2. Задания

1. В созданную базу данных ввести данные по лабораторной работе 5.1.

2. Проанализировать созданную базу данных на предмет возможного применения фильтров и запросов.

3. Продемонстрировать виды фильтрации.

4. Изучив соответствующие разделы справки Access, создать запрос на выборку информации из основной таблицы, из связанных таблиц, создать параметрический запрос.

5. Оформить отчет к лабораторной работе.

Лабораторная работа №5.4 Формирование отчетов. Создание диаграмм

Цель работы: получение навыков работы по созданию отчетов; научиться представлять данные в графическом виде и анализировать их.

1. Методические указания

Формирование отчетов. Access предлагает несколько способов создания отчетов. Наиболее простым из них является использование средств автоматического создания отчета. Автоматически создаваемый на основе таблицы или запроса отчет называется автоотчетом. Access позволяет автоматически создавать отчеты двух форматов: в столбец и ленточный.

С помощью Мастера отчетов можно создавать отчеты, содержащие поля из одной или более таблиц или запросов.

Access предоставляет целый ряд возможностей преобразования отчетов в другие форматы. Это формат документов RTF, формат электронных таблиц Excel, страницы HTML и др.

Работа с отчетами Access может происходить в трех режимах: в режиме Просмотра образца, в режиме Предварительного просмотра и в режиме Конструктора. Переключиться из одного режима в другой можно с помощью команды Образец, Предварительный просмотр или Конструктор в меню Вид в любом режиме работы с отчетом.

Режим Предварительного просмотра предназначен для просмотра отчета в Access в том виде, как он будет выведен на печать. Отчет, открытый в режиме Предварительного просмотра, можно просмотреть в увеличенном или уменьшенном масштабе, отобразить на экране одновременно одну или несколько страниц, а также напечатать, предварительно определив параметры страницы.

Режим Просмотра образца является удобным средством проверки внешнего вида и структуры (макета) создаваемого отчета. В этом режиме в окне просмотра выводятся только те данные, которые необходимы для заполнения каждого из элементов макета отчета. Для просмотра всех данных, выводящихся в отчете, следует использовать режим Предварительного просмотра.

В режиме Конструктора можно разрабатывать отчеты, модифицировать их структуру, изменять внешний вид, добавлять и удалять поля. Этим режимом обычно пользуются разработчики отчетов Access.

Создание диаграмм.ВAccessдля наглядного представления данных можно строить диаграммы. Для этого служитМастер диаграмм. При этом используется та же терминология, что и вExcel: осьX– горизонтальная ось называется осью категорий, а осьY– вертикальная ось – осью значений.

При создании диаграммы нужно сообщить Access, по каким полям строить диаграмму и какие поля использовать в качестве осей X и Y. При этом поле Y может иметь только числовой или денежный тип.

Пример: построить диаграмму, отображающую число заказов каждого клиента поквартально для базы данных «Борей».

Вначале нужно перейти на вкладку Формы, нажать кнопкуСоздатьи выбрать пунктДиаграмма.В качестве источника данных выбрать таблицу Заказы. В качестве данных, которые необходимо отобразить на диаграмме выберемКодКлиентаиДатаРазмещения. Тип диаграммы –Гистограмма.Следующее окно предлагает выбрать тип отображаемых данных на диаграмме. Данное окно разделено на две области: область образца и кнопки полей. Так как диаграмма в области образца не соответствует поставленной задаче, изменим ее. Для этого нужно перетащитьКодКлиентаиз поля справа в полеДанные.Это поле должно получит названиеЧисло_КодКлиента. По оси X мы хотим разместить данные, поэтому нужно перетащить надписьДатаРазмещенияв поле под осью X, которое Access определила какКодКлиента.Access выведет дату по оси Х по месяцам. Чтобы изменить вид группировки дважды щелкнем по полюДатаРазмещенияпо месяцам и выберем группировку по кварталам.

Затем следует перетащить КодКлиентав поле с текстомДатаРазмешения по месяцам(рядом с легендой), тогда номер кода клиента будет отражен в легенде. Нажав кнопкуОбразец, можно просмотреть результат работы.

Переходим к окну, в котором нужно ввести заголовок диаграммы и указать, нужно ли включать в диаграмму условные обозначения, то есть легенду, а также определить, открыть ли диаграмму или переключиться в режим Конструктора.

При сохранении диаграммы нужно задать ее имя как объекта БД, то есть то имя, которое будет выводиться на вкладке Формы окна БД.

Для внесения изменений в диаграмму используются те же приемы, что и в Excel и Word. Двойным щелчком по диаграмме открывается приложение Graph, именно оно и создавало диаграмму. В окне этой программы будет диаграмма, а за ней таблица, по которой она создавалась. Будет присутствовать также строка меню и панели инструментов СтаднартнаяиФорматирование.

Следует обратить внимание на то, что если Access так же, как и Excel поддерживает связь между таблицей и диаграммой, то Graph этого не делает. Т.е. если внести какие-то изменения в таблицу в окне Graph, то эти изменения будут присутствовать в диаграмме только тогда, пока находимся в режиме Конструктора. Как только переключаемся в режим Формы, в диаграмме вновь появятся начальные данные из таблицы.

2. Задания

1. Проанализировать созданную базу данных на предмет создания отчетов.

2. Изучив соответствующие разделы справки Access, создать простой отчет, отображающий результаты обработки информации для прикладной области, выбранной в соответствии с вариантом задания. Создать сложный отчет на основе ранее созданного запроса.

3. Распечатать отчеты.

4. Преобразовать отчеты в формат Excel.

5. Для созданной базы данных создать диаграммы.

6. Оформить отчет к лабораторной работе.