1.3. Средства и технологии сбора, ввода данных в эвм

В АИС предприятий, организаций менеджеры, бухгалтеры, финансисты, экономисты и другие специалисты значительную часть рабочего времени тратят на ручной ввод в компьютеры данных с поступающих товарных, платежных и других документов.

Для автоматизации ввода данных в ЭВМ используются различные технологии и технические средства.

Отчеты, первичные и другие документы могут передаваться на дискетах, по электронной почте или через защищенный канал. Например, предприятия передают в некоторые налоговые инспекции зашифрованные файлы-отчеты с электронной цифровой подписью (ЭЦП), что исключает ручной ввод налоговыми инспекторами данных в ЭВМ. По каналам связи предприятия передают в банки платежные поручения с использованием ЭЦП, освобождая операционистов от набора данных с клавиатуры.

Автоматизация ввода данных в ЭВМ достигается при использовании технологии штрихового кодирования. На счетах, платежных документах, выставляемых предприятиями, организациями за услуги, работы физическим и юридическим лицам печатается штрих-код, содержащий необходимую информацию (например, на счетах за коммунальные услуги). После оплаты и возврата в организацию он считывается сканером штрих-кодов. Для автоматизации считывания данных сканером с платежных поручений, налоговой отчетности используются двумерные штриховые коды, содержащие всю необходимую информацию.

Поставщики товаров наряду с накладными, счетами-фактурами могут предоставлять покупателям соответствующие файлы на дискетах или/и передавать по каналам связи, с использованием XML-стандарта для обмена коммерческой информацией. Этот стандарт описывает структуру XML-документов (каталогов товаров, накладных и т.п.). Используя XML-стандарт, разработчик программного комплекса может написать свои модули импорта-экспорта данных для обеспечения взаимодействия с другими автоматизированными информационными системами.

Существенно сократить объем трудоемких учетно-технических работ по вводу данных в ЭВМ позволяют Интернет-технологии, в т.ч. заказ оптовым покупателем товаров на сайте поставщика с автоматическим формированием и пересылкой в электронном виде счета, накладной, счет-фактуры.

Современные информационные технологии позволяют не только экономить время квалифицированных специалистов, но и существенно сократить число ошибок, возникающих при ручном вводе данных в ЭВМ.

Для автоматизации сбора, регистрации, ввода данных в ЭВМ применяются контрольно-кассовые машины, штрих-сканеры, сканеры, терминалы сбора данных и другие технические средства.

Например, для автоматизации регистрации данных о продаже каждого товара и расчетов с покупателями в магазинах используются контрольно-кассовые машины (ККМ). Активная системная ККМ, представляющая собой персональный компьютер в промышленном исполнении с монитором кассира и табло покупателя, клавиатурой, устройством считывания платежных карт, принтером чеков, модулем фискальной памяти и денежным ящиком называется POS-терминалом.POS (point of sale – точка продажи) – обозначение периферийных компьютерных средств для торговли. Могут применяться только те отечественные и зарубежные модели POS-терминалов, которые вместе со специализированными кассовыми программами включены в Государственный реестр ККМ.

POS-терминал включает процессор, оперативную память, модуль фискальной памяти, монитор кассира, табло покупателя, специализированную клавиатуру, считыватель (ридер) платежных (магнитных) карт, матричный принтер (или термопринтер) кассовых чеков, порт для сканера штрих-кодов, сетевую плату для работы в ЛВС.

Сканеры штрих-кода (штрих-сканеры) предназначены для считывания штрих-кода, нанесенного на упаковку товара, и передачи его в POS-терминал, где хранится наименование и цена товара. Используются сканеры с различной технологией, дальностью, скоростью считывания штрих-кода, в т.ч. ручные светодиодные (контактные CCD) и лазерные, проекционные и встраиваемые лазерные, комбинированные лазерные (ручной/стационарный). Сканеры штрих-кода обеспечивают автоматическое распознавание стандартных форматов штрихового кода, в т.ч. EAN-13, используемого для товаров. Большинство светодиодных сканеров позволяют считывать штрих-код с небольшого расстояния (от 1 см до 15 см). Лазерные сканеры считывают штрих-код с расстояния до 30 см, обеспечивают высокую скорость и качество считывания.

Автоматизированный ввод в ЭВМ текста, таблиц, рисунков, документов и т.п. производится с помощью различных моделей сканеров. Сканер выполняет преобразование изображений и текста с бумаги в электронный (цифровой) вид для последующей обработки на компьютере. Различают монохромные и цветные сканеры – ручные, листопротяжные, планшетные, барабанные. Сканеры имеют формат от 100х300 мм (ручные) до А0 (841х1189 мм), разрешение от 100 (ручные) до 5000 точек/дюйм, скорость сканирования от 1–2 до 100 и более страниц в минуту. Наиболее широко используются планшетные сканеры формата А4 (210х297 мм) с разрешением 600 dpi (точек на дюйм) и выше, скоростью сканирования 3–4 страницы в минуту.

Сканер и специальная программа оптического распознавания текста обеспечивают бесклавиатурный (автоматический) ввод в ЭВМ данных с унифицированных документов, к которым относятся, например, платежные поручения, налоговые декларации, страховые анкеты. Расположение полей реквизитов этих документов на листе бумаги форматов А5, А4, установлены с точностью до мм. Технология автоматического считывания данных с платежных документов используется в банках.

В формах счета-фактуры, накладной и других первичных документов определен состав реквизитов, но точное (до мм) их расположение на листе не установлено. Это затрудняет использование технологии автоматического сканирования данных с подобных документов.

Терминалы биометрического контроля доступа (устройства идентификации личности по отпечаткам пальцев) применяются для идентификации: владельцев пластиковых карточек, пользователей программ и баз данных, клиентов банков, персонала организаций, предприятий.

Терминалы сбора данных (ручные терминалы сбора данных) – это портативные мобильные компьютеры, имеющие встроенный сканер штрих-кодов (дальность считывания до 90 см), клавиатуру и ЖК дисплей. Они используются для быстрого и точного сбора информации о материалах, комплектующих, товарах и последующей передачи ее в компьютер через интерфейс RS232, инфракрасный порт или по радиоканалу. Терминалы сбора данных отличаются объемом памяти, типом встроенного сканера, размером дисплея, разным количеством выполняемых функций, условиями эксплуатации. Используются в процессах приема, расхода, перемещения, инвентаризации товарно-материальных ценностей. Терминал может хранить справочник товаров для анализа собираемой информации в автономном режиме. В комплекте с терминалами поставляется программное обеспечение, позволяющее подключить их к программе учета товаров.

Для автоматизации учета и контроля поставок, хранения, продажи товаров, совершенствования логистики начали использоваться "интеллектуальные ярлыки", создаваемые с применением технологии идентификации по радиосигналу (RFID). ИдентификаторыRFIDвстраиваются, например, в ярлыки для одежды, куда впечатывается "антенна" и полупроводниковая микросхема. Хранится информация о цвете, количестве комплектов и размерах одежды, дате её выпуска. Информация считывается с помощью специальных устройств.

Для различных целей, в т.ч. проведения видеоконференций, используются интернет-камеры (проводной и беспроводной интерфейсы, встроенный микрофон, датчик движения, двухсторонняя передача звука, привод наклона и поворота).