KRiDO_lek

конструктивными / неконструктивными; деятельность — успешной; необходимость — настоятельной; скидки — значительными; разногласия — существенными /

несущественными и т.д..

5) стандартизация предложений и словосочетаний. Эти синтаксические единицы не составляются, а воспроизводятся в тексте документа как формулы. В установленном порядке; в

соответствии с принятой договоренностью; в порядке оказания технической помощи; в случае невыполнения долговых обязательств. Договор вступает в силу со дня подписания.

Права квартиросъемщика определяются действующим законодательством. Жалобы подаются в установленном законом порядке. Отгрузка производится автотранспортом и

т.п.

6) формально-логический принцип организации текста документов выражается в дроблении основной темы на подтемы, которые рассматриваются в пунктах и подпунктах и обозначаются арабскими цифрами. 1. Предмет договора.1.1.

Исполнитель берет на себя обязанности по снабжению заказчика центральным отоплением, водоснабжением и отводу канализационных стоков. 1.2. Заказчик своевременно оплачивает предоставленные услуги.

7)в текстах отсутствует эмоциональность, используется узкий диапазон речевой экспрессии.

8)максимальная степень этикетных требований выражается

вобилии этикетных знаков, этикетных текстов (поздравление, соболезнование, благодарность).

Контрольные вопросы:

1.Какие сферы общественных отношений обслуживает офици- ально-деловой стиль?

2.Что вы знаете об исторических этапах становления официаль- но-делового стиля?

3.Каковы стилистические признаки современной официальноделовой речи?

41

Тема 3.2. Письменная деловая речь.

Изучив материалы темы, Вы сможете

-узнать о специфике письменной речи в деловом общении;

-познакомиться с жанрами деловой переписки;

-рассмотреть типичные нарушения грамматических норм в деловой переписке, освоить способы их коррекции;

Письменная деловая речь представлена различными видами деловых писем, документами, фиксирующими социальноправовые отношения - контрактами (договорами), соглашениями и всевозможными типами сопутствующих документов.

1. Документ - это текст, управляющий действиями людей и обладающий юридической значимостью. Помимо требования денотативной точности (денотат - предмет или явление окружающей нас действительности, с которыми соотносится данная языковая единица) к письменному языку документов предъявляется требование коммуникативной точности (т.е. адекватного отражения действительности и мысли автора в речевом фрагменте).

Для сохранения безупречной точности, документы не пишутся, а составляются с использованием большого количества стандартных клишированных фраз. Во исполнение приказа № ...;

В соответствии с Протоколом о взаимных поставках на... год...; Договор вступает в силу со дня подписания. Высокая степень коммуникативной точности необходима документу для обретения им юридической силы. Поэтому каждая структурная единица текста должна иметь только одно значение и одно толкование. Из-за этого требования приходится повторять одни и те же слова,

названия, термины. При предварительной оплате Заказчик обя- зан в трехдневный срок со дня оплаты вручить Исполнителю за-

веренную банком копию платежного документа или известить его телеграммой. В устной диалогической речи также можно встретить повторение одних и тех же лексем, но только ввиду увеличения времени, дабы осмыслить следующую фразу или по-

добрать нужную синтаксическую конструкцию. Тогда / тогда

мы что сделаем / что сделаем //

2. Письменную деловую речь отличает подробность изложения в сочетании с аналитизмом выражения действий в форме

42

отглагольного существительного. Не дополнять, а вносить до-

полнения; не отвечать, а нести ответственность.

3. Информацию в документе несет не только текст, но и реквизиты (все элементы оформления текста, носящие обязательный характер). Реквизит - это обязательный информационный элемент документа, строго закрепленный за определенным местом на бланке, листе. Наименование, дата, регистрационный номер постоянно располагаются в верхней части; сведения о составителе - в нижней части листа после подписей. Количество реквизитов зависит от вида и содержания документов.

Таким образом, высокая степень унификации, стандартизация, как ведущая черта синтаксиса, высокая степень терминированности лексики, логичность, безэмоциональность, информационная нагрузка каждого элемента текста, внимание к деталям характерны для языка документов и отличают его от устной диалогической речи в спонтанном изложении.

Основные жанры письменной деловой речи

Договоры (контракты)

Договор — это документ, закрепляющий правовые отношения юридических лиц (контрагентов) или физического лица с юридическим лицом. Пункты договора представляют собой модули, т.е. текстовые фрагменты с типовыми заголовками, представленные набором стандартных фраз. Минимально таких модулей должно быть семь. 1) Представление сторон. 2) Предмет договора. 3) Обязательства сторон. 4) Условия и порядок расчетов. 5) Ответственность сторон. 6) Срок действия договора. 7) Юридические адреса и платежные реквизиты сторон.

