НМК__Данілочкіна_О.В

бухгалтерська підсистема є найважливішою, так як виконує провідну роль в управлінні потоком інформації про стан об’єкта управлі, нняапрямку його надходження в усі підрозділи підприємства, а також зацікавленим особам поза ними.

підприємства. На сучасному етапі в умовах переходу на міжнародні стандарти ведення бухгалтерського обліку змінилась орієнтація бухгалтерської інформації.

користувачами облікової інформації. Передусім вона надає кількісні , дані необхідні для виконання таких функцій управління виробництвом і комерційної діяльності підприємства, як планування, контроль і аналіз.

Застосування комп’ютерної техніки вносить певні зміни до організа бухгалтерського обліку, причому обчислювальна техніка з допоміжного засобу перетворюється на визначний фактор організації обліку, змінюючи не тільки форму обліку, але й зміст. Ці зміни зумовлені тим, що змінюються способи обліку інформації, за яких забезпечується різна швидкість надання звітної інформації. Вона забезпечується, як правило, раціональною організацією облікових даних, одноразовим їх отриманням та передачею по всіх напрямках.

Виділяють дві послідовні стадії автоматизації обліку: механізацію облікових робіт на окремих ділянках обліку за допомогою обчислювальних пристроїв(так звану “малу механізацію”) та комплексну автоматизацію бухгалтерського обліку в умовах автоматизованої системи управління підприємством (АСУП).

Спеціалізовані бухгалтерські програми дозволяють:

1) складати оборотну відомість і баланс в будь-який момент часу при будьякій кількості введених господарських операцій. Це надає можливість в процесі обліку складати кілька проміжних оборотних відомостей для визнач собівартості продукції з врахуванням незавершеного виробництва, обороту по реалізації, прибутку, окремих податків тощо;

2) в будь-який момент часу коригувати введені операції:

üзмінювати суму, дату, зміст і коментарі;

üдоповнювати журнал операцій новими операціями в будь-якому місці

іпорядку;

üцілком та безслідно знищувати будь-які операції;

51

3) будувати різноманітні звіти на підставі журналу операцій.

Головним призначенням бухгалтерської програми є полегшення робот

комп’ютером автоматично. До того ж, вкрай низькою є імовірність припущення арифметичних помилок, а також помилок, пов’язаних з неправильним перенесенням тієї чи іншої цифри.

На відміну від традиційного бухгалтерського обліку, що зосереджується на вирішенні, насамперед, таких фінансових питань, як сплата податків і подання звітності відповідним органам, сучасний облік дозволяє керівнику одержувати значну кількість оперативної управлінської інформації, наприклад:

üпро наявність коштів на рахунках в банку(розрахунковому, валютному та

інших);

üпро розмір поточної заборгованості перед банком;

üпро розмір поточної заборгованості перед бюджетом;

призводить до створення єдиної інформаційної бази, дані з якої можуть потім багаторазово використовуватися всіма службами та підрозділами підприємства.

52

Тема 2: Загальна характеристика комп’ютерних систем бухгалтерського обліку

1.Моделі обліку. Елементи методу бухгалтерського обліку комп’ютеризації.

2.Комп’ютерна форма обліку.

3.Комп’ютерна система обліку.

Комп’ютерна система бухгалтерського обліку повинна забезпечув виконання функцій та вимог бухгалтерського обліку.

Основою бухгалтерського обліку є - облікова політика підприємства. В обліковій політиці підприємства затверджуються:

üробочий план рахунків бухгалтерського обліку,

üформи документів,

üпорядок проведення інвентаризації,

üметоди оцінки активів і зобов’язань, правила документообігу і технологія обробки облікової інформації,

üпорядок контролю здійснення господарських операцій, тощо.

üтип сальдо для балансових рахунків;

üперіодичність, алгоритм закриття рахунка (щомісяця, щоквартально, один раз на рік);

üвалютний облік по рахунку;

üструктура коду рахунка;

üвідповідність до групи, підгрупи або розділу плану рахунків. Бухгалтерський облік забезпечує синтетичний і аналітичний облік.

53

забезпечує групування інформації в середині кожного синтетичного рахунка у вартісному або кількісному виразі.

Об’єктами аналітичного обліку є:

üТМЦ, необоротні активи, МШП;

üорганізації (постачальники, покупці, дебітори, кредитори), з якими здійснюються розрахунки;

üматеріально - відповідальні особи, підзвітні особи;

üзасновники, акціонери;

üструктурні підрозділи, стаття та елементи витрат.

