1.3. Предварительные нир

Из постановки задачи следует, что назначение программы - автоматизация делопроизводства, поэтому в предварительных НИР необходимо изучить программные продукты аналогичного назначения, уже существующие на рынке программного обеспечения.

1.3.1. Обзор программных продуктов для контроля и автоматизации делопроизводства

1.3.1.1. Евфрат 99

Продукты Евфрат 99 объединяют основные интеллектуальные технологии от одного производителя для комплексной автоматизации делопроизводства или документационного обеспечения управлением предприятия. Это позволяет снизить затраты на автоматизацию, слаженную работу всех частей системы, возможность ее интеграции в информационное пространство предприятия, техническую и методологическую поддержку из России. Евфрат 99 Document Server для Windows 95/98/NT представляет возможности для комплексной автоматизации делопроизводства, включая создание, регистрацию документов, контроль исполнения, передачу, создание электронного архива и поиск документов, полученных из самых различных источников. Internet/Intranet документы, файлы компьютерных приложений, например MS Office, электронная почта, сканированные и распознанные образы бумажных документов и даже документы, существующие только на бумаге, при помощи Евфрат обеспечат эффективное управление деятельностью организации, независимо от вида деятельности и формы собственности.

Эта система предназначена более для систематизации документов,чем для контроля прохождения работ.

1.3.1.2. Дело 2000

Система Дело-2000 предназначена для автоматизации традиционной модели отечественного делопроизводства. Система создана московской компанией “Электронные офисные системы”. Система обеспечивает пошаговое управление движением и исполнением всей совокупности документов на предприятии, его структурных подразделениях и филиалах на всех этапах жизненного цикла документов: от приема или создания - до передачи в архив или уничтожения.

• Система поддерживает технологию, преемственную технологиям делопроизводства, традиционно сложившимся на российских предприятиях. Разработчики не пошли по пути реализации современных информационных технологий, заложенных в том или ином зарубежном продукте, что неминуемо приводит к коренной перестройке управленческой структуры и технологии работы с документами на российских предприятиях. Поэтому создатели программы стремились разработать продукт удобный для российских потребителей.

• В результате была создана система, по возможности воспроизводящая организацию и атрибуты традиционной отечественной технологии и полностью соответствующая нормативным требованиям в части регистрации документов, их рассылки, контроля исполнения и т.д. Система позволяет создавать и вести заранее неограниченное количество регистрационно-контрольных картотек в структурных подразделениях предприятия, что позволяет осуществить настройку системы на любую произвольную организационную структуру предприятия.

• Система Дело-2000 использует современные технологии работы с документами. Построенная на основе технологии клиент-сервер, система Дело-2000 поддерживает распределенную организацию корпоративного документооборота. В системе реализован механизм управления ходом работ (workflow management) для управления прохождением документов по организации и определения ролевых функций пользователей при работе над документами. Функции управления документами (хранение, поиск и т.д.) реализованы с использованием современных систем управления базами данных масштаба предприятия (Oracle, Informix, MS SQL Server). Для информационно-аналитической работы с информацией о документообороте, в системе реализован Web-сервер делопроизводства, обеспечивающий простой и эффективный доступ к данным о документах и самим документами для специалистов и руководителей с любого локального или удаленного компьютера через сеть Internet (Intranet). Система также поддерживает обмен документами с помощью электронной почты.

• Система готова к использованию. Ввод системы в действие не требует программирования. Достаточно лишь установить ее на компьютерной сети, ввести параметры, описывающие структуру организации и принятые правила делопроизводства и провести обучение персонала. Таким образом, систему можно рассматривать как готовую и документированную технологию делопроизводства. Фактически настройка системы на технологию работы конкретной организации вместе с соответствующим курсом обучения персонала занимает несколько дней.

• Система является открытой в полном соответствии с принятыми стандартами. В частности интерфейс прикладного программирования (API), поддерживающий промышленные стандарты ActiveX и MAPI, позволяет пользователям создавать собственные прикладные программы для расширения/модификации возможностей системы и интеграции с другими системами. Например, пользователи могут самостоятельно формировать любые отчетные формы в текстовых или табличных редакторах.

Система обладает большими функциональными возможностями, но сложна в освоение. Требуются большие затраты для ее преобретения и обучения персонала, что экономически не выгодно для патентого бюро “Эксперт”.