КОНСПЕКТ ЛЕКЦИЙ по Менеджменту

управляющее действие. Субъект управления - орган либо лицо, осуществляющее управляющее действие.

Всвязи с этим одна и та же структура организации может быть и объектом

исубъектом управления.

4 МЕНЕДЖЕР В СИСТЕМЕ УПРАВЛЕНИЯ ОРГАНИЗАЦИЕЙ

4.1 Характер, содержание и особенности управленческого труда менеджера

Труд менеджера (или управленческий труд) выделился из общего процесса производства в результате разделения, специализации и кооперации производства. Управленческий труд направлен на организацию всех производственных процессов и обеспечение эффективного функционирования хозяйственной системы в целом.

В отличие от рабочего, занятого непосредственно в производстве материальных благ, управленческий труд имеет свои особенности. Во-первых, результаты управленческого труда в большинстве своем невозможно измерить прямо, например количеством выпущенных деталей, погонных метров материи, тонн стали и т. п. Труд машинистки, копировальщика можно оценить количественно. Труд же руководителя цеха, мастера, директора, главного инженера невозможно оценить достаточно точно. Их труд (или качество труда) проявляется в показателях работы руководимого ими подразделения, предприятия, т. е. косвенно, через труд других. Во-вторых, в сфере управленческого труда мы имеем дело со специфическими предметами, орудиями, продуктами труда. Предметом труда в сфере управления выступает информация. Орудиями труда аппарата управления является организационная и вычислительная техника, используемая для обработки информации, продуктом является также информация в форме документов, решений, распоряжений. В-третьих, труд менеджера имеет высокую значимость. Эта значимость проявляется, прежде всего, в цене ошибки. Ошибка рабочего может быть оценена стоимостью бракованной детали, ошибка директора может привести к банкротству предприятия.

Содержание труда менеджера во многом определило место, которое он занимает в управленческой иерархии. В менеджменте принято различать собственно управленческие функции и функции исполнительского характера, т. е. функции, связанные с личным участием менеджера в выполнении заданий. Чем выше должность менеджера в управленческой иерархии, тем больше удельный вес управленческих работ в общем бюджете его рабочего времени, и наоборот, чем ниже должность, тем больше исполнительских работ возлагается на менеджера.

Работы исполнительского характера в каждом конкретном случае являются специфическими и зависят от уровня управленческой иерархии, особенностей личности менеджера, специфики задания и т. п. Управленческая деятельность в целом может быть систематизирована и группироваться по различным признакам. Так, управленческую деятельность менеджера можно классифицировать по следующим признакам:

- функции управления;

- этапы процесса управления (процесса принятия управленческого реше-

ния);

-объекты управления;

-форма осуществления.

По функциям управления управленческую деятельность менеджера можно подразделить на следующие виды деятельности:

а) Планирование деятельности персонала, в том числе разработка заданий, планирование ресурсов;

б) Организация деятельности персонала, включающая весь спектр работ по обеспечению выполнения плановых заданий;

в) Контроль за выполнением поставленных задач и за эффективностью работы персонала;

г) Мотивация труда персонала.

С учетом этапов процесса управления можно выделить следующие виды управленческой деятельности менеджера:

-определение целей управления;

-ситуационный анализ;

-аналитическая работа и выбор вариантов действий;

-принятие решений и организационная работа по обеспечению их выпол-

нения.

По объектам управления управленческую деятельность можно классифицировать на управление предприятием, цехом, участком, отделом, лабораторией, группой, исполнителем. Кроме того, объектом управленческой деятельности менеджера является сам менеджер, который обязан:

а) Планировать свою работу по управлению и выполнению заданий; б) Планировать использование своего рабочего времени;

в) Осуществлять контроль за своей деятельностью и совершенствовать ее; г) Обеспечивать мотивированность своей деятельности; д) Заниматься самосовершенствованием, в том числе в тех областях зна-

ний и практической деятельности, которые косвенным образом влияют на результаты его труда.

