отображения свойств элемента управления выберите элемент управления в форме и нажмите клавишу F4.

Ряд типов элементов управления могут использоваться в качестве вычисляемых. Например, элемент Поле. Для того чтобы в поле данных этого элемента ввести формулу необходимо сперва выделить поле данных элемента управления Поле и в контекстном меню правой кнопки мыши выбрать Свойство данного объекта. В окне свойств на вкладке Данные в строке Данные вводится формула. Ее можно вводить через построитель выражений .

Подпись поля можно непосредственно вводить в элемент Надпись этого поля или в окне свойств элемента Надпись на вкладке макет в строке Подпись ввести подпись для этого поля (в нашем примере: зарплата).

Создание формы с подчиненной формой

Подчиненная форма – это такая форма, которую внедряют в другую форму, называемую основной, для получения дополнительной информации из другой таблицы.

Сначала создают две формы, подразумевая, что одна из них будет подчиненной, а другая – основной. Подчиненную форму лучше создавать в табличном виде. В основной форме в режиме Конструктора форм необходимо вычертить область, в которой будет помещаться (отображаться) подчиненная форма. Для получения такой области необходимо, щелкнув мышью кнопку Подчиненная форма/отчет на вкладке Конструктор в группе Элементы управления установить указатель мыши в то место основной формы, где предполагается размещение левого верхнего угла подчиненной формы и нажав на левую кнопку мыши, вычертить прямоугольник – место для подчиненной формы. Отпустив кнопку, в форме образуется свободный элемент управления и появится окно Мастер подчиненных форм. Выбирав в появившемся окне мастера в меню Имеющиеся формы созданную подчиненную форму, нажимаем кнопку Далее. Дав в следующем окне имя подчиненной форме, нажимаем Кнопку Готово. В области, отведенной для подчиненной формы, появилась форма.

Например: основная форма – основные сведения о сотруднике, подчиненная – отражает командировочные расходы сотрудника.

Допускается несколько уровней подчиненности форм.

Второй способ создания подчиненной формы:

– Откройте в режиме конструктора форму, которая должна быть основной.

– Если на вкладке Конструктор в группе Элементы управления кнопка Использовать мастера не выделена, щелкните ее, чтобы выделить.

– Перетащите форму из области переходов в главную форму.