При заведении дела на обложке указываются:

гриф конфиденциальности дела;

название предприятия;

название структурного подразделения (если в дело помещаются документы одного структурного подразделения);

индекс (номер) дела;

заголовок дела;

год заведения дела на обложках дел с планами и отчетами (вместо крайних дат документов дела);

срок хранения и номера статей по перечню документов с указанием сроков хранения.

___________________________

(гриф конфиденциальности)

________________________________________________________

(название предприятия)

________________________________________________________

(название структурного подразделения)

ДЕЛО № ТОМ №

________________________________________________________.

________________________________________________________

________________________________________________________.

«___» __________ 20 ___ г «___» __________ 20 ___ г (крайние даты документов)

На ____________ листах Хранить __________ ст. № ________ перечня

КАРТОЧКА УЧЕТА ВЫДАЧИ ДЕЛА

____________________________________________________________

__________________. (индекс (номер) и гриф конфиденциальности дела, номер тома, заголовок дела)

Заверительная надпись дела

Технологическая схема процесса формирования и оформления

конфиденциальных дел

1)оформление дела при его заведении;

2)оформление дела при его формировании;

3)оформление дела (тома) при его закрытии;

4)выдача закрытых дел сотрудникам и прием их от сотрудников.

1. Особенности оформления дела при его заведении

оформление обложки дела с указанием грифа конфиденциальности дела;

оформление списка сотрудников, допущенных к делу (на внутренней стороне обложки дела);

оформление карточки учета разрешений и выдачи дела (помещается в конверт на внутренней стороне обложки);

подшивка в дело чистых листов (бланков) внутренней описи документов;

внесение в номенклатуру отметки о заведении дела.

2. Особенности оформления дела при его формировании:

проставление в каждом документе под грифом ограничения доступа отметки о периоде его конфиденциальности или даты рассмотрения вопроса о снятии грифа;

внесение данных о подшиваемых документах во внутреннюю опись дела;

нумерация листов документа в деле;

при необходимости — внесение изменений в реквизиты обложки дела;

подшивка документа в дело (прошнуровывание документов), проверка правильности нумерации листов;

внесение отметки о подшивке в учетную карточку документа;

проверка правильности подшивки документа;

возврат учетной карточки документа в соответствующую картотеку.

3. Особенности оформления дела (тома) при его закрытии:

подшивка и оформление заверительного листа;

оформление итоговой записи во внутренней описи дела;

опечатывание концов шнурка на заверительном листе;

внесение итоговых сведений в реквизиты на обложке дела;

проставление отметки о закрытии дела (тома) в номенклатуре дел;

при необходимости — внесение дела в инвентарную опись законченных производством дел, картотек и журналов;

по окончании года — закрытие номенклатуры дел, всех картотек на исполненные документы и контрольных журналов учета карточек;

внесение соответствующих отметок в номенклатуру дел;

при необходимости - внесение закрытых картотек и журналов в инвентарную опись законченных производством дел, картотек и журналов.

3. Особенности выдачи законченных дел сотрудникам:

проверка работником службы КД полномочий исполнителя - наличия на обложке дела или в карточке учета разрешений и выдачи дела его фамилии в списке сотрудников, допущенных к делу (папке, альбому, дискете);

выдача дела сотруднику под роспись в карточке учета разрешений и выдачи;

помещение карточки учета разрешений и выдачи дела в картотеку «За исполнителями»;

при возврате дела сотрудником - проверка соответствия документов дела сведениям, зафиксированным во внутренней описи, контроль комплектности дела и документов, сохранности всех их элементов;

роспись работника службы КД за возврат дела в карточке учета разрешений и выдачи, а также внутренней описи документов, находящихся у исполнителя;

помещение дела и карточки в места хранения.