* При необходимости в договоре могут быть добавлены следующие модули: Спорные вопросы; Стоимость договора.

Дополнительные условия (Особые условия) и проч.

Заголовок документа содержит ключевое слово договор и представляет собой словосочетание с существительным в предложном падеже с предлогом "о" ("об") или существительное кон- тракт с родительным падежом зависимого слова. Договор о по-

ставках. Договор об оказании услуг. Контракт аренды.

! Неправильным является использование какой-либо иной падежной формы. Договор на снабжение электроэнергией или

Договор купли-продажи.

43

Модули текста договора (контракта) содержат следующие сведения:

1.Представление сторон, вступающих в договорные отношения (полное наименование организаций и должностей лиц, подписывающих документ, указываются основания, на которых действуют эти лица, и условные обозначения, которые будут заменять их в тексте документа).

2.Предмет договора. Указывается, что именно является общей целью договора, указывается стоимость договора.

3.Обязательства сторон. Какие именно обязательства берут на себя договаривающиеся стороны. Иногда прописываются права сторон (Права и обязанности сторон).

4.Условия и порядок расчетов.

5.Ответственность сторон. Санкции, которые будут применены к стороне, нарушившей взятые на себя обязательства.

6.Срок действия договора. Начало и окончаний действия договора, порядок его продления или досрочного расторжения.

7.Юридические адреса и подписи сторон. Точные почтовые адреса и банковские реквизиты организаций, проставляются подписи лиц, названных в первом модуле, и печати организаций, заключивших договор.

Деловые письма.

Деловое письмо - особый тип документов, менее регламентированный, чем контракт или постановление, при этом имеющий юридическую значимость. Деловая переписка регистрируется и хранится в обеих организациях, как исходящая и входящая документация, т.к. выступает в роли инструмента, регулирующего экономико-правовые и социальные отношения между корреспондентами (контрагентами, партнерами, участниками социальных отношений).

Коммерческие письма имеют статус документа, они регистрируют заключение и выполнение коммерческой сделки, т.е. предваряют составление договора (контракта) и являются документами, регулирующими ход его выполнения.

Деловые письма делятся на две категории: письма, требующие обязательного письма-ответа: инициативные коммерческие

письма (письмо-запрос, письмо-предложение, письмо- рекламация); письмо-просьба; письмо-приглашение и не требую-

44

щие обязательного ответа: письмо-подтверждение; письмо- извещение; письмо-напоминание; письмо-предупреждение; пись- мо-декларация (заявление); письмо-распоряжение; письмо-

отказ; сопроводительное письмо; гарантийное письмо и т.п..

Кроме того, письма подразделяются а) по признаку адресата на обычные письма и циркулярные. Циркулярные - направляются из одного источника в несколько адресов (подчиненных организаций), обычные письма - в один адрес; б) по форме отправления: традиционное почтовое отправление, электронная почта, факсимильная связь, телетайпная и телеграфная связь; в) по структурным признакам на регламентированные письма и нерегламентированные.

Регламентированное письмо выполняется в виде текста, со-

ставленного из стандартных синтаксических конструкций, формулировки которых указывают

∙ на причину обращения. По причине задержки оплаты ...; В связи с неполучением счета-фактуры…;

∙на ссылки. Ссылаясь на Ваше письмо от ...; В соответствии с нашей договоренностью,…; На основании распоряжения о...;

∙на цель. В целях скорейшего решения вопроса...; В целях вы-

полнения распоряжения...;

В регламентированных письмах обязательны этикетные фразы. Надеемся на дальнейшее плодотворное сотрудничест- во…; Надеемся на скорейший ответ (решение нашего вопроса) ...

ит.п.

Вцелом составление стандартного письма сводится к подбору клишированных фраз, т.е. стандартных синтаксических конструкций, закрепленных за каждым аспектом содержания данного письма. При этом подобный подход не исключает наличие лингвистической компетентности и творческого подхода у составителя писем.

