«Утверждаю»
Зав. Кафедрой ИПОВС
_________(Нестеров А.Э.)
«___» __________ 2001 г.
Техническое задание на дипломный проект
Техническое задание
на разработку «Автоматизированной системы
оперативно-диспетчерского управления (АСОДУ)
патентно-правового бюро «Эксперт»
(шифр АСОДУ «Эксперт»)
Исполнитель: _________________________Игошин А.В.
Руководитель: _______________________Брусникин Г.Н.
Москва, 2001
Введение
Работа патентно-правового бюро связана с организацией насыщенного информационного потока как внутри фирмы, так и вне ее. Возрастающая интенсивность потока информации при относительно невысоком «% выхода годных» (завершенных оплаченных работ) и небольшом штате сотрудников, в основном специалистов в предметной области охраны интеллектуальной собственности, вынуждает руководство компании использовать современные информационные технологии для повышения эффективности управления собственными работами.
Именно с этой целью создается автоматизированная система управления.
2. Основание для разработки
2.1. Основанием для данной работы служит договор между ОТИК и ООО «Эксперт».
-
Наименование работы
Создание электронных документов и массовая рассылка писем через Интернет в «Автоматизированной системе оперативно-диспетчерского управления делопроизводством патентно-правового бюро «Эксперт».
2.3. Исполнитель: студентка группы МП-55 Игошин Андрей Валерьевич
3. Назначение разработки
Систематизация, контроль и автоматизация основных этапов работ, проводимых в ООО «Эксперт».
4. Технические требования
4.1. Требования к функциональным характеристикам
4.1.1. Состав выполняемых функций
Разрабатываемое ПО должно обеспечивать автоматизацию этапов работ, проводимых в ООО «Эксперт»:
-
систематизация поступающих данных по направлениям работ;
-
ведение баз данных по клиентам, центрам информационного обеспечения работ, рекламным агентствам, выставкам. Их перечень уточняется на этапе эскизного проектирования системы;
-
использование типовых маршрутов обработки данных по каждому из направлений (с возможностью коррекции этих маршрутов для конкретных приложений);
-
адресная рассылка информации заранее определенному кругу адресатов;
-
массовое создание однотипных документов с использование информации из баз данных программы «Эксперт» или таблиц Excel определенного формата;
-
организация контроля и прохождения работ по их направлениям;
-
автоматическая выдача напоминаний, корректирующих ускорений и т.п.;
На этапе эскизного проектирования системы необходимо:
-
Проработать вопросы защиты информации;
-
Определить план мероприятий и этапность наращивания функциональных возможностей системы, включая разработку методических материалов и обучение персонала;
-
Обеспечить возможность дальнейшего наращивания функций системы (открытость для развития и включение новых функций).
4.1.2. Организация входных и выходных данных
Исходные данные в систему поступают в виде писем, телефонных звонков, рекламных и проспектных материалов, приказов и устных распоряжений руководства компании.
В настоящее время фирма ведет до 10 направлений работ; потенциально их число может достигать сотен.
Потоки информации условно можно классифицировать как:
-
потоки подготовительного (маркетингового) этапа;
-
потоки, обеспечивающие выполнение договорных работ.
В настоящее время фирма ежемесячно ведет до 10 новых договорных работ, что при цикле в 2 года определяет общий текущий объем объектов контроля и сопровождения – до 200-250.
Имеющаяся в фирме компьютерная техника используется для фрагментарного решения отдельных задач.
При введении системы все необходимые исходные данные должны фиксироваться в электронном виде в журнале входящей информации с отметкой о постановке на контроль и/или на исполнение по определенному маршруту. При этом система должна автоматически выполнять возможную рутинную и подготовительную работу, оставляя за руководителем право контроля и коррекции состава работ, поручаемых конкретному исполнителю, и последующего контроля прохождения работ. Исполнитель должен автоматически оповещаться о поручении и принимать непосредственное участие в разработке и согласовании плана проведения каждой конкретной работы.
Основной режим использования системы – ежедневная работа, кроме того, система должна предоставлять возможность подготовки данных для представления и анализа за произвольный интервал времени (неделю, месяц и т.п.).
4.2. Требования к надежности
Для обеспечения надежности должны использоваться:
-
максимальное использование выверенных справочных данных, представленных в электронном виде;
-
отработанные стандартные технологии для работы с базами данных;
-
регулярное сохранение копий текущих данных в электронном виде;
-
сохранение необходимых копий документов и промежуточных данных в виде распечаток.
4.3. Условия эксплуатации и требования к составу и параметрам технических средств
Для работе системы должен быть выделен ответственный оператор, функции которого могут быть возложены, например, на секретаря или менеджера компании.
Требования к составу и параметрам технических средств уточняются на этапе эскизного проектирования системы.
4.4. Требования к информационной и программной совместимости
Система должна максимально основываться на использовании стандартных офисных пакетов MS Office – как наиболее распространенных и освоенных многими пользователями.
Выходная информация должна быть доступна с автоматизированных рабочих мест руководителя, менеджера, секретаря и специалистов – с использованием действующей на фирме локальной вычислительной сети. Перечень форм уточняется на этапе эскизного проектирования системы.
4.5. Требования к транспортировке и хранению
Не предъявляются.
4.6. Специальные требования
Не предъявляются.
5. Требования к программной документации
Основными документами, регламентирующими разработку будущих программ, должны быть документы Единой Системы Программной Документации (ЕСПД): Руководство пользователя, Описание применения.
6. Технико-экономические показатели
Эффективность системы определяется ускорением прохождения документов на фирме, снижением нагрузки на высоко квалифицированных специалистов за счет автоматизации решения рутинных задач, улучшения внешнего имиджа фирмы.
8. Порядок контроля и приемки
Определяется на этапе эскизного проектирования системы с учетом согласованной этапности введения отдельных подсистем.
Руководитель Трояновский В.М.