Особенности организации текста официально-делового стиля

1. Официально-деловой текст строится по шаблону (формуляру) – определённой модели, включающей в себя элементы, обязательные для текста данного жанра. Так, например, Конституция РФ, подобно конституциям других стран, разбита на главы, главы – на статьи, статьи – на пункты, пункты – на подпункты; официальное письмо содержит указание адресата (в правом верхнем углу), заголовок, называющий жанр документа (ходатайство, уведомление и т.д.), основной текст, подпись и дату.

2. Официально-деловым тестам свойственна высокая степень сегментации, позволяющей чётко их структурировать (текст разбит на множество статей, параграфов, пунктов и т.д.).

3. Наличие большого количества заголовков.

4. Параллелизм используемых конструкций, вплоть до дословного повторения сегментов предшествующих положений (так, 4 из 5 пунктов статьи 32 Конституции РФ начинаются словами Граждане Российской Федерации имеют право): такое строение текста помогает избежать двусмысленности в его толковании.

Документы занимают значительное место в жизни современного человека. Документы – это тексты, потребность в которых мы ощущаем ежедневно: они регулируют нашу социальную жизнь. Мы должны не только правильно их истолковывать, но и правильно составлять.

Слово документ происходит от латинского documentum, что означает доказательство, свидетельство. В русский язык это слово вошло в Петровскую эпоху: документами стали называть деловые бумаги, имевшие правовую значимость. В настоящее время слово документ имеет несколько значений:

• деловая бумага, служащая доказательством чего-либо, подтверждающая право на что-либо;

• письменное удостоверение, подтверждающее личность предъявителя;

• письменный акт, грамота, рисунок, какое-либо произведение, имеющее значение исторического свидетельства.

Существуют два типа документов:

1. документы, регламентирующие деятельность учреждений и их работников, органов управления и граждан, им подвластных, относят к служебной документации;

2. документы, фиксирующие отношения между различными учреждениями и их работниками, связанными деловой и коммерческой деятельностью, называют официально-деловой перепиской.

В рамках служебной документации выделяют группы жанров, объединяемых по ряду признаков – функциональному, содержательному, временно́му (сроки исполнения):

• личные документы (автобиография, анкета, доверенность, жалоба, заявление и т.п.);

• распорядительные документы (постановление, приказ, распоряжение и т.п.);

• административно-организационные (договор, контракт, отчёт, устав и т.п.);

• информационно-справочные (акт, выписка, докладная записка, справка и т.п.) (подробно о видах документов см. Культура устной и письменной речи делового человека: Справочник. Практикум. – М.: Флинта, Наука, 1997. – С. 106 - 123).

Служебные документы обладают следующими обязательными качествами:

1. достоверность и объективность;

2. точность, исключающая двоякое понимание текста;

3. максимальная краткость, лаконизм формулировок;

4. безупречность в юридическом отношении;

5. стандартность языка при изложении типовых ситуаций делового общения;

6. нейтральный тон изложения;

7. соответствие нормам официального этикета, который проявляется в выборе устойчивых форм обращения и соответствующих жанру слов и словосочетаний, в построении фразы и всего текста.