Нерегламентированные письма реализуются в виде фор-

мально-логического или этикетного текста. Он включает элементы повествования (историю вопроса), этикетную рамку и речевое действие. К нерегламентированным письмам относятся инструк-

тивные письма, письма-объяснения, рекомендации, письма- презентации, письма-объявления, предложение-представление и

45

т.п. Язык нерегламентированных писем отличается от языка регламентированных писем содержанием значительного количества общелитературной лексики, большей вариативностью синтаксических конструкций высказывания, т.е. большей свободой в реализации замысла. Нерегламентированные деловые письма не имеют жесткой текстовой структуры, в них реже используются стандартные речевые конструкции, клишированные фразы. Обычно используются этикетные ритуалы: (благодарю, выражаю надежду, желаем успехов, приносим извинения и т.п.); сообщения

(сообщаем, ставим Вас в известность, извещаем, уведомляем и

т.п.); подтверждения (подтверждаем); заявления (заявляем, объ-

являем); требования, просьбы (приказываю, постановляю, на- стаиваем, прошу, обращаемся к Вам с просьбой); обещания (га- рантируем, заверяем, обязуемся); напоминания (напоминаем);

предложения (предлагаем).

Общими чертами языка регламентированной и нерегламентированной деловой корреспонденции являются официальность общения, тенденция к стандартизации речевых средств, универсальность использования этикетных средств.

В заключение можно отметить, что деловая переписка сегодня носит более личный и динамичный характер, чем десять - пятнадцать лет назад. Поэтому владение этим жанром деловой письменности входит в число приоритетных профессиональных навыков современного специалиста. Искусство составлять деловые письма требует практики и знания арсенала речевых средств, накопленных за десятилетия языком современной деловой письменности.

Письма-приглашения пишутся от имени юридического лица или конкретного адресата (физического лица), представляющего ту или иную организацию, и являются самым распространенным видом деловых почтовых отправлений. Если необходимо пригласить большое количество людей, используются тексты-трафареты с пробелами для фамилии, имени и отчества.

Благодарственные письма широко используются в западноевропейском менеджменте. Благодарить принято за предложение, за своевременный ответ, за участие в мероприятии, за качественно выполненную работу.

46

Гарантийное письмо-запрос составляется с целью подтверждения определенных обещаний или условий осуществления сделки. Гарантироваться может плата за выполненную работу, сроки ее выполнения, качество выполненных работ, качество товара, сроки его поставки, оплата полученной продукции и т.п.

Сопроводительное письмо составляется для сообщения адресату о направлении каких-либо документов, материальных ценностей (напр., об отсылке контрактов, спецификаций, каталогов, образцов товара, грузов).

Коммерческое письмо составляется при выполнении и заключении коммерческой сделки.

Письмо-запрос представляет собой обращение лица, желающего заключить сделку (покупателя к продавцу, импортера к экспортеру) с просьбой сообщить подробную информацию о товаре и направить предложение на поставку товара (просьба продавца к покупателю).

Коммерческое предложение (оферта) - это заявление про-

давца, экспортера о желании заключить сделку с указанием ее конкретных условий. В предложении указываются наименование и количество товара, услуг, условия платежа и другие условия сделки. Текст оферты аналогичен тексту договора о куплепродаже, имеет юридическую силу и подлежит обязательному рассмотрению. Если предложение делается только одному покупателю и указывается срок, в течение которого продавец считает себя связанным условиями предложения, оно считается твердым. Если срок действенности предложения отсутствует, или оно рассылается в несколько адресов, оно считается свободным.

Ответ на предложение (акцепт). В письме-ответе на пред-

ложение в случае принятия условий предложения адресант подтверждает его принятие, и тогда сделка считается заключенной. Принятием предложения является выдача заказа или заключение контракта. Положительный ответ на коммерческое предложение называется акцептом, а лицо, принимающее предложение, — ак-

цептантом.

Рекламация представляет собой претензии к стороне, нарушившей принятые на себя обязательства, и требование возмещения убытков. Претензии могут быть предъявлены в отношении качества товаров, сроков поставки, упаковки, маркировки, пла-

47

тежа и других условий контракта. Необходимым компонентом рекламации являются основания для предъявления претензий, аргументация, доказательства, конкретные требования со стороны, предъявляющей претензию. К рекламациям прилагаются акты обследования, приема товара

Служебная телеграмма используется для передачи экстренной информации. Статусом документа обладает телеграмма с заверенными фактами, телеграмма с заверенной подписью, фототелеграмма, телеграмма-доверенность, телеграмма на специальном бланке (текст-клише). Текст создается посредством «телеграфного стиля» и отличается предельным лаконизмом из-за высокой стоимости телеграфной связи. При составлении текста используется понятие "тарифное слово", которое в большинстве своем не совпадает со словом грамматическим. Из текста исключаются элементы, не обязательные для понимания информации; пропускаются союзы, предлоги, местоимения; редко используются прилагательные и наречия; по возможности сокращаются глагольные формы; информация о количестве и датах передается в цифровом, а не в буквенном выражении; буквами передаются только числительные, состоящие из одного слова. Отсутствуют сложные предложения, причастные, деепричастные и другие обособленные обороты, вводные структуры, знаки препинания. Используются простые предложения в составе неполных или усеченных высказываний.

