6.1.2 Розділи звіту

Порожній макет звіту містить розділи Верхний колонтитул, Нижний колонтитул, між якими знаходиться Область данных.

Додати або видалити верхній і нижній колонтитули можна за допомогою команди Вид - Колонтитулы. При створенні звіту можна задати заголовок, який буде надруковано тільки в самому початку звіту, і примітка, що виводиться в кінці звіту. Щоб додати до звіту ці розділи, виберіть команду Вид4 Заголовок/примечание отчета.

Лінійки з діленнями по верхньому і лівим краями вікна звіту допомагають планувати розташування даних на сторінці. Змінити розмір будь-якого відділу можна, перетягнувши його кордон. У кожному розділі Access виводить сітку.

6.1.3 Вікно звіту та його інструменти

Панель элементов містить всі кнопки для всіх елементів управління, які можна використовувати при створенні звіту. Це поля, написи, малюнки, прапорці і т.д. Щоб відкрити цю панель потрібно вибрати команду Вид - Панель элементов, або клацнути на кнопку Панель элементов на панелі інструментів. Кнопка Другие элементы надає доступ до всіх елементів керування ActiveX (у тому числі до елемента управління Календарь) встановленим в системі. Щоб розмістити в звіті конкретний елемент керування, клацніть на відповідній кнопці на панелі елементів, натисніть кнопку миші, протягніть вказівник миші до того місця, де повинен бути елемент, і відпустіть кнопку.

Список полей спрощує розміщення в звіті приєднаних елементів управління (елементів управління, пов'язаних з полями таблиці або запиту). Він відкривається клацанням на кнопці Список полей на панелі інструментів або вибором команди Вид - Список полей. У рядку заголовка списку полів Access виводить ім'я базової таблиці або запиту. Щоб створити приєднаний елемент керування за допомогою списку полів, виберете його тип, клацнувши на відповідній кнопці на панелі елементів. Потім перетягніть поле зі списку в потрібне місце звіту. Якщо кнопка не вибрана, типом елементу управління за умовчанням є Поле.

У окне свойств можна встановити властивості самого звіту, його розділів та елементів керування. Набір властивостей, представлених у ньому залежить від об'єкта. Щоб відкрити вікно властивостей, виділяємо потрібний об'єкт і клацаємо на кнопці Свойства на панелі інструментів або вибираємо команду Вид 4Свойства.

Рис. 2. Вікно звіту.

6.2. Сортування й угруповання

Звіти представляють можливість групувати інформацію, що виводиться за допомогою вікна Сортировка и группировка. Щоб відкрити його, натисніть на кнопку Сортировка и группировка на панелі інструментів або виберіть команду Вид4Сортировка и группировка. У вікні Сортировка и группировка можна визначити до 10 полів або виразів, які будуть використовуватися в звіті для групування даних. Перший елемент списку визначає основну групу, а наступні підгрупи всередині груп.

Мал 3. Вікно Сортування і угрупування.

У першому рядку стовпця Поле / вираз розкривається список полів базової таблиці або запиту. Почавши введення зі знака рівності (=), можна ввести в цьому стовпці вираз, що містить посилання на всі поля базової таблиці або запиту.

За замовчуванням Access сортує значення за зростанням. Для зміни порядку сортування виберіть значення По убыванию в спадному списку, що з'являється після клацання в клітинці стовпця Порядок сортировки.

У звіті має бути зарезервовано місце для заголовка кожної групи та примітки, в якому можуть виводитися обчислювані підсумкові поля. Щоб додати до звіту ці розділи, встановіть для властивостей Заголовок группы і Примечание группы на Да. Крім того, можна попросити Access виводити всі детальні дані для даного рівня угрупування на одній сторінці (якщо це можливо), вибравши для того ж властивості значення Вся группа.