По форме выполнения различают:

а) самостоятельную работу; б) работу с людьми (деловое общение).

Рабочий день менеджера не нормирован. Рабочий день длительностью девять и более часов стал обычным для многих менеджеров в ведущих фирмах зарубежных стран. Не являются исключением в этом смысле управленцы в нашей стране.

Причинами этой ―особенности‖ управленческого труда являются:

-откладывание принятия решения на завтра. Первый признак такого ―греха‖ – кипа бумаг на столе менеджера. Этот ―грех‖ является следствием слабости характера менеджера. Ему следует преодолеть свой страх перед необходимостью безотлагательного принятия решения. Письменное изложение помогает яснее сформулировать мысли и отчетливее увидеть проблему. Действен-

ным лекарством от слабоволия может быть установление для себя жестких сроков решения вопросов;

-выполнение работы наполовину. Для повышения производительности труда и защиты собственной нервной системы более полезно ограничиться окончательным решением только нескольких проблем, чем одновременно начинать множество дел, которые не удастся довести до конца. Определение очередности – лучшее средство излечиться от этого недуга;

-стремление сделать все сразу. Этот ―грех‖ тесно связан с вышеназванным и является, по существу, причиной его. Универсальным средством является планирование рабочего дня и хода выполнения работ;

-стремление сделать все самому. Это один из распространенных ―грехов‖ начинающих менеджеров. Качество управления в большей степени зависит от того, как менеджер загружает своих подчиненных, а не от способности лично решать проблему;

-неумение разграничить функции. Это часто приводит к тому, что менеджер возлагает на себя часть обязанностей других исполнителей. Самое эффективное средство – разработка четких должностных инструкций и делегирование полномочий;

-попытки свалить вину на других. Эта черта характера ведет к тому, что слишком много времени тратиться на выяснение причин неудач. Интеллектуальную энергию следует больше направлять в будущее, чем в прошлое.

4.2 Особенности научной организации труда менеджера

Научная организация труда менеджера предполагает:

а) широкое использование методов и теоретических положений различных наук (общественных, естественных, технических) при организации труда менеджера;

б) научный анализ и комплексную рационализацию труда менеджеров на основе достижений науки, техники и передового опыта.

Задачи, решаемые с помощью научной организации труда, можно разделить на экономические, социальные и психофизиологические.

Экономические задачи состоят в обеспечении рационального использования трудовых, материальных, финансовых ресурсов и создании условий для роста производительности труда и повышения интереса к труду.

Кпсихофизиологическим задачам относятся создание наиболее благоприятных условий труда, снижение утомляемости, сохранение здоровья.

Основные принципы научной организации труда менеджера в основном совпадают с принципами НОТ в любой другой сфере трудовой деятельности. К ним относятся такие принципы, как специализация, пропорциональность, параллельность, прямо точность, непрерывность, комплексность, мотивация и др.

Косновным направлениям научной организации управленческого труда следует относить:

-разделение и кооперацию труда менеджеров;

-повышение квалификации менеджеров;

-рационализацию труда;

-внедрение прогрессивных форм и методов стимулирования труда;

-улучшение условий и гигиены труда;

-развитие творческих основ труда на базе автоматизации рутинных видов деятельности.

Разделение и кооперация труда предполагают, что за каждым подразделением и исполнителем в аппарате управления должно быть закреплено определенное и в достаточной степени однородное количество видов работ. Это позволяет повышать производительность и качество труда, накапливать конкретный практический опыт.

Разделение и кооперация труда основываются на:

а) делегировании полномочий (с вышестоящего уровня управления на нижестоящий);

б) ‖экономии квалификации‖ (запрете использовать высококвалифицированных работников на работах, требующих низкой квалификации);

в) документальном закреплении обязанностей в положениях о подразделениях, должностных инструкциях и т. п.

