1. Класифікація і кодування товарного асортимерту
2. Перехід до обліку запасів за кодами, а не за найменуваннями
3. Правильна організація докуметообігу
4. Регулярне проведення інвентаризації запасів та залишків
Рисунок 2.2 Організація ефективного обліку МШП
Організація обліку МШП на підприємстві повинна вирішувати такі завдання:
визначення первісної вартості придбаних і фактичної собівартості виготовлених МШП;
правильне включення до собівартості витрат, пов'язаних з використанням МШП;
контроль за їх зберігання як в період перебування на складі, так і в період експлуатації в цехах, відділах підприємства;
дотримання нормативних термінів служби МШП та їх правильне списання;
облік витрат у результаті списання МШП, які прийшли в непридатність, зіпсованих або загублених МШП;
раціональне використання МШП з метою зниження собівартості виробничої продукції (виконуваних робіт, послуг, що надаються) [29;с.22].
Правильна організація бухгалтерського обліку МШП на підприємстві передбачає своєчасне складання первинних документів, дотримання правил при прийманні МШП на склад і відпуску їх в експлуатацію.
Рівень облікової роботи, що проводиться на базовому підприємстві, досить високий. Це пояснюється, головним чином, професіоналізмом колективу та ступенем організації обліку на підприємстві.
3. Документування операцій з наявності та руху мшп
Документальне оформлення надходження, наявності та руху МШП – досить складний процес, адже структура документообігу повинна бути такою, щоб забезпечувати вчасне надходження необхідної інформації як для обліку, так і для контролю та оперативного управління рухом виробничих запасів.
Всі операції по надходженню і списанню матеріальних цінностей на підприємствах повинні оформлюватися типовими формами документів, затвердженими наказом Міністерства статистики України «Про затвердження типових форм первинного обліку» № 352 від 29.12.95р.
Існуюча сукупність форм первинної документації з обліку МШП дає можливість побудови такої системи обліку, яка б відповідала масштабам підприємства, його організаційно-структурній формі та об'єктивним умовам функціонування.
В процесі документування обліку МШП, як і будь-яких інших об’єктів, розрізняють документи бухгалтерського і оперативного обліку.
До первинних документів бухгалтерського обліку відносять документи, якими формулюється: надходження МШП, нарахування зносу, відпуск предметів у виробництво, їх списання тощо.
Основною обліковою одиницею малоцінних та швидкозношуваних предметів є кожен окремий предмет, визначений прейскурантом або паспортом.
Основну масу МШП підприємство отримує від постачальників на основі укладених договорів.
Відпуск матеріалів постачальником підприємством-одержувачам здійснюється на підставі Накладної на відпуск товарно-матеріальних цінностей форма № М-20, яка виписується у трьох примірниках на підставі договору (контракту), нарядів та інших відповідних документів та підписується особою, яка здійснювала відпуск товарно-матеріальних цінностей, а також головним бухгалтером. Перший примірник накладної вручається підприємству-одержувачу МШП як супровідний документ, який є підставою оприбуткування МШП; другий залишається на складі підприємства-постачальника і служить підставою для списання відпущених МШП; третій екземпляр накладної передається пропускного пункту для контролю за вивезенням МШП за межі території підприємства. Другий і третій примірники накладної зазначеними службами здаються в бухгалтерію для відображення в обліку[26;с.28].
МШП, які відпускаються і вивозяться автотранспортом на сторону, оформляються товарно-транспортною накладною (форма № 1-ТН). Товарно-транспортна накладна є єдиним документом для постачальника (на списання відпущених МШП), покупця (для оприбуткування отриманих МШП) та автотранспортного підприємства (для обгрунтування записів в шляховий лист і розрахунків з покупцем за перевезення МШП).
Відповідно до Закону України "Про податок на додану вартість" постачальник (продавець) представляє підприємству-покупцю податкову накладну, форма і порядок заповнення якої затверджені ДПА України .У цій накладній, окрім інших реквізитів, указується ціна МШП, ставка і сума ПДВ, загальна сума, що підлягає сплаті постачальнику. Податкова накладна виписується у двох примірниках, оригінал якої вручається підприємству-покупцеві, а копія зберігається у постачальника (продавця) як звітний і розрахунковий податковий документ. Податкова накладна дає право покупцю, зареєстрованому як платник ПДВ, на включення до податкового кредиту витрат зі сплати ПДВ постачальника при придбанні матеріальних цінностей (послуг).
