Этапы составления документов

1. Приступая к составлению документа, следует уточнить цель документа, круг вопросов, подлежащих решению. Выбрать вид документа.

2. При составлении распорядительных документов следует изучить ранее изданные распорядительные документы как своей, так и вышестоящей организации (чтобы избежать противоречий и повторов).

3. Приступают к сбору информации по существу конкретного вопроса.

4. Собрав информацию, составляют проект документа. Проект согласовывается, при необходимости редактируется.

5. Окончательное оформление документа и его подписание.

Общие требования к текстам служебных документов

1. Краткость и точность изложения информации, исключающая двоякое толкование.

2. Объективность и достоверность информации.

3. Составление по возможности простых документов, т.е. документов, содержащих один вопрос.

4. Структурирование текста документа, деление на части.

5. Широкое использование трафаретных и типовых текстов (отсюда следует слабая индивидуализация, почти полное отсутствие эмоциональной окраски).

Вопросы по теме: Какие реквизиты есть на общем бланке, какие – на бланке для писем? Какими реквизитами различаются общий бланк и бланк для писем? Что такое угловое и продольное расположение реквизитов? Какие еще бланки, кроме общего и для писем, Вы знаете? Какие этапы можно выделить в процедуре составления документов? Какие требования официально-делового стиля, предъявляемые к текстам документов, Вы можете назвать?

Составление и оформление некоторых видов орд

1. Распорядительные документы

Приказ – нормативный документ, издаваемый руководителем предприятия, действующего на основе единоначалия, для разрешения основных и оперативных задач стоящих перед данным предприятием.

Приказы делят на две группы:

по основной деятельности (по общим вопросам) – по вопросам сбыта, планирования, др.,

по личному составу (кадровые) – принятие на работу, перевод, увольнение.

Рассмотрим приказы по основной деятельности.

Приказы оформляются на общем бланке, реквизиты удобнее располагать продольно.

Заголовок к тексту формулируется одной фразой и начинается с предлогов "о" или "об".

Текст приказа состоит из двух частей: констатирующая и основная - распорядительная.

В первой излагаются факты, события, вызвавшие издание приказа, т.е. обосновываются нижеследующие приказания. Если ссылаются на другие документы, нужно указать название этого документа, автора, дату и регистрационный номер этого документа.

Первую и вторую части отделяет слово "приказываю:", далее идут пункты приказа, каждый из которых должен иметь три составляющие: исполнитель, предписываемое действие, срок исполнения.

Например, Начальнику отдела кадров Емельяновой О.В. составить график проведения аттестации сотрудников до 25.02.2006.

В последнем пункте обычно указывают лицо, на которое возлагается контроль за исполнением приказа в целом.

Подпись первого руководителя обязательна. Кроме него приказ подписывают все заинтересованные лица.

Выписка из приказа.

Оформляется аналогично приказу. Но вместо слова «Приказ» стоит слово «Выписка из приказа», вместо основной части текста переписывается только та часть основного текста, которая интересует, нумерация пунктов сохраняется. Подписи печатают, но личные подписи не ставят, а ниже ставится отметка о заверении копии.

Задание по теме: Составить приказ Вы являетесь руководителем ОАО «Рассвет». На Вашем предприятии в связи со сложившейся производственной ситуацией необходимо провести ремонт котельной в период с __.__.200_ по __.__ .200_. При этом экономист Парфенова О.К. должна подготовить смету расходов на ремонт. Ответить на вопросы: Что такое приказ, какие виды приказов существуют? Из каких реквизитов состоит приказ? Как составляется текст приказа, какие ключевые слова используются? Кто подписывает приказ?