Повышение квалификации управленческих кадров рассматривается как важное условие эффективного управления. В условиях НТП темпы изменения производства настолько стремительны, что работник аппарата управления, как показывает зарубежный опыт, должен как минимум раз в 4-5 лет повышать свою квалификацию. Более того, он должен самостоятельно регулярно знакомиться с новейшей технической и экономической литературой.

Рационализация труда в управлении главным образом связана с совершенствованием документирования и документооборота, планированием совершенствования управления, улучшением системы контроля, качественной подготовкой и проведением совещаний, заседаний.

Внедрение прогрессивных форм и методов материального и морального стимулирования труда обеспечивает активизацию трудовой деятельности менеджеров за счет самоорганизации труда. В реализации данного направления важную роль должен играть правильный выбор методики и показателей оценки деятельности менеджеров, которые должны учитывать сложность, объем и качество работы; профессиональную компетентность; организаторские способности; исполнительность; инициативность; взаимоотношения с коллегами.

Организация рабочих мест менеджеров предполагает проведение мероприятий, предусматривающих:

-размещение менеджеров в помещениях, способствующих взаимодействию работников и служб;

-оснащение рабочих мест мебелью, соответствующей физиологическим особенностям работающих;

-расстановка мебели и оборудования с учетом последовательности трудовых операций;

-обеспечение рабочих мест средствами механизации, оргтехникой;

-учет психологического воздействия цвета, музыки, освещения при оформлении интерьеров кабинетов.

Улучшение условий труда предполагает улучшение той внешней среды, в которой трудится работник, той производственной обстановки, которая его окружает.

Внешняя среда оказывает сильное влияние на организм человека, его физиологические возможности, психику, а, следовательно, и работоспособность. Научная организация труда предполагает обеспечение таких условий труда (общее состояние производственных помещений, температура воздуха и его влажность, освещение, вибрация, шум и т. п.), которые соответствуют оптимальным с точки зрения санитарно – гигиенических норм.

Развитие творческих основ труда предполагает создание условий, при которых труд считается не только обязанностью, но и сферой самовыражения личности, раскрытия потенциала, заложенного в человеке природой. Современный этап позволяет освободить менеджера от традиционных операций, дать ему возможность проигрывать варианты решений, создать условия для полноценного творческого труда.

4.3 Направления изучения личностных качеств руководителя и его деятельности

Практика показывает, что одни руководители умело ведут людей за собой, успешно преодолевая возникающие трудности, другие же в подобных условиях вызывают лишь недоверие со стороны подчиненных и терпят неудачу. Неумение убедить, мотивировать действия подчиненных, наконец, повлиять на человека, чтобы он захотел выполнить решение, которое принял менеджер, - свидетельство того, что у лидера нет полного набора качеств, необходимых менеджеру.

Эффективное руководство предполагает способность разделить свое видение проблем с другими, мотивировать их для достижения поставленных целей, т. е. управлять вместе с людьми, а не управлять людьми.

Чтобы подчиненные шли за своим лидером, он должен понимать своих последователей, а они – понимать окружающий мир и ситуацию, в которой оказались. Поскольку и люди и ситуация постоянно меняются, менеджер должен быть достаточно гибким, чтобы приспособиться к непрекращающимся переменам. Понимание ситуации и знание того, как управлять человеческими ресурсами, - важнейшие компоненты эффективного руководства. Все это свидетельствует о том, что управленческая работа относится к числу таких видов человеческой деятельности, которые требуют специфических личностных качеств, делающих конкретную личность профессионально пригодной к управленческой деятельности.

Изучение личностных качеств и деятельности руководителя является неотъемлемой частью менеджмента. В этом изучении можно выделить четыре основных направления.

1 Ролевое направление, в рамках которого изучается сама деятельность руководителя, т. е. те роли, которые он должен исполнять на своем рабочем месте.

2 Личностное направление, в рамках которого ученые пытаются устано-

вить личностные характеристики, присущие наиболее деятельным руководителям. Пик своего расцвета данное направление переживало в 30 – 50-е годы XX столетия, когда разрабатывалась теория великих людей. Однако в этих и последующих исследованиях не были определены характеристики личности, обеспечивающие успешное руководство в любых ситуациях.

