Лабораторная работа №5.2 Основы работы с таблицами

Путем ввода данных

1. Открыть окно новой или существующей БД и в нем открыть список таблиц.

2. Выделить в списке таблиц ярлык Создание таблиц путем ввода данных и дважды щелкнуть по нему левой кнопкой мыши. Появится пустая таблица со стандартными названиями столбцов: Поле1, Поле2 и т.д. (по умолчанию предоставляется 10 полей).

3. В поля этой таблицы ввести требуемые данные. Тип данных в одном поле (столбце) во всех записях должен быть одинаковым. Если в столбец ввести данные разных типов, то тип будет определен как Текстовый.

4. Переименовать заголовок столбца можно выбрав в контекстном меню команду Переименовать столбец.

5. По окончанию ввода данных нажать кнопку Закрыть, подтвердить сохранение, ввести имя таблицы и нажать кнопку ОК.

6. Access выдаст сообщение Ключевые поля не заданы. Создать ключевое поле сейчас? Кнопку Нет следует нажать, если одно или нескольких полей в таблице могут однозначно идентифицировать записи в таблице и служить первичным ключом, если выбрать кнопку Да, то Access создаст дополнительное поле, которое сделает ключевым. Ключевое поле – это одно или нескольких полей, комбинация значений которых однозначно определяет каждую запись в таблице.

В списке таблиц появится новая таблица, которая будет содержать введенные данные. Ввод данных в таблицу мало чем отличается от ввода в таблицу Excel.

С помощью Мастера таблиц

1. Открыть окно новой или существующей БД и в нем открыть список таблиц.

2. Выделить в списке таблиц ярлык Создание таблиц с помощью Мастера и дважды щелкнуть по нему левой кнопкой мыши.

3. В диалоговом окне Создание таблиц выбрать назначение таблицы: Деловые или Личные.

4. В поле Образцы таблиц выбрать подходящую таблицу. Переместить из списка Образцы полей в список Поля новой таблицы нужные поля, воспользовавшись кнопками со стрелками: > - переместить выделенное поле, >> - переместить все поля. Повторять эти действия, пока не будет создан подходящий перечень полей для новой таблицы.

5. При необходимости переименовать поле можно воспользоваться кнопкой Переименовать поле

6. В следующем окне задать имя новой таблицы, выбрать способ определения ключа. Нажать кнопку Далее.

7. В следующем окне Мастер таблиц предлагает установить связи между существующими таблицами. Можно исправить предложенную Мастером связь, воспользовавшись кнопкой Связи, или оставить предложенные Мастером связи, нажав кнопку Далее.

8. В последнем диалоговом окне, нужно выбрать действия, которые будут проделаны после создания таблицы.

С помощью Конструктора таблиц

1. Открыть окно новой или существующей БД и в нем открыть список таблиц.

2. Выделить в списке таблиц ярлык Создание таблиц с помощью Конструктора и дважды щелкнуть по нему левой кнопкой мыши.

3. В окне Конструктора таблиц в столбец Имя поля ввести имена полей создаваемой таблицы.

4. В столбце Тип данных для каждого поля таблицы выбрать из раскрывающегося списка тип данных, которые будут содержаться в этом поле.

5. В столбце Описание можно ввести описание данного поля (не обязательно).

6. В нижней части окна на вкладках Общие и Подстановка ввести свойства каждого поля или оставить значения свойств, установленные по умолчанию.

7. Выполнить пп.5-6, описанные в способе создания таблиц путем ввода данных.

Счетчик

Для создания ключевого поля типа Счетчик необходимо в режиме Конструктора таблиц:

1. Включить в таблицу поле счетчика.

2. Задать для него автоматическое увеличение на 1.

3. Указать это поле в качестве ключевого путем нажатия на кнопку Ключевое поле на панели инструментов Конструктор таблиц.

Если до сохранения созданной таблицы ключевые поля не были определены, то при сохранении будет выдано сообщение о создании ключевого поля. При нажатии кнопки Да будет создано ключевое поле счетчика с именем Код и типом данных Счетчик.

Простой ключ

Для создания простого ключа достаточно иметь поле, которое содержит уникальные значения (например, коды или номера). Если выбранное поле содержит повторяющиеся данные, можно выполнить запрос на поиск повторяющихся записей. Если устранить повторы путем изменения значений невозможно, следует либо добавить в таблицу поле счетчика и сделать его ключевым, либо определить составной ключ.

Составной ключ

Составной ключ необходим в случае, если невозможно гарантировать уникальность записи с помощью одного поля. Он представляет собой комбинацию нескольких полей. Для определения составного ключа необходимо: открыть таблицу в режиме Конструктора, выделить поля, которые необходимо определить как ключевые, нажать кнопку Ключевое поле.

«один-ко-многим»

Отношение «один-ко-многим» является наиболее часто используемым типом связи между таблицами. В отношении «один-ко-многим» каждой записи в таблице A могут соответствовать несколько записей в таблице B, но запись в таблице B не может иметь более одной соответствующей ей записи в таблице A. Отношение «один-ко-многим» создается в том случае, когда только одно из полей является полем первичного ключаилиуникального индекса.

«многие-ко-многим»

При отношении «многие-ко-многим» одной записи в таблице A могут соответствовать несколько записей в таблице B, а одной записи в таблице B несколько записей в таблице A. Этот тип связи возможен только с помощью третьей (связующей) таблицы, первичный ключ которой состоит из двух полей, которые являются внешними ключами таблиц A и B. Отношение «многие-ко-многим» фактически является двумя отношениями «один-ко-многим» с третьей таблицей, первичный ключ которой состоит из полей внешнего ключадвух других таблиц.

«один-к-одному»

При отношении «один-к-одному» каждая запись в таблице A может иметь не более одной связанной записи в таблице B и наоборот. Отношения этого типа используются не очень часто, поскольку большая часть сведений, связанных таким образом, может быть помещена в одну таблицу. Отношение «один-к-одному» может использоваться для разделения таблиц, содержащих много полей, для отделения части таблицы по соображениям безопасности, а также для сохранения сведений, относящихся к подмножеству записей в главной таблице. Отношение «один-к-одному» создается в том случае, когда оба связываемых поля являются ключевыми или имеют уникальные индексы.

Способ

Действия

Графический

Выбрать в главной таблице поле для связи, нажать левую кнопку мыши и перетащить поле во вторую таблицу. Отпустить левую кнопку мыши над тем полем подчиненной таблицы, с которым устанавливается связь. После этого появится диалоговое окно Изменение связей.

Командный

1. Выбрать команду СвязиИзменить связи из главного меню (это команда появляется там, когда открыто окно Схема данных).

2. В диалоговом окне Изменение связей можно выбрать из списков название связанных таблиц и полей связывания, определить правила ссылочной целостности, изменить параметры объединения (кнопка Объединение…)

3. После установки всех параметров необходимо нажать кнопку ОК.