4. Складський облік мшп

Складський облік запасів (зокрема МШП) є однією із трудомістких ділянок облікової роботи на підприємстві. Тому організації складу та складському (оперативному) обліку слід приділяти особу увагу. Звичайно, оперативний і бухгалтерський облік тісно пов’язані та є складовими частинами єдиної системи, але розподіл первинних документів на документи бухгалтерського та оперативного обліку є важливою передумовою правильного та ефективно функціонуючого графіка документообігу на підприємстві.

Складом називається виробниче приміщення або виробнича площа, призначені для тимчасового розміщення матеріальних цінностей, зберігання нормативних запасів сировини і матеріалів та виконання виробничо-господарських операцій з підготовки цих категорій до виробництва.

Складське господарство включає комплекс складів, спеціалізованих за видами матеріальних ресурсів і організованих з урахуванням вимог щодо їх зберігання і переробки [33]. 

Склад є одним з основних елементів господарської системи, тому він повинен розглядатися не ізольовано, а лише як інтегрована складова частина всієї системи, яка і формує організаційні, технічні та економічні вимоги до складської системі, встановлює критерії її оптимального функціонування, диктує умови зберігання матеріальних цінностей.

На базовому підприємстві функціонує декілька видів складів. Це пов’язано з тим, що підприємство досить велике та має багато різних напрямків своєї діяльності. Організація складів є складовою постачальницької, виробничої, а також розподільної діяльності підприємства. Функціонування складів пов'язане з певною спеціалізацією, призначеннями та має свої особливості, які багато в чому визначають політику технічної оснащеності складу. Запаси підприємства (зокрема МШП) зберігаються на складах.

Склади класифікують в залежності від їх функціонального призначення за такими видами:

• Спеціалізовані;

• Універсальні;

• Постачальницькі;

• Виробничі;

• Збутові;

• Загальнозаводські;

• Цехові тощо.

Кількість, склад, ємність і спеціалізація складів утворюють структуру складського господарства підприємства. Організація складів, їх технічне оснащення та розміщення на території мають істотне значення для роботи та економіки підприємства. Організація складського господарства впливає на пропускну здатність складів, трудомісткість і собівартість складських робіт, на величину внутрішньозаводських транспортних витрат тощо.

Сукупність складських технологічних операцій з розвантаження, переміщення, розпакуванні, приймання, розміщення, укладанні, зберігання, відпуску запасів складає зміст внутрішньо-технологічного процесу.

Кількість і характер складських операцій залежать від асортименту, фізико-хімічних властивостей, умов приймання та відпуску товарів, ступеня механізації і автоматизації операцій та інших факторів.

Раціональна організація складського процесу грунтується на дотриманні наступних основних принципів:

• Механізації та автоматизації технологічних операцій;

• Оптимального використання площі і ємності складських приміщень;

• Організації наскрізного "прямоточного" товарного потоку;

• Планомірності і ритмічності складських робіт;

• Повного збереження товарів.

Складський облік матеріалів - це сортовий, кількісний оперативно-технічний облік. Щоб забезпечити зберігання матеріальних запасів, необхідно організувати і вести належний складський облік. Матеріали повинні зберігатися в спеціально пристосованих для цього приміщеннях, які мають бути оснащені необхідним обладнанням для зважування, мірною тарою та вимірювальними приладами.

Відповідальність за приймання, зберігання і відпуск матеріальних цінностей покладається на матеріально відповідальних осіб (МВО), призначених наказом керівника установи. З посадовими особами, які відповідають за зберігання матеріальних цінностей, укладається письмовий договір про повну індивідуальну матеріальну відповідальність. У разі якщо МВО звільняється або змінюється, проводиться інвентаризація матеріальних цінностей. При цьому складається опис, де особа, що прийняла цінності, розписується в їх одержанні, а та, що здала, – в їх здачі.

Складський облік МШП, незважаючи на зміни у правовому регулюванні операцій з матеріальними цінностями, регулюється в частині, що не суперечить українському законодавству, "Приложением к письму Министерства финансов СССР от 18.10.79 г. №166 "Положение по бухгалтерскому учету малоценных и быстроизнашивающихся предметов"[10].

Документи оперативного (складського) обліку – це документи, які відображають передачу зазначених предметів в ремонт, поповнення їх запасу в роздавальних коморах, видачу МШП працівникам та їх повернення тощо. Форми для складського обліку затверджені Наказом Міністерства статистики України від 22.05.96 р. №145.

Складський облік матеріалів є важливим фактором контролю за зберіганням матеріальних цінностей підприємства. Організують складський облік за видами об'єктів, що зберігаються, за місцями зберігання, за кількістю матеріальних цінностей. При необхідності складський облік організують за партіями надходження матеріальних цінностей. Кожному виду матеріальних цінностей присвоюється номенклатурний номер, що дублюється у всіх первинних документах. Перші три цифри номенклатурного номера визначають номер рахунка і субрахунка, наступні дві - номер групи, а інші - порядковий номер матеріальних цінностей у групі. За цими номерами організують і бухгалтерський облік матеріальних цінностей, що дає змогу проводити кількісну перевірку даних оперативного складського й аналітичного бухгалтерського обліку.

