28) Отметка об исполнении документа и направлении его в дело

включает краткие сведения об исполнении документа и слова «В дело № ___», подпись и дату.

Например: Отправлен факс от 01.02.99 №23

В дело № 54/22

подпись и дата

Ставится исполнителем документа или руководителем структурного подразделения, в котором исполнялся документ.

29) Отметка о поступлении документа

Проставляют в виде штампа, содержащего Вх. № ____

Дата поступления в организацию

Ставится на первом листе

30) Идентификатор электронной копии документа

Содержит имя файла, дата и др. поисковые данные

Колонтитул ставится на каждом листе документа в левом нижнем углу.

Задание по теме Используя учебники по делопроизводству в тетради написать примеры каждого реквизита, за исключением первого и второго. Изучить расположение реквизитов и написать реквизиты в нужной части листа и нужной последовательности. Внимание, набор реквизитов, располагающихся до текста, на письмах отличается от всех других документов. Кроме того, эти реквизиты могут быть с угловым и с продольным расположением. Это следует учесть при написании реквизитов. Рекомендуется писать на отдельных листах реквизиты, которые используются на письмах, и реквизиты, которые есть на других документах. (См.тему Бланки)

Правила оформления документов

Поля: сверху, слева и снизу - не менее 2-х см.,

справа - не менее 1 см нужны для подшивки и архивного хранения

Интервалы:

Текст печатается через 1,5 межстрочных интервала.

На документах А5, разрешается печать через 1 интервал.

Остальные реквизиты печатаются через 1 интервал.

Составные части реквизитов (адресат, грифы) отделяют друг от друга двумя интервалами.

Друг от друга реквизиты отделяют 2-3 интервалами.

На документах, оформленных на двух и более листах, второй и последующие нумеруют (первый лист не нумеруется, но считается).

Номер страницы ставится арабской цифрой вверху по центру на расстоянии не менее 1 см от верхнего края листа.

Бланки документов

Бланк – заготовка к документу, а не документ; стандартный лист бумаги с воспроизведенной на нем постоянной информацией документа и местом, отведенным для переменной.

Формуляр – набор реквизитов, расположенных в определенной последовательности или модель документа.

Документы являются составной частью имиджа предприятия, его своеобразной визитной карточкой. Современный дизайн бланка, свой фирменный стиль, качественная бумага, полный набор сведений об организации, правильное их расположение важны для благоприятного воздействия на делового партнера.

Существует 2 основных вида бланков:

• общий;

• бланк для писем.

Общий бланк:

• эмблема предприятия (товарный знак),

• название организации,

• название вида документа,

• регистрационный номер документа, дата,

• место составления.

Бланк для писем:

• эмблема предприятия (товарный знак),

• название организации,

• справочные данные об организации,

• регистрационный номер, дата,

• ссылка на регистрационный номер и дату входящего документа.

Существует продольное и угловое расположение реквизитов.

Бланки для конкретных видов документов – общие бланки с напечатанным наименованием вида документа. Целесообразно заводить, если их более 1000 в год

Иногда используются так называемые бланки руководителя, или должностные бланки – вместо названия организации стоит должность этого должностного лица.

Предприятия, работающие с иностранными партнёрами должны иметь специальные бланки, на которых реквизиты на русском языке дублируются на языке партнёра или на английском.

Задание по теме: Используя учебники по делопроизводству составьте 4 фирменных бланка для вымышленной или знакомой организации: - бланк для писем с угловым расположением, - бланк для писем с продольным расположением, - общий бланк (можно на примере приказа или др. документа) с угловым расположением, - общий бланк с продольным расположением.