53.Кодирование информации в ис. Первичный ключ.

Для того чтобы связи между таблицами работали надежно, и по записи из одной таблицы можно было однозначно найти записи в другой таблице, необходимо предусмотреть в таблице уникальные поля, с помощью которых можно однозначно идентифицировать запись. Если ни одно поле таблицы не приемлемо в качестве уникального, его можно создать искусственно или выбрать сразу несколько полей в качестве ключевого. Ключевое поле – это поле, значения в котором не могут повторяться. Для этого существует понятие первичный ключ. Первичный ключ должен обладать двумя свойствами:

1.Однозначная идентификация записи: запись должна однозначно определяться значением ключа.

2.Отсутствие избыточности: никакое поле нельзя удалить из ключа, не нарушая при этом свойства однозначной идентификации.

Часто используются цифровые и буквенные обозначения (коды). Можно обойтись без использования кодов, но в этом случае возникает ряд трудностей: во-первых, резко увеличивается объем вводимой информации, во-вторых, одно и то же название разные люди пишут по-разному, поэтому в большинстве случаев для многих полей используются цифровые и буквенные коды. Непременное условие кода – его уникальность.

54.Основные понятия субд Access. Типы и поиск данных.

Access – система управления базами данных, предназначенная для работы на локальном компьютере или в сети, позволяющая проводить следующие операции:

1.проектирование базовых объектов – двухмерных таблиц с включением разных типов данных.

2.устранение связей между таблицами с поддержкой целостности и каскадного их обновления.

3.ввод, просмотр, хранение, сортировка, модификация и выборка данных из таблиц с использованием различных средств контроля информации.

4.создание модификации и использование производственных объектов (формы, запросы, отчеты).

Для того, чтобы запустить Access нужно найти значок на рабочем столе или в главном меню.

Приложение Access является многооконным приложением, но вместе с тем одновременно пользователь может работать только с одной базой данных.

Документ Access представляет собой файл базы данных с расширением tab. Окно базы данных – это место расположения всех ее объектов. Основными объектами являются таблицы, формы, отчеты и запросы. Вся информация хранящаяся в таблице и данные могут вводиться либо в таблицы, либо с использованием форм таблиц могут быть связаны друг с другом и для извлечения данных из одной или нескольких таблиц применить запросы.

Формы и отчеты обычно основываются на запросах и позволяют отображать данные из двух или более таблиц. С каждым из объектов в Access можно работать в одном из двух режимов:

1.оперативный режим. В нем пользователь решает задачи информационной системы, т. е. Просматривает, изменяет или выбирает информацию. Для перехода в этот режим нужно выбрать команду «вид – режим таблицы» (режим формы, режим отчета и т.д.)

2.режим конструктора. В нем пользователь создает и изменяет макет и структуру объекта. Для перехода в этот режим выбирается команда «вид – режим конструктор».

Основные типы данных в Access.

1)текстовый. Значение каждого текстового данного представлено совокупностью произвольных алфавитно-цифровых символов, длина которой не превышает 255. Текстовыми данными представляют фамилии и должности людей, название сырья и готовых продуктов и т.д.

2)числовой. Применяется для хранения числовых данных, используемых в математических расчетах.

3)поле MEMO. Это длинный текст, который может содержать до 65000 символов, но его недостатком является то, что в нем невозможно проводить сортировку и поиск данных (точный).

4.дата/время- тип для представления даты и времени.

5.денежный. Здесь компьютер изображает числа вместе с денежными единицами измерения.

6.счетчик. Обладает свойством автоматического наращивания. При вводе новой записи в него автоматически вводится число, на единицу большее, чем значение того же поля в предыдущей записи. За счет жесткого контроля ввести два одинаковых числа в такое поле нельзя, но и при удалении какой-либо записи ее номер больше не будет использоваться в поле.

7.логический. Принимает только одно из двух взаимоисключающих значений.

8.поле объекта OLE. Данным этого типа может быть любой объект OLE (рисунок, звукозапись, видео и т.д.)