Для забезпечення швидкого приймання та видачі, а також проведення інвентаризації матеріали розміщують на стелажі, в ячейках, піддонах з обов’язковими матеріальними ярликами. В ярликах позначають найменування матеріалу, його марку, сорт, розмір, номер, одиницю виміру, ціну, норму запасу.

Здійснюється облік матеріалів на складі за допомогою карток за формою № М-12 (табл. 3.10). Картки складського обліку матеріалів відкриваються в бухгалтерії й віддаються під розписку у реєстрі, де вказуються дата видачі, кількість карток, їх реєстраційні номери і підпис одержувача. Завідуючий складом (комірник) щоденно записує до складської картотеки (чи книги) всі операції надходження і витрат матеріалів, нумеруючи свої записи по порядку з початку року чи кварталу. Після кожного запису визначається залишок матеріалів даного номенклатурного номера. На окремих підприємствах аналітичний облік ведеться в спеціальних книгах. У цьому випадку кожному найменуванню, сорту, номенклатурному номеру виділяється одна або кілька сторінок [16;с.123].

Для проведення інвентаризації на складах підприємства за наказом керівника підприємства створюється інвентаризаційна комісія в складі керівників структурних підрозділів, головного бухгалтера, що очолюється керівником чи підприємства його заступником.

При проведенні інвентаризації комісія повинна визначити фактичну наявність і стан об'єктів шляхом підрахунку, виміру, зважування, огляду аж до лабораторних вимірів і аналізів у місцях збереження, а також наявність і стан об'єктів перевірки за матеріально відповідальними особами.

Інвентаризаційна комісія в присутності МВО визначає фактичну наявність залишків матеріальних цінностей і складає інвентаризаційні описи, у яких відбиваються найменування МШП, їхній номенклатурний номер, одиниці виміру, вид, сорт і інші відмітні ознаки. На кожній сторінці інвентаризаційного опису вказується прописом число порядкових номерів МШП і загальна кількість у натуральних вимірниках. На останній сторінці інвентаризаційного опису матеріально відповідальна особа підтверджує своїм підписом, що всі матеріальні цінності перевірені, внесені в опис правильно і претензій до інвентаризаційної комісії вона не має.

Для визначення результатів інвентаризації бухгалтерія підприємства складає порівнювальні відомості, в яких відбиваються фактичні залишки МШП і ті, що числяться по даним бухгалтерського обліку. Установлені при інвентаризації розбіжності фактичної наявності матеріальних цінностей з даними бухгалтерського обліку регулюються підприємством у наступному порядку [16;с.120].

У деяких випадках, коли МШП повністю або частково втратили свої властивості, але не можуть бути списані з будь якої причини, доцільно організувати на підприємстві так званий склад неліквідних МШП.

Записи в регістрах сортового обліку з лімітних карт потрібно робити після кожної операції, занесеної в картку. Якщо кількість лімітних карт невелика, то можна записувати у сортових картках загальні підсумки за тиждень, декаду або місяць. При цьому самі картки слід зберігати разом з відповідними картками складського обліку. Підрахований залишок після кожної реєстрації первинного документа зіставляється з нормою запасу. Це дає можливість одержати важливу інформацію про стан виробничих запасів та замовляти необхідні матеріальні ресурси. Завідуючий складом має доповісти відділу постачання про випадки порушення норм запасів, а також про наявність матеріалів, що тривалий час лежать без руху.

Якщо складський облік ведуть за допомогою комп’ютерних програм, то програма сама зіставляє одержаний залишок (після кожної реєстрації даних того чи іншого первинного документа) з нормою запасу і може готувати документацію для наступного замовлення матеріальних ресурсів.

В умовах ручного ведення аналітичного обліку для усунення дублювання інформації в бухгалтерії доцільно застосовувати оперативно-бухгалтерський (сальдовий) метод обліку цінностей. На складі облік залишається традиційним. У бухгалтерії ж на кожне перше число та на дату інвентаризації складаються тільки сальдові відомості (книги) на підставі даних складських карток. Для забезпечення достовірності інформації на картках періодично (1 раз у декаду, тиждень, щоденно), як це передбачено графіком, бухгалтер проводить перевірку записів. У результаті оперативні дані комірника здобувають бухгалтерську вірогідність. Загальна сума залишків цінностей за сальдовою відомістю повинна рівнятися даним відповідного синтетичного рахунку [31].

Складський облік МШП має свої особливості на кожному окремому підприємстві в залежності від функціонального призначення складу та матеріальних цінностей, які на ньому зберігаються. Тому специфіка складського обліку може відрізнятися, але не суперечити методологічним принципам.