На підставі накладної на відпуск товарно-матеріальних цінностей і податкової накладної постачальник виписує рахунок-фактуру та інші розрахунково-платіжні документи, що підтверджують факт передачі (відпуску) матеріальних цінностей та їх оплату з зазначенням суми ПДВ.
На МШП, що надійшли від підзвітних осіб, мають бути оформлені товарні чеки, чеки РРО, акти закупівлі.
Безкоштовне отримання МШП оформлюється укладанням угоди про дарування або інший подібний договір, який не передбачає відповідної компенсації за безоплатно надані МШП, оформлюються документи, що підтверджують факт безоплатного передання, а саме Акт приймання-передачі.
При оприбуткуванні МШП бухгалтерія складає групувальні відомості, а також веде сортову оборотну відомість аналітичного обліку.
МШП, що надходять на склади підприємства, приймаються матеріально відповідальними особами (завідувач складом, комірник) на підставі накладних, рахунків-фактур та інших товарно-супровідних документів.
Однак для скорочення обсягу роботи дозволяється замість виписки прибуткових ордерів ставити штамп або напис від руки матеріально-відповідальною особою на рахунку-фактурі або накладанні постачальника про оприбуткування МШП (якщо між фактичною кількістю матеріалів, що надійшли і даними товарно-супровідних документів нема розбіжностей).
Облік руху МШП на підприємстві оформляються типовими первинними документами, затвердженими наказом Міністерства статистики України від 22.05.1996г. № 145 [14]. Усі вони мають позначення “МШ” і відповідний порядковий номер. Передбачено такі типові форми документів:
форма № МШП-1 «Відомість на поповнення (вилучення) постійного запасу інструментів (пристосувань)»;
форма № МШП-2 «Картка обліку малоцінних та швидкозношуваних предметів»;
форма № МШП-3 «Замовлення на ремонт чи заточення інструментів (пристосувань)»;
форма № МШП-4 «Акт вибуття малоцінних та швидкозношуваних предметів»;
форма № МШП-5 «Акт на списання інструментів і обмін їх на придатні»;
форма № МШП-6 «Особиста картка обліку спец.одягу, спец.взуття і запобіжних пристосувань»;
форма № МШП-7 «Відомість обліку видачі (повернення) спецодягу, спец, взуття і запобіжних пристосувань»;
форма № МШП-8 «Акт на списання малоцінних та швидкозношуваних предметів».
Призначення кожного з первинних документів з обліку МШП розглянуто у Додатку Г.
Для обліку МШП використовуються основні первинні документи, які описують операції обліку матеріальних цінностей. Крім того, можливе формування специфічних документів:
повідомлення про здавання на склад інструмента, який втратив свою придатність до використання;
записка майстра цеху на видавання робітникам із комори інструмента (для тривалого використання);
акт на вибуття інструмента внаслідок зношування чи ламання.
Первинні та зведені облікові документи можуть бути складені на паперових або машинних носіях і повинні мати такі обов'язкові реквізити:
Назва документа (форми);
Дата і місце складання;
Назва підприємства, від імені якого складено документ;
Зміст та обсяг господарської операції, одиницю виміру господарської операції;
Посади осіб, відповідальних за здійснення господарської операції і правильність її оформлення;
Особистий підпис або інші дані, що дають можливість ідентифікувати особу, яка брала участь у здійсненні господарської операції.
Первинні документи здаються в бухгалтерію матеріально-відповідальними особами за реєстром прийому здачі документів, який заповнюється в одному примірнику і здається в бухгалтерію одночасно з первинними документами.
Облік операцій з переміщення та вибуття МШП ведеться в меморіальному ордері № 10.
