16. Пресс-конференция: планирование, организация, проведение.

В настоящее время существует множество определений пресс-конференции. Разные специалисты выделяют свои этапы подготовки и проведения пресс-конференций. В своем ответе я приведу наиболее общепринятые.

Пресс-конференция – это встреча журналистов с представителями государственных учреждений, общественно-политических организаций, коммерческих структур, имеющая целью предоставление СМИ фактографической, проблемной и комментирующей информации. Пресс-конференция предполагает авторитетность источника новостей, получение новостей из первых рук, возможность проверки сведений и уточнения версий с помощью вопросов.

Этапы подготовки и проведения пресс-конференции:

- Планирование и оповещение (Доти Дороти, Сэм Блэк):

Время проведения: вторник-четверг, 11.00-11.30 или 14.30-16.00. Но если новость «горячая» проводить пресс-конференцию, можно в любой день и в любое время.

Оповещение: первый анонс стоит дать за неделю, дубль – за два дня, не позднее, чем за сутки – контрольный обзвон СМИ (получено ли приглашение, планируется ли явка, не нужна ли какая-то дополнительная информация).

Организационный этап или «за час до пресс-конференции»:

Необходимо изготовить указатели (объявление на входе в здание, стрелки с текстом «Пресс-конференция», табличка на двери, указатель «Регистрация» и «Гардероб»).

Все организаторы должны иметь бейджи с названием структуры, фамилией, именем и отчеством.

На столах, за которыми будут сидеть участники пресс-конференции, ставятся таблички с их данными (Ф.И.О. с двух сторон).

За спинами участников располагается логотип организации.

У каждого участника пресс-конференции должен быть персональный набор (микрофон, бутылка минеральной воды, стакан, бумага, ручка).

Каждому представителю СМИ выдается специальная папка (бумага, ручка, фирменную полиграфию (если есть), список с полными именами и названиями организаций выступающих, краткое содержание ключевых выступлений, при необходимости какие-либо документы, данныедр).

При появлении ньюсмейкеров возникает целый ряд условий, которые необходимо соблюдать: встречать их необходимо сразу после входа в здание; необходимо предусмотреть помещение, где они могут остановиться перед пресс-конференцией, побеседовать с организатором (продолжительность вступительной речи, последовательность выступлений и др.); перед пресс-конференцией ньюсмейкеры и журналисты не должны общаться.

Чем меньше человек в «президиуме», тем лучше.

На пресс-конференции предполагается три основных роли: ньюсмейкер, ведущий, эксперт.

Проведение пресс-конференции или «пресс-конференция началась» (Сэм Блэк):

Допустимо и даже желательно задержать пресс-конференцию на 5-10 минут.

Продолжительность пресс-конференции – 30-60 минут.

Продолжительность вступительной речи 10-15 минут.

До начала пресс-конференции необходимо обозначить, сколько вопросов может задавать один журналист. Если последуют попытки нарушить регламент, можно нейтрализовать их фразой «Господа, мы договорились задавать по одному вопросу».

Если вместо вопроса следует самовыражение журналиста, можно объяснить ему, что форма пресс-конференции не предполагает дискуссий или попросить сформулировать вопрос.

Порядок вопросов регулируется очередностью поднятых рук или поступивших записок.

Если вопросов нет совсем, можно сказать, что пред пресс-конференцией вы получили несколько записок или попросить сотрудников своей организации задать вопросы.

Выступление ньюсмейкера должно быть информативным, но без лишних цифр, фамилий и названий организации (если это необходимо можно отдать сведения в письменном виде).

Ньюсмейкер должен вести себя естественно, если произошла ошибка, надо сразу же ее признать. Если задали вопрос, на который сейчас нет возможности ответить, можно сказать «У меня сейчас нет этих данных» и др.

Подведение итогов или «После пресс-конференции» (Доти Дороти):

После пресс-конференции, даже в условиях отсутствия времени, необходимо найти возможность пообщаться с журналистами. Чем больше встреч и вопросов, тем больше выходных материалов. Параллельно можно решать дополнительные задачи – налаживание контактов с журналистами, сбор информации для включения в медиакарту и т.д. Можно провести фуршет.

Для более точной выходной информации, после пресс-конференции можно отправить уточняющий пресс-релиз (имена выступающих, какие-либо данные и др.).

Цикл мероприятий вокруг пресс-конференции завершает пресс-клиппинг – контроль и анализ вышедших в СМИ материалов.

Важно учитывать при проведении пресс-конференции:

1.Место. Критериями выбора места являются:

-Статус - подчеркивает значимость мероприятия.

-Техническое оснащение - возможность показа слайдов, видеороликов, проведения фуршета.

-Удобство расположения - журналисты, участники, гости не должны тратить много времени на дорогу, поиск зала, парковку.

2.Содержание. Следует приглашать тех, кому профессионально близко содержание события.

3.Время. Время не должно совпадать с другими событиями этого дня, а также необходимо учитывать будущий выход газеты.

Легкий фуршет по окончании официальной части конференции, является удобным для установления позитивных контактов с журналистами, а те в свою очередь могут получить дополнительную информацию в ходе неформального общения с организаторами и участниками.

Медиа-кит может включать в себя: пресс-релиз, описывающий происходящее; биографии официальных лиц, которые будут выступать; копии речей; буклет компании или спонсоров события; слайды, схемы и статистические таблицы; фотографии.