Вкомп’ютерних бухгалтерських системах код рахунка визначає вид обробки облікової інформації.

Вкоді рахунка може бути включена інформація:

üкод плану рахунків;

üрозділ плану;

üтип сальдо рахунка;

üпризнак валютного рахунка;

üкласифікаційний код рахунка;

üідентифікатор синтетичного рахунка;

üідентифікатор субрахунку;

üідентифікатор аналітичного рахунка.

Таким чином, в структурі коду рахунка можна відобразити всю необхідну

документування, які полягають:

üпо-перше, у використанні електронних носіїв первинної інформації електронних первинних документів;

üпо-друге, в автоматичному складанні первинних документів.

В автоматизованій системі обліку первинний документ може складатис вручну безпосередньо на місці здійснення господарської операції без створення електронного первинного документа. Потім цей документ передається до бухгалтерії для обробки. Бухгалтер (оператор) створює проводку, яка додається до хронологічного масиву данихжурналу операцій. Паралельно цей документ реєструється вручну в журналі реєстрації первинних документів.

54

Відмінності технології первинного документування в комп’ютеризованих

застосуванням персональних комп’ютерів, які встановлені безпосередньо на робочих місцях облікових працівників(в цехах, на складі, в бухгалтерії). При цьому скорочується потік паперових документів та здійснюється перехід до безпаперової технології обліку;

2)обробка даних первинного обліку здійснюється за принципом об’єднання процесів складання первинного документа та введення його до комп’ютерної бази даних;

3)наявна можливість автоматичної реєстрації первинної інформації допомогою наступних засобів: технологічні датчики, сканери штрихових кодів (для обліку матеріально-виробничих запасів), касові апарати (для обліку виручки від реалізації в роздрібній торгівлі), смарт-картки (для обліку праці і заробітної плати), ваги, годинники, лічильники, вимірювальна тара тощо. Технологія первинного обліку дозволяє без будь-якої попередньої реєстрації облікових даних та їх накопичення, отримати всі необхідні звітні дані безпосередньо на підставі первинних документів.

бухгалтерські проводки господарських операцій тощо).

Штриховий код – це особлива система кодування символьної інформації про товари або інші товарно-матеріальні цінності у вигляді послідовних темних та світлих смуг, яка може бути прочитана автоматичним цифровим пристроєм.

Штрихове кодування базується на наступних елементах:

üштриховому коді;

üапаратних засобів його нанесення і зчитування;

üавтоматизованої системи розпізнавання товару за кодом;

üкомп’ютерної системи бухгалтерського обліку, що здатна працювати із кодованою інформацією.

Штрихове кодування в Україні почало своє існування на початку 90-х років.

Найбільш розповсюдженою міжнародною системою кодування товарів є EAN (Європейська товарна нумерація). Рисунок 1.

Рисунок 1. Штрих код для України.

55

Перші три цифри штрихового коду вказують на, де країнубув зареєстрований даний код. В Україні, будь який штриховий код починається з цифр 482.

використовується для визначення правильності зчитування коду спеціальним пристроєм.

При використанні комп’ютерів особливо радикальна перебудова відбувається в системі рахунків. Немає необхідності в обмеженні кількості показників, які одержуються в системі бухгалтерського обліку. Існує можливість одночасного ведення обліку в декількох планах рахунків. Значно розширено можливості аналітичного обліку.

Подвійний запис при комп’ютерному обліку зберігається. Він реалізується шляхом кодування всіх облікових операцій і розробки відповідних алгоритмів для отримання облікових показників. Записана один раз інформація, залежно від програми, може бути використана багаторазово.

При введенні інформації в комп’ютер користувач складає облікові записи. Обліковий запис складається з наступних частин:

üдата господарської операції;

üшифри рахунків, що дебетуються та кредитуються(включаючи характеристику в аналітичному розрізі);

üкількість;

üсума;

üсума господарської операції;

üназва та номер первинного документу;

üкороткий зміст господарської операції.

56

Суттєво змінюється порядок складання звітності. Звітність формується як у регламентованому, так і в режимі запитів до бази даних, а не складається один раз для використання протягом тривалого часу.

2.Комп’ютерна форма обліку

Під формою бухгалтерського обліку розуміють – сукупність облікових регістрів, які використовуються в певній послідовності та взаємодії для ведення обліку із застосуванням принципу подвійного запису.

В історії комп’ютерної форми, в залежності від технічних засобів що використовуються, можна виділити наступні три етапи.

