Особенности рассмотрения входящих документов

КД перемещаются между руководителями и исполнителями только через службу

КД.

В учетную карточку документа переносятся из реквизита с резолюцией

руководителя фамилии сотрудников организации, которым данный документ должен быть направлен.

Содержание резолюции в учетную карточку не переносится!

Передача документов руководителям

Осуществляется работником службы КД под роспись в журнале учета документов, передаваемых руководству.

Роспись за документ может ставиться в учетной карточке документа.

Передавать конфиденциальные документы руководителям через их секретарей или без росписи в учетной форме запрещается!

Задачи защиты информации при рассмотрении документов руководителем

принятие правильного решения по составу исполнителей;

исключение возможности ознакомления с КД посторонних лиц;

исключение возможности кражи или копирования документов посетителями, техническим и обслуживающим персоналом, секретарем – референтом

идругими лицами;

исключение возможности утечки информации по техническим каналам (визуальному, акустическому);

фиксирование факта передачи документа руководителю

ивозвращения документа от него;

обеспечение физической сохранности всех частей документа (приложений, листов и т. п.).

ВАЖНО:

Если сотрудник допускается только к части документа, то в резолюции указываются соответствующие страницы,

разделы и пункты КД.

КД, направляемые должностным лицам, распределяются адресатам руководителем службы КД.

Документы, возвращенные руководителем с резолюцией

передаются исполнителям для ознакомления,

использования в работе или работы с ними, или по передаточному журналу на другие участки службы КД

(инвентарный, документов предварительного учета, архивный).

Работник службы КД, выдавая документы сотрудникам, обязан:

не допустить выдачу документа лицу, не имеющему права доступа к нему;

в присутствии сотрудника проверить физическую сохранность КД, наличие всех приложений листов и других частей;

зафиксировать факт передачи КД в учетной форме под роспись сотрудника;

знакомить сотрудников только с той частью документа, которая ему адресована,

не разрешать делать выписки на неучтенные носители;

предотвращать любую возможность ознакомления с документом постороннего лица;

обеспечить учет КД, находящихся у сотрудников, контроль сохранности этих документов в рабочее и нерабочее время.