Защита и обработка конфиденциальных документов
Лекция № 4:
«Стадии обработки и защиты конфиденциальных документов входного потока»
ВОПРОСЫ:
1.Порядок обработки входящих документов.
2.Прием и первичная обработка документов.
3.Распределение и рассмотрение входящих документов.
Вопрос 1: «Порядок обработки входящих документов»
Входящие документы - источник информации от руководящих организаций и подчиненных структур.
Конфиденциальные документы должны
пересылаться (доставляться) между предприятиями в запечатанных пакетах (конвертах).
КД входного потока принимаются и обрабатываются особым порядком.
Порядок работы с входящими конфиденциальными документами
В процессе обработки входящих документов осуществляются:
контроль сохранности, целостности и комплектности документов;
документированное удостоверение факта получения пакета с конфиденциальными документами от службы доставки с целью предотвращения утраты документов после вскрытия пакета;
формирование исходной учетной базы для последующей регистрации документов и фиксирования их местонахождения;
учет документов, присланных во временное пользование (для согласования, ознакомления);
В процессе обработки входящих документов осуществляются:
исключение возможности ознакомления с пометкой
«Лично»;
предотвращение утраты документов или их частей за счет неполного изъятия их из пакетов;
контроль соответствия количества поступивших документов количеству документов, переданных на регистрацию;
установление связи исходящего номера поступившего документа с его регистрационным входящим номером и номером в передаточной учетной форме (журнале);
обеспечение проверки наличия документов, зарегистрированных в журнале (описи) учета пакетов.
Вопрос 2: «Прием и первичная обработка и документов»
Прием, первичная обработка КД:
прием пакетов;
учет пакетов;
распределение и вскрытие пакетов;
закрытие журнала учета пакетов;
выделение из общего документопотока ценных и конфиденциальных документов.
Процедура приема пакетов конфиденциальных документов:
1.Получение от курьера пакетов (или незаконвертованного документа) и сдаточного документа;
2.Проверка правильности доставки пакетов и целостности упаковки, печатей и наклеек;
3.Проверка соответствия содержания реквизитов на пакете и в сдаточном документе;
4.Подсчет количества принятых пакетов;
5.Проставление в сдаточном документе отметки о приеме пакетов.
Процедура учета пакетов:
1.Внесение в журнал учета пакетов сведений о количестве поступивших пакетов и проставление росписи курьера, доставившего пакеты, с удостоверением росписи штампом службы доставки.
2.Возвращение курьеру экземпляра сдаточного документа.
3.Внесение в журнал по каждому поступившему пакету исходных сведений о вложенных в него документах.
