Лабораторная работа № 5.3 Ввод и редактирование данных. Отбор данных

Добавление записи

1. Чтобы добавить запись, необходимо выполнить одно из следующих действий:

• если работаете с формой, открыть соответствующую форму в режиме формы;

• если работаете с таблицей, открыть соответствующую таблицу в режиме таблицы.

Изменение записи

Можно изменить данные в одном или нескольких полях записи. При переходе к другой записи в приложении Access это поле в соответствующей таблице будет изменено автоматически.

1. Открыть форму (в режиме формы) или таблицу (в режиме таблицы), в которой необходимо отредактировать запись.

2. Перейти к нужной записи с помощью кнопок на панели инструментов навигации.

3. С помощью мыши, клавиши TAB или клавиш управления курсором перейти к полю, которое требуется отредактировать.

Чтобы полностью заменить содержимое поля в таблице, нужно поместить указатель мыши вблизи левого края поля и, когда он примет форму знака «плюс», выполнить щелчок.

При работе с формой щелкнуть имя поля.

Чтобы добавить текст к существующему содержимому поля, поместить курсор в то место, в которое необходимо добавить новые символы. Курсор можно перемещать с помощью клавиш со стрелками.

4. Ввести текст в поле.

Если при вводе текста допущена опечатка, нажать клавишу BACKSPACE. Если требуется отменить все сделанные в поле изменения, нажать клавишу ESC.

При попытке выйти из поля после изменения данных в приложении Access проверяется, являются ли введенные данные допустимыми для этого поля. Если значение не является допустимым, появляется предупреждающее сообщение. Чтобы выйти из поля, следует либо заменить введенные данные допустимым значением, либо отменить внесенные изменения, нажав клавишу ESC.

При переходе к другой записи в приложении Access сначала выполняется проверка на уровне записи, после чего происходит сохранение изменений. Если запись нельзя сохранить, необходимо либо внести необходимые исправления, либо отменить изменения.

Удаление содержимого поля или удаление всей записи

Текст в поле можно удалить и оставить поле пустым (если в поле допускается значение Null), либо можно заменить текст другим значением. Можно также необратимо удалить одну или несколько записей в таблице:

• Чтобы удалить текст в поле, выделить текст и нажмите клавишу DEL.

• Чтобы удалить одну или несколько записей в таблице или в форме, выделить записи и нажмите клавишу DEL.

• Чтобы удалить запись на странице доступа к данным, нажать кнопку Удалить на панели перехода по записям.

Чтобы временно скрыть одну или несколько записей при работе в каком-либо режиме, можно применить один или несколько фильтров.

• Если при вводе текста допущена ошибка, следует нажать клавишу BACKSPACE. Для отмены изменений, внесенных в текущее поле, нажать клавишу ESC. Чтобы отменить изменения, внесенные во всю запись, снова нажать клавишу ESC перед выходом из поля.

• Microsoft Access сохраняет изменения в момент перехода к другой записи.

Целостность данных ­– это правила, обеспечивающие поддержание установленных межтабличных связей при вводе или удалении записей.

Пользователь имеет возможность указать, следует ли автоматически выполнять для связанных данных операции каскадного обновления и каскадного удаления. Если включить данные параметры, станут возможными операции удаления и обновления, которые в противном случае запрещены условиями целостности данных. Чтобы обеспечить целостность данных при удалении записей или изменении значения первичного ключа в главной таблице, автоматически вносятся необходимые изменения в связанные таблицы.

Если при определении отношения установить флажок Каскадное обновление связанных полей, любое изменение значения первичного ключа главной таблицы приведет к автоматическому обновлению соответствующих значений во всех связанных записях. Access выполнит каскадное обновление без ввода предупреждающих сообщений.

Если при определении отношения установить флажок Каскадное удаление связанных записей, любое удаление записи в главной таблице приведет к автоматическому удалению связанных записей в подчиненной таблице. Если записи удаляются из формы или таблицы при установленном флажке Каскадное удаление связанных записей, Access выводит предупреждение о возможности удаления связанных записей. Если же записи удаляются с помощью запроса на удаление, то Access удаляет записи автоматически без вывода предупреждения

Отбор записей с помощью выбора значений в форме или таблице (фильтр по выделенному)

1. В поле формы, подчиненной формы, таблицы или подтаблицы найти экземпляр значения, которое должны содержать отобранные с помощью фильтра записи.