9.мастер подстановок. Он позволяет выбирать значение поля из списка, содержащего набор постоянных значений или значений из другой таблицы. Удобно применять в тех случаях, когда данные берутся из полей других таблиц и трудно запоминаются, а мастер подстановок автоматически позволяет выбрать любое данное из этих полей.

Сортировка данных.

Сортировка предназначена для более удобного представления данных.2 способа сортировки:

1.Обычная сортировка. Ставите курсор в ячейку столбца, по кот. Необходимо отсортировать и на панели инструментов выбираете одну из кнопок сортировки- по убыванию или возрастанию. Основной недостаток этого способа- упорядочивание только по одному полю.

2.Если необходимо отсортировать по нескольким полям в списке, применяется сложная сортировка. Выделяется список. Затем команда [Данные-Сортировка]. В окне команды можно указать такие параметры, как по строкам или столбцам сортировать, порядок сортировки отдельно для каждого из 3 столбцов, указать имеется ли в этом списке строка заголовка.

В Excel имеется след. Порядок данных при сортировке:

-числа (min-max);

-текст;

-логические значения типа Ложь;

-логические значения типа Истина;

-значения ошибок и пустые.

При выделении части списка отсортирована будет только эта часть.

В Excel существует понятие фильтрация данных, т.е. выбора и просмотра определенных строчек (полей) списка. Предельно простой способ фильтрации данных- применение команды [Данные- Фильтр- Автофильтр]. Для этого нужно:

- Сделать текущей ячейку внутри списка и выбрать команду [Данные- Фильтр-Автофильтр].

- В строке имен полей рядом с именем каждого поля будет отображена кнопка со стрелкой, нажав кот. Можно выбрать нужный элемент. После чего будут отображены только выбранные записи. Кроме этого можно вывести список из первых 10 элементов,(применим только к числовым полям) наложить условие. Одновременно можно задать условие для нескольких полей. Чтобы снова отобразить все записи в раскрывающемся списке выберите команду [Все]. Для отмены фильтра снова примените команду [Данные- Фильтр-Автофильтр].

Расширенный фильтр позволяет включить ряд дополнительных возможностей – команда [Данные- Фильтр- Расширенный фильтр]:

-Связать условие для нескольких полей данных.

-Скопировать результат в другую область рабочего листа, а также исключить повторяющиеся записи.

По аналогии с ППП Word здесь также существуют возможности:

- создание текстовых окон и рисованных объектов (Панель Рисование и WordArt);

-создание и редактирование объектов средствами внешних программ [Вставка-Объект];

-работу с несколькими окнами и с несколькими рабочими листами.

В программе Excel предусмотрены разнообразные средства интеграции приложений WINDOWS – OLE, DDE между Excel и другими приложениями. Например, в текстовом документе Word можно подготовить финансовый отчет, основанный на электронной таблице Excel. Если вы установите динамическую связь между Word и Excel, то в дальнейшем сможете обновлять отчет непосредственно в электронной таблице, и все изменения будут автоматически воспроизведены в текстовом документе.

Защита таблицы.Excel позволяет защитить таблицу или весь файл от несанкционированной модификации. Защита всего файла-книги осуществляется аналогично защите в ППП Word. Для защиты отдельных листов и ячеек существуют команды [Сервис-Защита-Защитить лист] и [Формат-Ячейки-вкладка Защита].

Вы можете разрешить редактирование информации в части ячеек листа.

Защита на ячейки действует только после общей команды для защиты листа. В качестве примера, попробуем закрыть лист для модификации, разрешив запись только в ячейки С7:С10. необходимо:

-выделить эти ячейки;

-выбрать в диалоговом окне команды [Формат-Ячейки-вкладка Защита] переключатель Защищаемая ячейка и выключить его;

-выбрать команду [Сервис-Защита-Защитить лист];

-попробовать ввести информацию в разные ячейки (защищенные и незащищенные);

-снять защиту, выбрав команду [Сервис-Защита-снять защиту листа].