Раздел 1. Специальный раздел
Введение
В специальном разделе пояснительной записки к дипломному проекту я опишу основные стадии разработки программного продукта “Эксперт”: постановка задачи, предварительные НИР и техническое задание. На этапе эскизного проектирования будут определены структуры входных и выходных данных, составлен общий алгоритм работы системы. При техническом проектировании будут разработанны основные алгоритмы работы программы, создана инфологическая и даталогическая модель баз данных, определена структура программы, составлена иерархия основных форм, описана конфигурация технических средств.
Постановка задачи
Работа патентно-правового бюро связана с организацией насыщенного информационного потока как внутри фирмы, так и вне ее. Возрастающая интенсивность потока информации при относительно невысоком «% выхода годных» (завершенных оплаченных работ) и небольшом штате сотрудников, в основном специалистов в предметной области охраны интеллектуальной собственности, вынуждает руководство компании использовать современные информационные технологии для повышения эффективности управления собственными работами.
Поясню основные принципы работы патентного бюро. Во-первых, существуют направления работ, например: регистрация товарного знака, регистрация полезной модели, передача авторских прав и т.д. По каждому направлению проводятся определенные работы, многие из которых имеют длительность несколько месяцев, причем сроки каждого этапа жестко регламентируются законом. Сотрудник патентного бюро должен следить за выполнением этих сроков, подавать вовремя документы в министерство (иначе возможны штрафные санкции), сообщать о результатах клиенту. При такой длительности этапов очень сложно помнить обо всех датах и клиентах.
Рис. 1.1. Изменение плотности и равномерности контрольных сроков по мере увеличения объемов работ
Именно эту проблему в первую очередь должна была решить система ”Эксперт”. На рис. 1.1. я наглядно показываю, как изменяется плотность и равномерности контрольных сроков по мере увеличения объемов работ. С течением времени количество контрольных сроков растет – запомнить все их невозможно. Именно этой целью нужно было создать систему напоминания и корректирующих ускорений. Система напоминаний и корректирующий ускорений призвана была освободить сотрудников от ошибок при контроле работ. Нужно предусмотреть в программе возможность предупреждения заранее, за определенно количество дней о приближающемся контрольном сроке. Первостепенная важность решению этой задаче предавалась также из-за возможных штрафов со стороны государства в случае несвоевременной оплаты пошлин, а также из-за большого числа клиентов, которые отказывались от сотрудничества из-за слишком долгово ожидания результатов.
Второй задачей ситемы требуется систематизировать всю информацию о потенциальных и постоянных клиентах фирмы и о договорах с ними. Дело в том, вся информация о договорах хранилась в бумажном виде в двадцати пяти файлов. В этих папках нет оглавления. В результате, чтобы найти всю необходимую информацию о клиенте
сотруднику приходится затрачивать порядка 5 минут на просмотр 2-3 папок (каталогов там нет). И третьей задачей было, автоматизировать работы с почтой: организовать массовую рассылку почты, как в рекламных целях, так и для доведения информации до клиентов об изменениях в законадельстве. Это было также очень автоматизировать.
Хотелось бы также отметить важность автоматизации процессов на предприятии.