3 Поведенческое направление, которое рассматривает манеру поведения руководителя в отношении подчиненных, т. е. его стиль управления.

4 Ситуационное направление, в рамках которого делаются попытки, во – первых, установить взаимозависимость эффективности деятельности руководителя, его личностных характеристик, стиля управления и той ситуации, в которой он работает и принимает решения, во – вторых, определить степень адаптации разных руководителей к разным ситуациям.

4.4Деятельность руководителя

В деятельности руководителя можно выделить два основных аспектов – целесообразность и эффективность. Целесообразность – это умение выполнять необходимую работу. Эффективность – это умение экономично использовать все имеющиеся ресурсы. Целесообразность несравнимо важнее эффективности, поскольку человек должен выполнять нужную работу, и только в этом случае имеет смысл о ее эффективности.

Выделяют три группы ролей, которые должен исполнять руководитель, желающий эффективно работать:

а) межличностные; б) информационные; в) управляющие.

Межличностные роли характеризуют отношения, существующие между менеджером и его подчиненными. А также другими людьми внутри и за пределами организации. Таким образом, он должен исполнять роли главы, лидера и связующего звена. Роль главы следует из его формального авторитета и положения. Как лидер, руководитель должен уметь совмещать цели организации и потребности отдельных людей, находящихся в его подчинении. Выступая в роли связующего звена, менеджер поддерживает контакты на горизонтальном уровне, общаясь со своими коллегами, возглавляющими другие организации.

Информационные роли связаны с тем, что менеджер является своеобразным информационным центром, так как, во – первых, к нему поступает информация, которую необходимо обработать и проанализировать; во – вторых, он должен передавать информацию, как своим подчиненным, так и за пределы возглавляемого коллектива. Таким образом, он должен исполнять роли получателя, распространителя информации и представителя своей организации в ее контактах с внешним миром.

Управляющие роли руководителя связаны с необходимостью принимать решения, проводить изменения в работе возглавляемого им подразделения и реагировать на изменения внешней среды. Таким образом, он должен исполнять роли инициатора, устранителя проблем, распределителя ресурсов и посредника. Как инициатор менеджер принимает решения относительно инноваций. необхо-

димых организации, при этом он должен как побуждать к изменениям, так и направлять их. Выполняя роль устранителя проблем, менеджер принимает решения в непредсказуемых ситуациях, возникающих помимо его воли. Как распределитель ресурсов менеджер принимает решения относительно финансов, персонала, оборудования и других ресурсов, одновременно с этим он распределяет работу между подчиненными. Руководитель вынужден вести переговоры и принимать решения, связанные с ответственностью при распределении ресурсов организации.

Среди названных трех групп наиболее важной является группа информационных ролей, посредством которой, кроме всего прочего, происходит взаимоувязка межгрупповых и управляющих ролей.

Репертуар ролей и их наполнение свои у каждого руководителя, т. е. роль, имеющая большое значение для одного, может не представлять ценности для его коллеги. Более того, на разных уровнях управленческой иерархии приоритет имеют разные роли.

Достоинствами ролевого подхода являются:

а) возможность выделить различные фрагменты деятельности руководителя и на основе этого деления производить ее анализ;

б) возможность понять, что определенные виды деятельности являются не прерыванием основной работы менеджера, а ее составной частью; например, время, в течение которого руководитель присутствует на дне рождения своего подчиненного или разговаривает со своим коллегой пусть даже не на производственные темы, не является потерянным для менеджера, поскольку эти действия

– составная часть его работы.

Наиболее ценным личным ресурсом руководителя является его время. Исследования показали, что типичный менеджер очень дорожит теми промежутками времени, в течение которых его никто не отвлекал бы. В течение месяца он может рассчитывать только на 9 таких интервалов продолжительностью по полчаса.

