1.3.1.3. Решения на базе Lotus Notes

Notes изначально были созданы как средство коллективной работы. Базовая функциональность доставляла возможность пользователям получить доступ к коллективным знаниям и внести свой вклад. В этом смысле они всегда были инструментом для управления документами, еще в те времена, когда сам термин не стал общепринятым.

Базовой функциональностью среды Lotus Notes обеспечивается:

• Универсальный интерфейс и единая среда для работы с корпоративной информацией;

• Корпоративная система передачи сообщений (внутренная и внешная электронная почта;

• Управление структурированными базами данных и документами;

• Полная поддержка интернет-технологий;

• Полнотекствый поиск по корпоративным базам данных;

• Тиражирование данных с помощью механизмов репликации;

• Защита данных и управление доступом, авторизация через цифровую подпись

Эта система также как и Ефрат в недостаточной мере была удобна для автоматизации оперативно-диспечерского управления в патентном бюро, имеющего свою особую специфику.

1.4. Информационные потребности пользователя

Основные требования, которые предъявлились к системе:

• Быстрый поиск по базам. Возможность найти быстро информации по определенной организации или контактному лицу.

• Графическое отображение результатов менеджмента

• Выдача напоминаний сотрудникам о работах, которые они должны выполнить к определенной дате

• Обеспечить наглядный контроль за прохождением работ по темам, а также контроль за выполнением сотрудниками своих обязанностей

• Возможность получить информацию о всех рассылках, которые проводились для заданной организации

• Защита от несанкционнированного доступа к программе

• Простота работы с программой

• Возможность проводить рассылку по Интернету и создание шаблонных писем.

1.5. Требования к системе

Исходя из поставленной задачи и проведенных предварительных НИР были сформулированы требования к разрабатываемой системе.

1.5.1. Состав выполняемых функций

Создаваемая система должна обеспечивать автоматизацию основных этапов работ, проводимых в 000 «Эксперт», в том числе:

• систематизацию всех поступающих данных по направлениям работ (таких, как работа с авторами-заявителями, работа с товарными знаками, подготовка рекламных кампаний, работа с письмами и проч. - их перечень уточняется на этапе эскизного проектирования системы);

• ведение баз данных по клиентам. Центрам информационного обеспечения работ, рекламным агентствам, выставкам и проч. - их перечень уточняется на этапе эскизного проектирования системы;

• автоматизированный доступ к базам данных по товарным знакам;

• использование типовых маршрутов обработки данных по каждому из направлений (с возможностью простой коррекции этих маршрутов для конкретных приложений);

• автоматизацию делопроизводства с получением необходимых отчетов по датам, этапам и проч. (их перечень уточняется на этапе эскизного проектирования системы);

• адресную рассылку информации заранее определенному кругу адресатов;

• организацию контроля и прохождения работ по их направлениям;

• автоматическую выдачу напоминаний, корректирующих ускорений и т.п.;

• автоматизацию работ по представлению информации о деятельности фирмы в сети Интернет.