6.3.2 Обчислення в області даних

Як значення властивості Данные будь-якого елемента керування, що дозволяє виводити дані, можна задати вираження будь-якої складності з використанням арифметичних операторів. Крім того, в обчисленнях можна використовувати будь-які вбудовані функції, а також функції, які ви самі визначили в модулі. При бажанні ви можете скористатися допомогою побудовника виразів. Щоб повідомити Access, що у властивості Данные ви хочете використовувати вираз, почніть його введення зі знака рівності (=).

Наприклад, щоб розмістити в області даних поле Надбавка, виберіть на панелі елементів кнопку Поле та вкажіть її розміщення в області даних. Викличте вікно Свойств і у властивості Данные введіть = [Стипендія] * 0,5, тобто Надбавка складає 50% для всіх записів.

6.3.3 Обчислення проміжних підсумків для груп та загального підсумку.

   Ще одне завдання, яке зазвичай доводиться вирішувати при складанні звітів, - це отримання підсумкових величин по групах даних. Для отримання проміжних підсумкових значень для груп до цих розділів можна помістити додаткові вільні елементи управління, в яких використовується вираз, побудована з застосуванням підсумкових функцій: Sum, Min, Max, Avg, Count, First, Last, StDev і Var.

Вираження у розділі групи, що використовує підсумкову функцію, не повинно посилатися на елемент управління, розміщений в області даних. Так, наприклад Вам не вдасться створити обчислюване поле в області даних і послатися на нього у виразі, що використовує підсумкову функцію. Але ви можете повторити обчислюваний вираз у підсумковому полі. Наприклад, якщо обчислюване поле в області даних з ім'ям Ціна містить вираз = [Ціна за одиницю] * [Кількість], то в розділі приміток групи ви повинні використовувати вираз = Sum ([Ціна за одиницю] * [Кількість]), а не = Sum ([Ціна]).

Використовуючи розділ приміток звіту, можна отримати загальні підсумки зі всіх записів для будь-якого поля або виразу. У примітці звіту, як і в примітках груп, допустимі будь-які підсумкові функції.

6.3.4 Об'єднання текстових значень або приховання повторюваних значень

Коли в кількох сусідніх рядках відображаються однакові значення, звіт важко читається і виглядає не професійно. Властивості поля Не выводить повторы (воно є тільки у звітах) дозволяє управляти висновками повторюваних значень.

Іноді, не виводячи повтори, ми можемо приховати потрібні дані. Щоб цього уникнути, можна об'єднати значення відповідних полів в одному елементі управління. Для об'єднання служить символ амперсанда (&), що позначає операцію конкатенації при об'єднанні текстових значень. Наприклад, = Format ([Номер студентського квитка]; "000000") & "" & [Прізвище]. Функція Format повертає рівно шість цифр. Друга текстовий рядок в цьому вислові додає кілька пробілів між двома полями даних.

6.3.5 Обчислення відсотків

У будь-якому звіті, групуються і підсумовуються дані, можна визначити частку зовнішнього проміжного або загального підсумку, що припадає на конкретну суму. Це можливо в силу того, що Access двічі переглядає дані звіту. При першому проході Access обчислює вирази в детальних рядках, підсумкові значення для груп, загальні підсумки для всього звіту і визначають довжину звіту, а при другому обчислює всі вираження, що мають посилання на підсумки, розраховані під час першого проходу. Отже в області даних і розділах, що містять підсумки для груп, можемо створити вираз для обчислення відсотків від загальних сум чи проміжних сум, розрахованих для угруповання більше високого рівня. Створивши вираз для знаходження відсотків від суми, встановлюємо властивість Формат поля в значення Процентный. У режимі перегляду можемо переконатися, що у підсумках по групі відіб'ється відсоток від загального підсумку.