2. Выбрать все значение или его часть, выполнив одно из следующих действий:

- поиск записей, в которых все содержимое поля совпадает с выбранным значением: выделить все содержимое поля или установить курсор в поле без выделения значения;

- поиск записей, поля которых содержат значения, начинающиеся с выделенных знаков: выделить часть значения, начиная с первого знака в поле.

- поиск записей, в которых все значение данного поля или его часть содержат выбранные знаки: выделить часть значения, начиная не с первого знака в поле.

3. На панели перехода по записям нажать кнопку Фильтр по выделенному.

4. Повторять шаги 2 и 3, пока не будут получены все необходимые записи.

Отбор записей путем ввода значений в пустую форму или таблицу (обычный фильтр)

1. Открыть форму в режиме формы или таблицу, запрос или форму в режиме таблицы.

2. Нажать кнопку Изменить фильтр на панели инструментов, чтобы переключиться в окно обычного фильтра.

Можно задать условия отбора для формы, подчиненной формы, главной таблицы или любой подчиненной таблицы, которые отображены на экране. Фильтр каждой подчиненной формы или подтаблицы имеет свои вкладки Найти и Или.

3. Выбрать поле для задания условия отбора, которому должны удовлетворять записи, включаемые в результирующий набор записей.

4. Ввести условие отбора, выбрав искомое значение в раскрывающемся списке значений поля (если список содержит значения полей), или ввести в поле значение с клавиатуры:

- поиск записей, в которых установлены или сброшены флажок, выключатель или переключатель: щелкая флажок, выключатель или переключатель, установить их в нужное положение. Если требуется вернуть их в исходное неопределенное состояние, чтобы исключить их из условия отбора, продолжать щелкать флажок, выключатель или переключатель, пока они не будут отмечены серым цветом;

- поиск записей, имеющих в конкретном поле пустые или непустые значения: ввести в поле значение Is Null или Is Not Null;

- поиск записей с помощью выражения условия отбора: ввести выражениев соответствующее поле или воспользоваться для его создания построителем выражений. Если задать значения в нескольких полях, фильтр будет возвращать только те записи, в которых каждое из этих полей содержит указанное значение.

5. Чтобы задать несколько значений, которые могут содержать результирующие записи, щелкнуть вкладку Или фильтра формы, подчиненной формы, таблицы или подтаблицы и ввести дополнительные условия.

Фильтр будет возвращать записи, соответствующие поля которых содержат все значения, указанные на вкладке Найти, или все значения, указанные на первой вкладке Или, или все значения, указанные на второй вкладке Или и т. д.

6. Нажать кнопку Применение фильтра на панели инструментов.

Отбор записей путем ввода условия в поле формы или таблицы (поле Фильтр для)

1. Открыть форму в режиме формыили таблицу, запрос или форму врежиме таблицы.

2. Выполнить одно из следующих действий. Указать точное значение поля, которое должны содержать отобранные записи, для этого щелкнуть правой кнопкой поле в фильтруемой форме, подчиненной форме, таблице или подтаблице и ввести значение в поле Фильтр дня. Для задания более сложных условий отбор: ввести полное выражение, состоящее из соответствующих идентификаторов, операторов, подстановочных знаков и значений, обеспечивающих получение необходимого результата.

3. Выполнить одно из следующих действий.

- чтобы применить фильтр и закрыть контекстное меню, нажать клавишу ENTER;

- чтобы применить фильтр и оставить контекстное меню открытым (чтобы иметь возможность задать дополнительное условие для поля), нажать клавишу TAB. Ввести новое условие и нажать клавишу TAB еще раз. Повторять эти действия до тех пор, пока не будут получены все необходимые записи.

Отбор записей с помощью окна расширенного фильтра

1. Открыть форму в режиме формы или таблицу, запрос или форму в режиме таблицы.

2. Выбрать форму, подчиненную форму, таблицу или подтаблицу, к которой нужно применить фильтр.

3. Выбрать команду Фильтр в меню Записи, а затем команду Расширенный фильтр.

4. Добавить в бланк поля, для которых будут заданы искомые значения или другие условия, используемые в фильтре для отбора записей.

5. Чтобы указать порядок сортировки, выбрать ячейку Сортировка нужного поля, щелкнуть стрелку и выбрать порядок сортировки.

В Microsoft Access записи сортируются сначала по самому левому полю, затем по полю, расположенному в следующем столбце справа и т.д.

6. В ячейке Условие отбора полей, включенных в бланк, указать искомое значение или введите выражение.

7. Чтобы применить фильтр, нажать кнопку Применение фильтра на панели инструментов.