4.5Личностные качества менеджера

В исследовании М. Вудкока и Д. Фрэнсиса ―Раскрепощенный менеджер‖ названо 11 качеств, которыми, по их мнению, должен обладать современный руководитель.

1 Способность управлять собой. Руководитель, желающий управлять другими, сначала должен научиться управлять собой. Он не должен полностью посвятить себя только работе, отдать ей всю свою творческую силу и лишиться многих радостей жизни. Поэтому каждый менеджер должен научиться обращаться с самим собой как с уникальным и бесценным ресурсом, постоянно поддерживая свою производительность. Об этом умении свидетельствуют:

а) поддержание собственного физического здоровья (основной легко контролируемый показатель – стабильный вес);

б) поддержание собственного психического здоровья, для чего необходимо изучать и знать свой внутренний мир; признавать и выражать свои чувства, не подавляя собственных эмоций; добиваться установления корректных отно-

шений с окружающими и одновременно переносить нелюбовь к себе со стороны подчиненных; спокойно принимать неудачи, рассматривая их как нечто неизбежное и даже полезное, позволяющее учиться; стремиться к созданию таких условий, которые бы достаточно остро стимулировали активность, но не предъявляли чрезмерных требований, ведущих к стрессам;

в) эффективно планировать и использовать собственное время для труда и отдыха.

2 Наличие разумных личных ценностей. Если руководителю недостаточно ясны его личные ценности, у него не будет твердых оснований для принятия решений, которые в связи с этим могут восприниматься окружающими как необоснованные.

Важное влияние на формирование личных ценностей оказывает жизненная позиция, которая также существенно влияет на поведение. Жизненные ценности и личная жизненная позиция вырабатываются на этапе становления человека и в долгосрочной перспективе могут оказаться непригодными и даже разрушительными. Поэтому необходимо время от времени подвергать сомнению, анализировать и пересматривать свои ценности. Новый опыт и самообразование влияют на людей, однако, существенные сдвиги происходят лишь тогда, когда прежние личные ценности становятся неадекватными либо приводят к нежелательным результатам. Следовательно, менеджер должен серьезно подходить к вопросу о своих ценностях, изменять их с учетом накопленных данных.

К основным жизненным ценностям относятся собственная жизнь и здоровье родных и близких, независимость, богатство, возможность самосовершенствоваться и развиваться, свободное время, безопасность, достаточный социальный статус.

Четкие личные цели. Руководитель должен осознавать собственные долгосрочные и краткосрочные цели, знать способы их достижения и стремиться к их достижению. При этом важно, чтобы цели были реально достижимыми. Руководитель, имеющий четкие личные цели, кроме всего прочего, способен планировать развитие своей карьеры, изучать свои возможности продвижения по службе, идти на рассчитанный риск, уметь эффективно использовать время и распределять свои силы.

Стремление к личному росту. Один из наиболее важных аспектов развития личности состоит в том, что ни одно из предпринимаемых в этом направлении действий не может получить полного завершения. Саморазвитие личности – скорее бесконечный непрерывный процесс, чем цель, которую необходимо достичь. Менеджер должен сам отвечать за свое обучение, управлять своим профессиональным развитием, уметь оценивать свой опыт.

Сдерживающими факторами в этом случае часто становятся:

-влияние семьи, в рамках которой формируется представление человека о собственных возможностях;

-собственная инерция или капитуляция перед успехом;

-разочарования, связанные с неудачами;

-недостаток поддержки и враждебность окружающих;

-недостаток ресурсов.

Умение решать проблемы, которое складывается из умения использовать информацию, эффективно планировать собственную деятельность, устанавливать четкие критерии определения успеха и неудачи, применять известные научные методики решения проблем.

Изобретательность и способность к инновациям (нововведениям). Изо-

бретательство во все времена являлось двигателем прогресса и всегда было связано с риском, поэтому не всегда завершается успешно.

