Дисциплинарные беседы с подчиненными как метод стимулирования воздействия

Помимо перечисленных выше, важными способами мотивации можно считать меры дисциплинарного воздействия за совершение того или иного проступка, т. е. неисполнения или ненадлежащего исполнения работником по своей вине возло­женных на него трудовых обязанностей.

Рассмотрим формы такого воздействия.

1. Беседа в неофициальной обстановке. Она может предупредить дальнейшие нарушения и большие проблемы в будущем.

2. Устное предупреждение. Сначала объясняются суть претензий. Затем надо выслушать нарушителя и его объяснения, узнать, как он собирается менять ситуа­цию. Затем вся ответственность возлагается на него. Решение менеджера менее эф­фективно, чем решение подчиненного, поэтому руководитель лишь предлагает свою помощь. Согласуется план действий и определяется дата, когда подчиненный должен дать ответ.

3. Письменное предупреждение делается в том случае, если поведение не изме­нилось после устного предупреждения или имело место другое нарушение. Оно всегда заносится в личное дело.

В письменном предупреждении отражаются:

■ ФИО работника, дата, описание нарушения (конкретно), подписи;

■ характер, дата, место, количество раз, когда нарушение было совершено, прошлые меры, их дата, принятые решения; ожидаемое исполнение (план, сроки действия);

■ последствия повторения нарушения (формы наказания).

4. Испытательный срок для изменения ситуации.

5. Отстранение от должности.

За время отстранения, согласуемого с высшими инстанциями, проводится расследование, о котором нарушителя информируют. После принятия решения о наказании версия самого работника заслуши­вается еще раз. Решение должно быть оформлено письменно и подшито в личное дело.

6. Принудительное увольнение.

Дисциплинарные взыскания, вплоть до увольнения, применяются также по отношению к руководите­лям организации и их заместителям.

Взыскание должно следовать не позднее одного месяца со дня обнаружения, не считая времени болезни работника и его пребывания в отпуске.

При повторных дисциплинарных воздействиях необходимо сформулировать суть ситуации, напомнить о прежних предупреждениях, уточнить наличие объек­тивных обстоятельств, послуживших причиной повторных нарушений, назвать следующее дисциплинарное взыскание, его причины, указать возможные пути раз­решения проблемы, подтвердить свою заинтересованность в подчиненном.

Применение взысканий, не предусмотренных законодательством, уставами и положениями о дисциплине, недопустимо.

■ Наказание применяется за конкретный проступок.

■ Мера наказания должна учитывать специфику действия и характер человека, тяжесть проступка, обстоятельства его совершения, предшествующую работу и поведение сотрудника.

■ Наказание должно быть своевременным и обязательно приводиться в исполнение.

■ Нельзя наказывать коллектив.

До применения дисциплинарного взыскания работодатель должен затребовать от работника объяснение в письменной форме. В случае отказа его дать (что не яв­ляется препятствием для взыскания) составляется соответствующий акт.

Приказ (распоряжение) о дисциплинарном взыскании объявляется работнику под расписку в течение 3 рабочих дней со дня его издания. В случае его отказа под­писать указанный приказ (распоряжение) также составляется акт.

Меры дисциплинарного взыскания применяются к отдельным недобросовест­ным работникам лишь в необходимых случаях. Прежде чем наказывать, надо задать вопрос: «Что это даст?», а не «За что?» Но если игнорировать нарушения, они могут стать повсеместными.

При нецелесообразности наказания руководитель должен прежде всего напом­нить подчиненному о его обязанностях, сделать устное замечание, внушение, разъ­яснение.

Для этого предназначены дисциплинарные беседы, призванные проинформиро­вать работника, указать на недостатки поведения, исправить ошибки, заручиться пониманием принятых норм поведения, постараться вернуть к их соблюдению. Та­кие беседы проводятся, если нарушение было сознательным, серьезным (невыпол­нение нормативов, воровство, неподчинение, обман, фальсификация информации и проч.).

Незначительные нарушения: опоздания, затянувшиеся перерывы, прогулы, небрежность в одежде и проч.

Цели дисциплинарной беседы:

■ улучшение выполнения работником своих обязанностей;

■ помощь в решении проблем, возникающих при выполнении работы, в самосо­вершенствовании, сохранении занимаемой должности;

■ исключение нарушения норм в дальнейшем. Перечислим предпосылки дисциплинарной беседы.

1. Сбор и анализ информации о сотруднике и его работе, социально-бытовых условиях дома, взаимоотношениях в коллективе (ее можно почерпнуть из личного дела, итогов аттестации, наблюдений, бесед).

2. Принятие факта нарушения дисциплины как проблемы, порожденной не только им, но также руководителем и ситуацией.

3. Учет различия ценностей, установок, знаний, опыта, образования, взглядов подчиненного и руководителя, их неодинакового жизненного опыта, свойств лич­ности, понимания возможных последствий нарушения.

4. Учет психологических особенностей подчиненного: конфликтности, нали­чия внутренней установки на неподчинение, невосприимчивости к убеждению, восприятия руководителя.

Беседа происходит конфиденциально. Вначале руководитель создает положи­тельный эмоциональный фон, позволяет подчиненному расслабиться.

Затем формулирует суть нарушения, объясняет свое понимание происходящего (даже если сотрудник не прав, следует собрать против него все факты, которые ему предоставить), выслушивает объяснения работника, определяет истинную причи­ну возникновения проблемы, объявляет о наказании, просит избавить в дальней­шем от необходимости таких бесед.

После этого руководитель предлагает конструктивные варианты дальнейших действий, убеждается, что они поняты, т. е. заканчивает разговор на положитель­ной ноте. Через некоторое время он проверяет, была ли оказана работнику необ­ходимая помощь и как изменилось его поведение; при необходимости — хвалит.

Взыскание не должно рассматриваться как месть, поскольку осуществляется в соответствии с крите­риями. Оно эффективно тогда, когда относится к поступку, а не к личности, провинившийся внутренне соглашается с его мерой, чувствует за собой вину, готов принять требования руководителя. Нельзя впоследствии напоминать о наказании и поступке, его вызвавшем, изменять привычный стиль общения с человеком.

Едва ли не основным элементом дисциплинарной беседы является критика, т. е. отрицательная оценка недостатков и упущений в работе. Правила осуществления критики:

■ недопустимость критики без нужды;

■ конфиденциальность;

■ доброжелательность (создается путем ослабления обвинительного акцента, внесения элементов; похвалы, уважительного отношения к личности крити­куемого, сопереживания ему);

■ высказывание замечаний иносказательно, в косвенной форме;

■ аргументированность, конкретность, исключение общих выражений;

■ отсутствие категоричного требования признания ошибок и правоты крити­кующего;

■ подчеркивание возможности устранить недостатки и демонстрация готовно­сти прийти на помощь;

■ смягчение разделением вины, сравнением с собой;

■ оперирование только проверенными фактами;

■ недопущение критики за случайные ошибки (те сферы, где они неприемлемы, должны быть закрыты для подчиненных до тех пор, пока они не приобретут нужной квалификации);

■ добиваться, чтобы применяемые стимулы позволили получить удовлетворение от работы.

■ всегда замечать хорошую работу и выражать людям личную благодарность.

■ подбадривать работников и не ругать за промахи и ошибки.