5.1.2. Ms Access – настольная субд реляционного типа

Достоинством MicrosoftAccessявляется то, что она имеет очень простой графический интерфейс, который позволяет не только создавать собственную базу данных, но и разрабатывать простые и сложные приложения.

В отличие от других настольных СУБД, Accessхранит все данные в одном файле, хотя и распределяет их по разным таблицам. Можно создать сколько угодно таблиц. Самым важным правилом, которое необходимо соблюдать, является то, что в базе данных нужно хранить только необходимую информацию, и при этом все данные должны храниться только в одном месте.

Очень упрощенно базу данных можно представить в виде таблицы или совокупности таблиц. Каждая из строк таблицы называется записью, а ее столбцы – полями. Поле – это свойство записи (в реляционной базе данных они называются атрибутами). Каждый из столбцов представляет собой определенный тип данных, например: символьный, числовой, логический. При обработке такого массива данных могут предъявляться следующие стандартные требования: поиск нужного значения, отбор по заданному критерию, удобная методика добавления/изменения данных и т. д.

Кроме всевозможных запросов по выборке и поиску данных, на СУБД также возложена задача оптимизации данных во внешней памяти, управления буферами в оперативной памяти, журнализации и восстановления базы данных после сбоев, поддержка языков БД. За решение каждого задания в современных системах отвечает свой компонент.

В Access создаются реляционныебазы данных: данные хранятся в отдельных таблицах, распределенных по темам или задачам, но все они связаны и могут объединяться разными способами, в зависимости от нужд пользователя.

В основе реляционных баз данных лежат несколько основополагающих принципов, из которых логически следуют все остальные их характеристики. Один из них, как уже упоминалось выше, состоит в том, что вся первичная информация должна храниться в виде таблиц. Перечислим еще несколько:

• Принцип минимальностиподразумевает, что в таблицах базы данных не должна храниться повторяющаяся информация.

• Принцип связываемости таблиц.Этот принцип означает, что реляционная база данных должна предоставлять возможность созданияотношений (связей)между таблицами по одному или нескольким полям, называемымключевыми полями (ключами). С помощью этого механизма всегда можно определить однозначное соответствие, например, между отдельным заказом и соответствующим ему клиентом (покупателем). Кстати, именноотношения (relation)между таблицами впоследствии стали восприниматься как основной принцип, давший название реляционным базам данных.

Следование этим двум принципам заставляет использовать вполне определенную схему распределения информации между таблицами. Согласно этой схеме, все данные должны быть разбиты на две части —основные и вспомогательные (справочные). Соответственно, основная информация хранится восновных таблицах,а вспомогательная пoвспомогательных таблицах (справочниках).Кроме таблиц этих двух типов, в базе данных еще могутбыть рабочие (временные)таблицы, предназначенные для хранения какой-либо промежуточной информации.

По второму принципу, между основными таблицами и справочниками должно быть установлено соответствие (отношение),позволяющее сопоставить справочную информацию с записями из основных таблиц.

База данных Access состоит из следующих объектов:

• таблицыслужат для хранения данных, рассортированных по строкам и столбцам. Все базы данных содержат одну или несколько таблиц;

• запросыслужат для извлечения и обработки данных. С их помощью можно объединять данные из разных таблиц, производить расчет и обновление данных;

• формыслужат для управления записями и представлениями данных. В них представлены визуальные подсказки, упрощающие работу с данными;

• отчетыслужат для подытоживания и печати данных. В отчетах данные таблиц и запросов преобразуются в документы, используемые для обмена идеями;

• страницыслужат для перехода к расположению соответствующего файла HTML. С помощью страницы доступа к данным можно просматривать, добавлять, изменять и обрабатывать данные, хранящиеся в базе данных. Страницы доступа к данным могут также содержать данные из других источников, таких как Microsoft Excel;

• макросыслужат для автоматизации часто выполняемых задач;

• модулислужат для организации программ наVBA(VisualBasicforApplications).

Для таблицы должен быть установлен Первичный ключ– поле или совокупность полей, значения которых однозначно идентифицируют записи, хранящиеся в таблице.Вторичными ключаминазываются конкретные параметры, по которым происходит поиск записей.

Обычно таблицы БД являются отражением объектов реального мира: бухгалтерских документов, сведений о продажах или персонале и т.д. Проводится их нормализация, т.е. устранение избыточности и дублирования информации:

• таблица соответствует 1-ой нормальной форме, если значения всех ее полей являются атомарными; например, фамилия, имя и отчество расположены в разных полях;

• таблица соответствует 2-ой нормальной форме,если она соответствует 1-й нормальной форме и каждый неключевой элемент однозначно определяется соответствующим ключевым полем, т.е. зная значение ключевого поля и имя неключевого поля можно однозначно определить его значение;

• таблица соответствует 3-ой нормальной форме,если она соответствует 2-й нормальной форме и значение любого поля не является функцией других полей, т.е. не следует заносить в таблицу величины, которые можно вычислить по значениям других полей.

2-я и 3-я нормальные формы возникли в результате стремления избежать аномалий при обновлении данных и избавиться от информационной избыточности.

Реляционные базы данных, к которым принадлежит Access, состоят из логически связанных двумерных таблиц. Типы отношений таблиц:

• «один-ко-многим» – связь ключевого поля с неключевым;

• «один-к-одному» – связь ключевого поля с ключевым;

• «многие-ко-многим» – связь неключевых полей, обычно ее ликвидируют, вставляя промежуточную таблицу с двумя связями «один-ко-многим».

Таблица со связанным ключевым полем называется главной, с неключевым – зависимой. Связи обеспечивают:

• поиск и выборку информации по разным таблицам;

• целостность данных– невозможность вносить в зависимую таблицу данные, противоречащие данным в соответствующих ключевых полях главной таблицы;

• каскадное обновление связанных полей– изменение данных во всех зависимых таблицах при их обновлении в ключевом поле главной таблицы;

• каскадное удаление связанных записей – удаление данных во всех зависимых таблицах при их удалении в ключевом поле главной таблицы.