1.Використання перфораційних машин;

2.Використання комп’ютерів третього покоління(великих та середніх) та багатотермінальних обчислювальних систем;

3.Використання персональних комп’ютерів та обчислювальних мереж. Можливості обчислювальної техніки забезпечують не лише універсальни характер її застосування(виходячи із загальних методологічних підходів

організації бухгалтерського обліку), але й дозволяють використовувати програми, налагоджені на конкретне підприємство з врахуванням пропозицій замовника. Сучасна комп’ютерна форма бухгалтерського обліку базується на використанні персональних комп’ютерів та обчислювальних мереж.

Практичне застосування комп’ютерної форми бухгалтерського обліку залежить від набору технічних засобів, та вибору організаційних форм їх використання, що передбачають наступні варіанти:

üвикористання виключно персональних комп’ютерів;

üвикористання одного центрального комп’ютера (серверу) і терміналів для введення даних;

57

І. Збирання і реєстрація первинних даних для обробки на комп’ютері; ІІ. Формування масивів облікових даних на електронний носіях: журналу

господарських операцій, структури синтетичних і аналітичних рахунк, довідників аналітичних об’єктів, постійної інформації. Одночасно здійснюється контроль процесу, обробка інформації, записаної в масивах облікових даних;

üодному журналу хронологічного запису відповідає багато регіст систематичного запису;

üнакопичення і багаторазове використання облікових даних;

üодин синтетичний рахунок– багато аналітичних рахунків. Кількість рахунків аналітичного обліку залежить від цілей, поставлених керівництвом перед обліком, і нічим не обмежується;

основі даних, відображених в системі рахунків.

3. Комп’ютерна система обліку

На підприємствах розгляд облікових завдань може відбуватись не лише в руслі комплексної проблеми інформаційного забезпечення менеджменту(тобто комп’ютеризація тільки облікового процесу), а і здійснюватись в рамках єдиної комп’ютерної системи управління підприємством та бізнес-процесами.

Комп’ютерна система обліку– це вдале поєднання професійних якостей і функцій користувача з інтелектуальними можливостями комп’ютерів, які дають можливість отримати необхідну для управління і оперативного контр інформації.

58

Комп’ютерна система бухгалтерського обліку характеризується повно автоматизацією обробки і систематизації облікової інформації. При цьому будьякі дані можуть відображатися в обліку відразу після їх введення в інформаційну базу даних. Основні принципи комп’ютерної системи обліку наведені в схемі 1.

Схема 1. Основні принципи комп’ютерної системи обліку. Принципи комп’ютерної системи обліку

комп’ютер з допоміжного засобу стає визначальним фактором організації праці бухгалтера

розподілена обробка облікових даних

комп’ютеризація охоплює всі етапи обробки облікової інформації: збір первинної інформації, накопичення та обробку даних, формування звітності

можливість організації безпаперового накопичення первинних облікових даних і передачі їх по дистанційних каналах з наступним автоматичним складанням бухгалтерських проводок

забезпечення збереження, виявлення і недопущення несанкціонованого доступу до облікової інформації, що зберігається на магнітних носіях

отримання інформації за запитом на будь-який момент часу

можливість моделювання на підставі облікових даних в процесі аналізу господарських операцій

створення об’єктивних умов, які виключають дублювання показників обліку, шляхом формування єдиного підходу до оцінки значимості ІС на всіх рівнях прийняття управлінських рішень

4.Створення комп’ютерних систем бухгалтерського обліку на

підприємстві

Організація бухгалтерського обліку потребує певних передумов:

üдетального вивчення технології виробництва;

üвисокої кваліфікації головного бухгалтера;

üнаявності грошових коштів для інвестицій в створення та експлуатацію інформаційної системи;

59

ü зацікавленості керівника та головного бухгалтера.

Створення комп’ютерних систем бухгалтерського обліку повинно базуватися на таких принципах, показаних у схемі 2.

Схема 2. Принципи створення КСБО.

Принципи створення КСБО

Економічна доцільність

Гнучкість

Контроль

Захист і безпека даних

Сумісність

Універсальність

Економічна доцільність. Переваги, що очікуються від використання системи,

гнучкості, щоб забезпечити можливість реагування на зміну зовнішніх факторів. Основними вимогами до гнучкості бухгалтерських систем є таки можливості:

¨зміна (налагодження) плану рахунків;

¨ведення аналітичного обліку за довільними рахунками та ознаками;

¨зміна (налагодження) шаблонів типових бухгалтерських операцій;

¨зміна (налагодження) форм типових звітів і доповнення новими звітами.

60