practicum2

31

МАКРОСЫ

Макрос - это набор команд и инструкций, группируемых вместе, и используемых для автоматического выполнения задачи. В MS Word наиболее востребованы макросы ускорения часто осуществляемых операций редактирования или форматирования, а также автоматизации обработки сложных последовательных действий.

Для создания макроса можно применить средство для записи макросов в виде последовательности действий или написать макрос с помо-

щью кода языка Visual Basic for Applications (VBA) в редакторе Visual Basic.

Редактор Visual Basic - специальная утилита, входящая в Microsoft Office. Содержит функции, которые позволяют работать с макросом – создавать, тестировать, отлаживать и запускать на выполнение.

Макросы бывают двух типов:

1.внутренние, т.е. внедренные непосредственно в документ или в шаблон. Преимущество таких макросов в том, что их можно переносить вместе с документом;

2.внешние, т.е. сохраненные отдельно от документа или шаблона в виде файла с расширением bas.

Задача:

Создайте внутренний макрос, с помощью которого можно применить к выделенному участку текста шрифт Arial, полужирное начертание и размер шрифта 14 пт. Макрос будет вызываться на выполнение сочетанием клавиш. Храниться макрос будет в текущем документе.

Задание 1. Откройте новый документ, введите несколько абзацев произвольного текста. Сохраните документ в своей папке.

Макросы могут быть «удобным» средством для перенесения вирусов с одного компьютера на другой. Вирусы, содержащиеся в макросах, называются макровирусами. Поэтому не следует разрешать выполнение макросов, если точно не известно для чего нужен конкретный макрос.

При открытии документа с подозрительным, с точки зрения системы, макросом, при соответствующих настройках безопасности, этот макрос блокируется (Рис. 34).

32

Рис. 34. Предупреждение системы безопасности

Изменяются настройки безопасности в окне Центр управления безопасностью (Рис. 35), которое открывается нажатием кнопки Безопасность макросов (вкладка Разработчик/ группа Код). В этом диалоговом окне выбирается один из четырех вариантов:

Отключить все макросы без уведомления - макросы не открывают-

ся;

Отключить все макросы с уведомлением - при открытии документа

Word будет просить разрешение на запуск макроса. Этот режим включен, как правило, по умолчанию;

Отключить все макросы, кроме макросов с цифровой подписью -

открываются только макросы, снабженные цифровой подписью;

Включить все макросы (не рекомендуется, возможен запуск опасной программы) - все документы, содержащие макросы, будут открываться без запроса.

Рис. 35. Окно Центр управления безопасностью

Задание 2. Выберите в перечне настроек безопасности режим

Включить все макросы.

Важно! В конце работы необходимо вернуть установку по умолчанию Отключить все макросы с уведомлением.

33

СОЗДАНИЕ И ВЫПОЛНЕНИЕ МАКРОСА

Наиболее простой способ создания макроса - запись нужных действий с помощью специальной программы макрорекордера, запоминающей все действия пользователя в виде программы-макроса.

Последовательность работы с макрорекордером:

1.включить запись макроса с его предварительной настройкой;

2.выполнить действия, которые необходимо автоматизировать;

3.остановить запись;

4.использовать записанный макрос по необходимости.

Важно! Во время записи макроса все неправильные действия будут записаны в макрос. Рекомендуется до записи макроса точно спланировать действия или даже их проделать без записи макроса.

Задание 3. Выделите фрагмент текста, который в дальнейшем будет форматироваться. Это следует сделать до начала записи макроса, т.к. иначе в макросе будет сохранена команда выделения текста и после запуска макроса, программа будет выделять текст.

Для настройки макроса:

или щелкните по стрелке под кнопкой Макросы (вкладка Вид/ группа Макросы). Выберите в меню команду Запись макроса (Рис.

36);

или щелкните по кнопке Запись макроса (вкладка Разработчик/ группа Код).

Рис. 36. Команда Запись Макроса

В диалоговом окне Запись макроса (Рис. 37) определите:

имя макроса. Имена макросов должны начинаться с буквы, не содержать пробелов. Рекомендуется давать макросам осмысленные имена.

34

В данном задании введите имя макроса – ЧАСТО_ИСПОЛЬЗУЕМОЕ_ФОРМАТИРОВАНИЕ1;

описание. Рекомендуется давать макросам описание, т.к. это помогает их различать при большом количестве.

В данном задании введите описание - ИЗМЕНЕНИЕ ФОРМАТИРОВАНИЯ ТЕКСТА НА ARIAL14, ПОЛУЖИРНОЕ НАЧЕРТАНИЕ;

место сохранения макроса - список Макрос доступен для

определяет доступность макроса для различных документов. По умолчанию выбран параметр Всех документов

(Normal.dotm).

Примечание. NORMAL.DOTM - это общий шаблон, доступный для всех документов MS Word. При сохранении макроса в NORMAL.DOTM его можно запустить из любого документа Word. Рекомендуется это делать, только когда макрос понадобится в различных документах.

В данном задании в списке Макрос доступен для укажите название текущего файла-документа (Документ), т.е. сохраните макрос в текущем документе и, тем самым, разрешите вызывать макрос лишь из этого документа;

запуск макроса с помощью кнопок панели быстрого доступа (кнопка Кнопке) или сочетания клавиш (кнопка Кла-

вишам).

В данном задании нажмите кнопку Клавишам; Примечание. При необходимости можно сразу же начать запись макроса - кнопка OK.

Рис. 37. Диалоговое окно Запись макроса

В диалоговом окне Настройка клавиатуры (Рис. 38):

35

в списке Сохранить изменения в выберите документ, который в данный момент редактируется;

установите курсор в поле Новое сочетание клавиш и нажмите на клавиатуре сочетание, с помощью которого будет вызываться макрос. Обычно удобно использовать "горячие" клавиши с F1 по F12, а также сочетания клавиш ALT и CTRL с цифрами и буквами, например ALT+Z.

