Особенности оформления и ведения номенклатуры конфиденциальных дел:
Предусматриваемые номенклатурой дела должны охватывать все управленческие КД.
В номенклатуру также включаются:
дело с номенклатурой дел,
журналы (картотеки) всех видов учета конфиденциальных документов,
дела с реестрами, квитанциями и расписками на отправленные документы.
конфиденциальные дела, поступившие из других предприятий: закрытые дела прошлых лет - в номенклатуру дел соответствующего года, незакрытые - в номенклатуру дел текущего года.
Особенности оформления и ведения номенклатуры конфиденциальных дел:
После окончания делопроизводственного года и проведения годовой проверки наличия дел и документов номенклатура
закрывается и подшивается в дело, содержащее номенклатуры за прошлые годы.
Систематизация конфиденциальных дел в номенклатуре должна производиться с учетом их важности и взаимосвязи, что ускоряет поиск документов.
Дела с планами и отчетами располагаются в последовательности сроков их хранения: вслед за делами с годовыми планами (отчетами) должны вноситься дела с квартальными, а затем с месячными планами (отчетами).
Дела с перепиской по одному вопросу располагаются по алфавиту корреспондентов.
Дела с документами, различающиеся географическим признаком, - по алфавиту населенных пунктов.
Вноменклатуру не включаются:
конфиденциальные дела и документы, которые имеют инвентарную форму учета,
техническая и технологическая документация,
печатные издания,
аудио-, видеодокументы,
особо ценные документы выделенного хранения и др.
Процедура закрытия номенклатуры дел состоит из следующих операций:
1)проверка закрытия всех заведенных дел и томов;
2)годовая проверка наличия дел и документов;
3)заполнение итоговой записи о категориях и количестве заведенных дел;
4)проверка полного соответствия электронного и бумажного экземпляров НД, допечатка отметок о закрытии номенклатуры, заверение всех отметок росписью работника участка службы КД;
5)включение бумажного экземпляра НД в дело номенклатур;
6)переработка электронного экземпляра НД для использования в будущем календарном году;
7)распечатка НД будущего года для издания.
Вопрос №2: «Формирование конфиденциальных дел»
Дела с КД формируются централизованно в службе КД.
Формирование дел включает: группировку документов по делам в соответствии с номенклатурой дел и систематизацию документов внутри дел.
Дела формируются в течение года по мере поступления в них документов.
Формирование и хранение конфиденциальных дел на рабочих местах сотрудников не разрешается!
Изданные предприятием распорядительные документы, систематизируются в делах в порядке возрастания номеров.
В делах с перепиской поступившие документы помещаются вместе с копиями отправленных документов, которыми они исполнены.
Копии изданных инициативных документов, направляемых
в другие предприятия, в целях обеспечения их сохранности подшиваются, в дело сразу, до получения ответов на них.
Распорядительные документы вышестоящих предприятий,
изданные в текущем году, но поступившие в начале следующего года, помещаются в дело текущего года.
Планы и отчеты помещаются в дела года, к которому они относятся, независимо от времени их составления.
Перспективные планы помещаются в дела начального года действия планов, отчеты об их выполнении - в дела
последнего года действия планов.
Формирование дел производится путем
подшивки документов в обложки.
Дела постоянного и долговременного сроков хранения должны иметь твердые обложки.
Отдельные дела могут формироваться в папках-
скорошивателях или в папках-регистраторах,
если это вызывается интересами обеспечения режима конфиденциальности.
Изъятие по каким-либо причинам документов из дела разрешается руководителем
подразделения конфиденциального делопроизводства, а при направлении их в другие предприятия - руководителем
предприятия.
Вместо изъятых документов в дело помещается справка-заместитель
СПРАВКА-ЗАМЕСТИТЕЛЬ
Документ №__________ от__________ на _________л, из дела изъят и
__________________________________________________
_______. (указывается новое местонахождение документа: при подшивке в другое дело - индекс дела, номера тома и листов; при отправлении -куда направлен, постоянно или временно, наименование, номер и дата сопроводительного документа; при уничтожении - номер и дата акта об уничтожении).
Основание: _______________________________________. (подпись, инициалы, фамилия лица, производившего изъятие, дата)
Угрозы конфиденциальным делам:
получение сотрудником, работающим с делом, бОльшего объема конфиденциальной информации, чем это необходимо;
утеря работником службы КД контроля использования дел сотрудниками;
утрата (кража, утеря) дела или содержащегося в нем документа, частей документа, подмена документов, отдельных листов;
ошибочная выдача дела сотруднику, не имеющему права доступа к данному делу;
умышленное или случайное несанкционированное уничтожение дел и документов;
гибель дел и документов в результате экстремальной ситуации;
доступ к делам посторонних лиц как следствие ошибочных действий персонала или невыполнения персоналом порядка обеспечения сохранности дел.
Вопрос №3: «Оформление конфиденциальных дел»
Оформление конфиденциального дела включает:
описание дела на обложке,
проставление на внутренней стороне обложки
инициалов и фамилий лиц, допущенных к делу,
заведение карточки учета выдачи дела,
заполнение описи документов дела,
нумерацию листов, составление заверительной надписи,
прошивку и опечатывание дела.