Защита и обработка конфиденциальных документов
Лекция № 9:
«Систематизация и оперативное хранение конфиденциальных документов и дел»
Вопросы:
1.Составление номенклатур конфиденциальных дел.
2.Формирование конфиденциальных дел.
3.Оформление конфиденциальных дел.
Вопрос №1: «Составление номенклатур конфиденциальных дел»
Дело - совокупность документов или отдельный одному
и помещенные
Распределение
производится
исполнения
номенклатурой дел.
Номенклатура конфиденциальных дел
оформленный в установленном порядке систематизированный перечень наименований конфиденциальных дел, заводимых на предприятии, с указанием их индексов (номеров), сроков хранения и лиц, которым предоставлено право пользования делами.
Номенклатура конфиденциальных дел предназначена для:
установления индексов и сроков хранения дел;
учета формируемых дел (номенклатурного учета дел) и обеспечения проверки наличия документов и дел;
учета дел архивного фонда;
учета движения, использования и уничтожения архивных документов, дел и других конфиденциальных материалов до передачи в ведомственный архив или архив организации.
Является составной частью разрешительной
системы доступа к конфиденциальной информации!
Оформление номенклатуры конфиденциальных дел
Особенности оформления и ведения номенклатуры конфиденциальных дел
Номенклатура КД - самостоятельный документ (не следует объединять с номенклатурой открытых дел).
Разрабатывается для предприятия в целом (сводная номенклатура дел) на каждый год подразделением конфиденциального делопроизводства на основе письменных предложений структурных подразделений.
Привлекаются специалисты, имеющие доступ к КД и знающие направления деятельности предприятия, характер его связей с другими предприятиями, состав КД, планы работ на предстоящий год.
Особенности оформления и ведения номенклатуры конфиденциальных дел:
Подписывается руководителем подразделения конфиденциального делопроизводства;
Визируется руководителями заинтересованных структурных подразделений;
Согласовывается с архивом предприятия;
Рассматривается на заседании постоянно действующей экспертной комиссии предприятия;
Утверждается руководителем предприятия.
Перепечатывается не реже 1 раза в 5 лет, подписывается руководителем подразделения конфиденциального делопроизводства, утверждается руководителем предприятия и вводится в действие без вышеперечисленных согласований.
Особенности оформления и ведения номенклатуры конфиденциальных дел:
Имеет соответствующий гриф конфиденциальности, издается в двух экземплярах и регистрируется в Журнале учета
изданных документов.
Первый экземпляр номенклатуры хранится в подразделении конфиденциального делопроизводства и по окончании года подшивается в специальное дело, второй передается в архив предприятия.
Лица, допущенные к делам, должны быть ознакомлены с
соответствующими разделами номенклатуры под роспись на первом экземпляре номенклатуры.
После утверждения номенклатуры дел возможные в течение года изменения в нее вносятся руководителем подразделения конфиденциального делопроизводства на основании докладных записок руководителей подразделений.