Второй фактор, повлиявший на формирование телеграфного стиля, - доступность, понятность информации для адресата.

Распоряжение - это акт волеизъявления не администрации предприятия в целом, а его подразделения, поэтому оно издается (подписывается) не первым руководителем предприятия, а руководителями отдельных служб, цехов, отделов и только в тех случаях, когда это предусмотрено отдельными положениями. Распорядительная часть начинается со слова "Предлагаю".

Докладная и служебная записки используются для решения внутрикорпоративных вопросов. Информация в записках представляется в виде придаточных предложений, вводимых союзом

"что". Довожу до Вашего сведения, что ...; Считаю, что ... Дан-

ные документы завершаются изложением просьбы или предложений лица, которое их подписывает. Язык и стиль докладной и

48

служебной записок соответствуют всем параметрам официальноделового стиля: строгость в использовании лексики, информативная достаточность при строгом расположении частей. Так, в объяснительной записке о нарушении производственной дисциплины обязательными компонентами содержания являются: а) дата происшествия; б) вид подразделения предприятия, допустившего нарушение; в) вид нарушения, т.е. объем и характер невыполненной работы; г) причина нарушения.

Кодифицированные нормы в деловой письменной речи

Лексические нормы Нормы словоупотребления в деловом стиле полностью

совпадают с нормами русского литературного языка: слово употребляется с учетом его лексического значения, лексической сочетаемости и стилистической окраски (принадлежности к определенному функциональному стилю). Нарушения лексических норм в деловых текстах занимают третье место по частоте своих проявлений, вслед за грамматическими и орфографическими ошибками. Например: Создание нормативной

базы для организации собственников жилья. Но организация - это

1) организованность, внутренняя дисциплина; 2)общественное объединение или государственное учреждение. Нормативная база создается не для того, чтобы собственники жилья организовывались, а для того, чтобы они появлялись. В данном случае уместнее использовать отглагольное существительное появление вместо существительного организация.

Для того чтобы точно определить лексическое значение того или иного слова, в случае затруднения, необходимо обращаться к толковым словарям, изданным в последние годы.

Например, опробовать - опробировать означает испытать что-либо перед началом использования (насос был собран, наконец, сегодня его опробуют пред тем, как запустить в производство), а апробировать - испытывать путем многократного использования.

В деловых текстах получили распространение следующие типы грамматических ошибок:

*Плеоназм как вид речевой избыточности (от гр. pleonasmos — переизбыток) – близкое расположение слов, имеющих разные корни, но схожее лексическое значение. Совме-

49

стное сотрудничество (сотрудничество - это совместное решение проблем). Прейскурант цен (прейскурант - это список цен на продукцию). При обоюдном взаимном согласии (обоюдное — это и есть взаимное). Главная суть, спуститься вниз, карабкаться

вверх, лично я, поступательное движение вперед, свободные ва- кансии, в декабре месяце, конечный результат, рыбная уха, впер- вые познакомился, очень крохотный, впереди много планов; этот фильм – эклектичный набор разностилевых кусков; неза-

конное растаскивание государственного имущества; обмен имеющимся опытом и т.п. Перечисленные выражения требуют коррекции.

*Тавтология как вид речевой избыточности (от гр. tautologia от tauto - то же самое + logos — слово) представляет собой близкое расположение слов, имеющих одинаковые морфемы и общность лексического значения. Жители города живут

скучной жизнью. Он хотел приблизиться поближе. Жители го- рода отпраздновали свой праздник и т.п.

* Неумелое использование фразеологических средств языка

(устойчивых, метких выражений, обладающих целостным значением) порождает контаминацию языковых единиц на основе их сходства. Полученные выражения ошибочны. Например, при смешении фразеологизмов списывать в архив и

сбрасывать со счетов – списывать со счетов; мозги засорять и шарики вкручивать – мозги вкручивать; надоел хуже горькой редьки и пристал как банный лист – надоел как банный лист.

Для наиболее быстрого оформления формальностей

(нарушена лексическая сочетаемость — оформляются документы). Разработать и утвердить Положение об

утверждении порядка подготовки и выдачи членам ТСЖ

правоустанавливающих документов на земельный участок. Исправленный вариант: «Разработать и утвердить Положение

о процедуре подготовки и выдачи членам ТСЖ документов на право владения земельным участком. Выражение

правоустанавливающие документы в данном случае вообще лишено смысла. У документов уже есть основная функция - закрепление правовых отношений.

* В качестве лишних слов могут выступать местоимения.

Наш с Вами проект, наше с Вами сотрудничество.

50