Для обліку руху матеріалів на складі по кожному сорту, виду і розміру ведеться картка складського обліку матеріалів типової форми № М-12 яка затверджена Наказом № 193. Форма № М-12 заповнюється на кожний номенклатурний номер матеріалу на підставі первинних прибутково-видаткових документів у той же день, коли здійснюється операція (прихід або витрата малоцінних і швидкозношуваних предметів). Відкривається форма № М-12 зазвичай щорічно із зазначенням залишків матеріалів на початок нового року.
Заготовляють картки складського обліку відповідно до номенклатури матеріалів і в міру надходження прибуткових документів працівники бухгалтерії і разом з прибутковими документами передають їх МВО під розписку в реєстрі видачі карток [22;с.281].
В отриманих картках складського обліку форми № М-12 завідуючий складом (комірник) заповнює реквізити, що характеризують місця зберігання матеріалів (стелажі, чарунки тощо). Крім того, в місцях зберігання товарно-матеріальних цінностей прикріплюється матеріальний ярлик, форма якого № М-16 затверджена Наказом № 193.
Матеріальний ярлик призначений для характеристики матеріалів кожного номенклатурного номера, що знаходиться в місцях зберігання. Бланк ярлика, заповнений необхідними даними, служить для матеріальних цінностей паспортом.
Відпуск інструментів в експлуатацію здійснюється на підставі вимог цехів або фізичних осіб за формою № М-11. Ця форма застосовується для обліку руху матеріальних цінностей всередині підприємства, при відпуску в господарства свого підприємства, а також при відпуску матеріальних цінностей стороннім організаціям (у тому числі при безкоштовній передачі). Виписується накладна-вимога у двох екземплярах і обов'язково повинна бути підписана головним бухгалтером або уповноваженою на це особою. Бухгалтерія ці вимоги вносить до групувальних відомостей з метою синтетичного обліку. При відпуску матеріальних цінностей зі складу завідуючий складом (комірник) повинен перевірити наявність усіх реквізитів і підписів, передбачених формою видаткового документа.
При видачі малоцінних і швидкозношуваних предметів працівкам підприємства в коморі застосовується "Картка обліку МШП" форма № МШ-2. Вона заповнюється в одному екземпляр комірником на кожного робітника, який отримав ці предмети.
Списання МШП, що стали непридатними , оформлюются Актом на списання малоцінних та швидкозношуваних предметів (форма № МШ-8).
При поломці, і втраті інструментів чи інших МШП складається "Акт вибуття малоцінних і швидко-зношуються предметів" форма № МШП-4. Складається в одному екземплярі майстром і начальником цеху (ділянки) на одного або декількох робочих. При пред'явленні робітником акта вибуття йому замість непридатного чи втраченого предмета видається придатний і записується до картки обліку малоцінних і швидкозношуваних предметів форма № МШП-2. Акт вибуття потім прикладається до акта списання форма № МШ-8 [20;с.129].
Для оформлення списання морально застарілих, зношених і непридатний-них для подальшого використання малоцінних і швидкозношуваних предметів і здавання їх в комору для утилізації. Акт складається в одному екземплярі комісією. Після здачі списаних предметів до комори для утилізації акт з розпискою комірника здається в бухгалтерію.
Працівники бухгалтерії підприємства зобов'язані систематично, не рідше одного разу на тиждень (декаду), здійснювати перевірку своєчасності, достовірності записів, і оформлення первинних документів за складськими операціями, підтверджуючи їх своїм підписом на відповідній картці складського обліку.
Передача МШП зі складу в експлуатацію оформлюється Актом передачі МШП в експлуатацію. Дані первинного обліку узагальнюються в оборотних відомостях. Організація обліку МШП в експлуатації має визначені особливості в залежності від видів предметів, розглянемо специфіку обліку найбільш розповсюджених з них.
Кожен з перерахованих документів складається в момент здійснення відповідних операцій із МШП. Їх можуть виписувати комірники, інструментальники, облікові та інші працівники, які несуть матеріальну відповідальність за малоцінні та швидкозношувані предмети [26].
На різні види МШП акти на списання складаються окремо.
З метою скорочення та оптимізації документообігу на базовому підприємстві за допомогою бухгалтерської програми «Акцент - бухгалтерія» МШП оформлюється прибутковими та видатковими накладними з урахуванням найменувань.