Формирование дел

Дело - совокупность документов по одному вопросу или направлению деятельности, подшитых в одну обложку.

Формирование дел – отнесение документа к определенному делу и их систематизация внутри дела. Обеспечивает быстрый поиск и сохранность документов.

Формируют и хранят дела по месту образования в структурных подразделениях; в небольших организациях – централизовано у секретаря. (в структурных подразделениях, где исполнялись документы).

Дела формируются в течение 1 года.

Формирует дела лицо, ответственное за делопроизводство в данном структурном подразделении (назначается приказом).

Раскладка производится ежедневно секретарем (или тем, кто отвечает за делопроизводство)

Задание по теме: Найти в учебнике и написать в тетради пример обложки дела.

Правила формирования дел

1. В дело могут быть подшиты только исполненные документы (на документе должна стоять отметка об исполнении).

2. В дело подшивают только те документы, которые предусмотрены заголовком этого дела. Для документов, которые не подходят ни к одному делу заводят новое дело.

3. Толщина каждого дела не должна превышать 3-4 см. (примерно 250 листов).

Если в течение года образуется больше документов, заводят следующий том этого дела.

4. Приложения к документам, независимо от даты их составления подшивают вместе с документами, к которым они относятся.

5. Плановые и отчетные документы подшивают в дела того года, к которым они относятся по своему с одержанию, независимо от времени составления.

Хранение дел

Для обеспечения быстрого поиска нужного дела, она располагаются в шкафах вертикально. На корешке указывается номер дела по номенклатуре. Рядом прикрепляется номенклатура дел.

На дела с ценной документацией ведется внутренняя опись документов дела (подшивается в начало дела).

Внутренняя опись документов дела №______

№ п/п	Название документа	Заголовок	Регистрационный номер и дата	Номера листов дела	Примечания

Итого….

Если из дела необходимо изъять подшитый документ, его изымают, а на его место ставят лист-заместитель. На нём указывается:

• кто взял документ;

• когда взяли документ;

• на какой срок;

Если понадобилось дело в целом, то на его место ставится карта-заместитель. На ней указывается:

• кто, когда взял дело;

• на какой срок;

• цель

• кто выдал документ;

• подпись.

Номенклатура дел

Номенклатура дел – систематизированный перечень заголовков дел, заводимых в организации, с указанием сроков хранения и оформленный в установленном порядке (список всех дел, которые заведены в организации, по нему заводят дела).

Задание: Найти в учебнике и переписать в тетрадь форму номенклатуры дел. Обратите внимание какие колонки содержит таблица номенклатуры дел.

Номенклатура дел согласовывается на заседании экспертной комиссии (реально - с архивом).

В состав экспертной комиссии могут входить работники службы ДОУ, работник архива, бухгалтер, работники, ответственные за делопроизводство в структурных подразделениях, другие ведущие сотрудники.

Это постоянно действующая комиссия.

Номенклатура дел должна быть на каждом предприятии, и обязательно должна охватывать все документы, образующиеся в этой организации.

Номенклатура дел бывает 3-х видов:

1. Конкретная (индивидуальная) – номенклатура дел определённой организации.

Сводная номенклатура дел - общая индивидуальная номенклатура дел для всей организации (сведены НД структурных подразделений) из нее делают НД структурных подразделений

2. Примерная – устанавливает примерный состав дел, заводимых в организациях, на которые она распространяется, с указанием индексов этих дел, и носит рекомендательный характер.

3. Типовая – устанавливает типовой состав дел, заводимых в организациях, на которые она распространяется и единую индексацию этих дел и является нормативным документом.

Типовые и примерные разрабатываются вышестоящими организациями для своих подведомственных.

Индивидуальная номенклатура дел разрабатывается на предприятии экспертной комиссией в конце года, таким образом, чтобы с начала следующего года по ней можно было формировать дела.

Составляется на основе типовой или примерной НД.

При наличии типовой номенклатуры дел заголовок каждого дела переносится полностью и может быть только конкретизирован с учётом специфики дел в конкретной организации.

Из примерной номенклатуры дел выбирается название тех дел, которые фактически образуются. Некоторые дела могут быть объединены или разъединены. Объединять можно дела только с одинаковыми сроками хранения, но сроки хранения переписывают без изменений.