Отдельная личность может справиться с творческой работой над ограниченной задачей, но когда проблема становится шире и сложнее, то возникает необходимость создания творческих коллективов. Поощряя творчество своих сотрудников, руководитель должен стремиться создать сбалансированную группу, участники которой будут обладать всевозможными способностями и склонностями к изобретательству. Это позволит добиться выдающихся результатов, так как члены группы в наибольшей степени будут готовы полностью посвятить себя выполнению именно тех решений, которое они сами предложили и приняли.

Способность влиять на окружающих. успех руководителя во многом за-

висит от его способности создавать благоприятный социально – психологический климат в коллективе и от умения убеждать подчиненных в том, что их личный успех зависит от достигнутых целей, стоящих перед организацией.

Чтобы добиться успеха, оказывая влияние на подчиненных, необходимо соблюдать следующие принципы:

-четко и ясно формулировать задачу;

-быть открытым, доступным для общения с сотрудниками;

-быть решительным и ответственным;

-относиться к людям с уважением, высказывать свое одобрение по поводу их деятельности. оказывать им знаки внимания;

-проявлять к сотрудникам искренний интерес;

-не проявлять раздражительности, ожесточенности и неприязни и неприязни по отношению к подчиненным;

-использовать систему поощрений.

Часто оценка влиятельности иррациональна, а ключевую роль в этих вопросах играет личный фактор. На многих людей производит впечатление властность, то, как человек себя держит, а также качество, известное как харизма (исключительная одаренность). Важное значение имеют внешний вид, осанка, поведение и владение искусством невербального общения, а также уверенность в себе.

Знание современных управленческих теорий. Понимание теории и практи-

ки менеджмента необходимо всем руководителям. Особенно важно это в ситуациях. Когда из-за неэффективности организации менеджеру приходится создавать более совершенные подходы к управлению. При этом каждая теория должна быть оценена относительно ее соответствия конкретной организации и конкретному времени. Хотя управление должно оставаться открытым к современным идеям. однако бессистемное экспериментирование потенциально гибельно.

Способность руководить. Прежде всего, руководитель должен уметь справляться с множеством личных воздействий на него и подходить к этому творчески. Несмотря на трудности, менеджер должен:

-уметь осуществлять выбор даже при отсутствии четких указаний, как это

делать;

-привлекать и использовать необходимые ресурсы;

-разрабатывать механизмы координации своих усилий;

-планировать и инициировать перемены;

-развивать способность эффективной работы в течение длительного вре-

мени.

Умение обучать подчиненных. Возрастающие масштабы изменений требуют освоения новых навыков и подходов в работе с целью предотвращения собственного ―устаревания‖.

В обязанности руководителя входит создание благоприятных условий для личного роста сотрудников. а также определение возможностей каждого отдельного работника, поиск приемлемых средств для их раскрытия и проведение постоянных консультаций. Поэтому в определенном смысле каждый менеджер является по совместительству преподавателем.

Приобретение опыта в умении высказывать свое мнение и выслушивать мнения подчиненных заметно повышает ценность руководителя как личности, профессионального работника и коллеги.

Способность формировать и развивать эффективные рабочие группы.

Менеджеры, создавая рабочие группы-команды, преследуют следующие цели:

-команда потенциально может добиться гораздо большего, чем каждый из

еечленов в отдельности;

-коллективное решение проблемы уменьшает стрессовые ситуации, что позволяет вырабатывать больше идей и увеличивает инновационные способности;

-группа оказывает на своих членов конформистское давление, что позволяет избежать трений в коллективе и улучшить взаимопонимание между членами группы.

Менеджер должен придерживаться следующих правил работы с группой:

-ясно и четко разъяснять цели деятельности фирмы;

-не допускать не понятных сотрудникам тактических шагов;

-выделить для себя основные интересы подчиненных;

-высказывать похвалу открыто, а критику наедине.

Менеджер, формируя группу, стремиться добиться сочетания профессиональных и человеческих качеств, которые позволяют успешно справиться с работой, так как команда – это не просто совокупность индивидуальных способностей, а сбалансированный коллектив, члены которого могут работать вместе.