Важно! Если выбранное сочетание клавиш уже используется другим макросом (появится надпись ТЕКУЩЕЕ НАЗНАЧЕНИЕ), то следует указать другое сочетание клавиш. Запомните данное сочетание клавиш.

нажмите кнопку Назначить (выбранное сочетание клавиш переместиться в поле Текущие сочетания), а затем нажмите кнопку Закрыть. После завершения этого шага начнется непосредственная запись последовательности действий в макрос.

Рис. 38. Диалоговое окно Настройка клавиатуры

При записи макроса указатель мыши примет форму .

К сожалению, при записи макроса нельзя пользоваться средствами, вызываемыми правой кнопкой мыши.

Задание 4. В режиме записи макроса проделайте следующую последовательность действий для применения к уже выделенному участку текста шрифта Arial, полужирное начертание, размер шрифта 14 пт.:

36

щелкните по кнопке в виде стрелки, направленной вниз, в нижней части группы Шрифт на вкладке Главная (Рис. 39);

Рис. 39. Вызов диалогового окна Шрифт

в диалоговом окне Шрифт выберите шрифт Arial, начертание - По-

лужирный, размер - 14;

нажмите кнопку ОК; остановите запись макроса:

или щелкните по стрелке под кнопкой Макросы (вкладка

Вид/ группа Макросы), выберите команду Остановить запись (Рис. 40);

или нажмите кнопку Остановить запись (вкладка Разра-

ботчик/ группа Код).

Рис. 40. Выбор команды Остановить запись

Примечание. С помощью кнопки Пауза можно приостановить запись макроса, затем выполнить какие-нибудь действия, которые не войдут в него, после чего возобновить запись;

проверьте действие макроса, нажав на выбранное сочетание клавиш для выделенного фрагмента текста.

При сохранении документа MS Word, содержащего макросы, необходимо указать формат docm (документ Word с поддержкой макросов). Формат docx (документ Word) не поддерживает макросы.

37

Задание 5. Сохраните документ с дальнейшей возможностью использования созданного макроса.

Если требуется создать макрос, вызываемый нажатием на соответствующую кнопку на панели быстрого доступа, то в диалоговом окне Запись макроса (Рис. 37) нажмите кнопку Кнопке. В появившемся диалоговом окне Параметры Word (Рис. 41) сделайте следующее:

1.в списке Настройка панели быстрого доступа выберите активный в данный момент документ, что позволит изменять панель быстрого доступа этого документа;

2.в списке Выбрать команды из выберите Макросы;

3.выделите название макроса в области ниже и нажмите кнопку Добавить. Макрос будет добавлен на панель быстрого доступа. Ссыл-

ка на него появится в поле Настройка панели быстрого доступа;

Рис. 41. Диалоговое окно Параметры Word

4.чтобы изменить отображаемое имя макроса и его значок, выделите строку с его названием в области справа и нажмите кнопку Изме-

нить;

5.в окне Изменение Кнопки (Рис. 42) выберите подходящий значок для макроса, а также введите в поле Отображаемое имя название, которое будет показываться при наведении курсора на его кнопку;

38

Рис. 42. Диалоговое окно Изменение кнопки

6.Нажмите кнопку OK, чтобы подтвердить свой выбор. Значок макроса появится на панели быстрого доступа (Рис. 43).

Рис. 43. Панель быстрого доступа

Если макрос уже существует и надо его подключить к кнопке, то

нужно активизировать кнопку настройки панели быстрого доступа и выбрать команду Другие команды.

Для удаления кнопки запуска макроса с панели быстрого доступа следует использовать команду Удалить с панели быстрого доступа из контекстного меню данной кнопки.

Задание 6. Подключите ранее созданный макрос к произвольной кнопке (на панели быстрого доступа) для использования в данном документе. Проверьте действие макроса, нажав на соответствующую кнопку для выделенного фрагмента текста.

РАБОТА С МАКРОСОМ

Для выполнения, отладки, изменения, удаления макроса, а также для создания нового макроса, можно воспользоваться диалоговым окном Макрос. Чтобы вызвать данное окно, на вкладке Вид в группе Макросы нажмите одноименную кнопку или воспользуйтесь сочетанием клавиш

Alt+F8.

39

В диалоговом окне Макрос (Рис. 44) представлен полный список макросов, доступных для работы. Чтобы посмотреть макросы, сохраненные в других файлах, воспользуйтесь списком Макросы из.

Рис. 44. Диалоговое окно Макрос

В частности, диалоговое окно Макрос для выделенного в списке макроса дает возможность:

выполнить макрос. Это удобно для запуска макросов, которые используются очень редко;

изменить или отладить макрос с помощью редактора Visual Basic, который позволяет изменять макросы и создавать собственные программы;

удалить макрос.

Задание 7. В списке Макросы из выберите название текущего фай- ла-документа (Документ) и удалите ранее созданные макросы. Затем, если работа с макросами закончена, то верните настройки безопасности в пер-

воначальное состояние (Отключить все макросы с уведомлением).

40

ПРИЛОЖЕНИЕ

КОНТРОЛЬНЫЕ ЗАДАНИЯ ПО ТЕМЕ «ЭЛЕКТРОННЫЕ ФОРМЫ»

Вариант 1

1.Создайте шаблон, используя элементы Форм.

2.Создайте документ на основе шаблона и заполните его произвольными данными.

Директору

ООО «Нева» от фио работника

Заявление на отпуск

Прошу предоставить мне очередной отпуск сроком на выбрать элемент списка с дата1.

дата2

фио работника