Учетная карточка конфиденциального документа (оборотная сторона)

Процедура формирования картотек

1.Распределение карточек по картотекам.

2.Внесение отметки о местонахождении документа в контрольный журнал.

3.Фиксирование в карточке росписи за получение документа.

4.Помещение карточки в картотеку.

5.Поиск сведений о документах и выдача ответов на запросы по документам.

6.Ведение (актуализация) картотеки.

Автоматизированный учет поступивших документов и формирование справочно- информационного банка данных

1.Подготовки поступивших документов к вводу в

ЭВМ.

2.Ввод исходных сведений о поступивших документах в автоматизированный банк данных.

3.Ввод в автоматизированный банк данных электронных документов и аналогов бумажных документов.

4.Распечатка на бумажном носителе учетных сведений о поступивших документах.

5.Ежедневная проверка правильности регистрации документов и их наличия.

Вопрос 3: «Распределение и рассмотрение входящих документов»

Процедура передачи документов

предусматривает:

распределение документов;рассмотрение документов руководителем;

непосредственную передачу документов исполнителям или на другие участки службы КД.

Распределение

документов

Основная цель распределения КД -

определение рационального пути (маршрута) движения документа в

соответствии с его функциональной

принадлежностью и местом в

разрешительной системе доступа к конфиденциальным документам.

Направления движения

документов

Реализация системы

доступа к КД

Основывается на анализе их содержания.

Любое обращение к КД, ознакомление с ним в любой форме (в том числе

случайное, несанкционированное) обязательно фиксируется.

Этот факт указывается в карточке учета осведомленности сотрудника в

конфиденциальной информации.

Доступ к конфиденциальным массивам электронных документов, базам данных

Главные этапы доступ:

доступ к ПК, серверу или рабочей станции;

доступ к машинным носителям информации, хранящимся вне ЭВМ;

непосредственный доступ к базам данных и файлам.

Особенности

ознакомления с КД

Руководитель определяет, какой информацией может пользоваться исполнитель.

Вся конфиденциальная информация

разделена на несколько частей, известных разным сотрудникам и соответствующих функциональной структуре организации.

Ценность информации снижается по мере доведения ее до отдельных исполнителей низшего звена.

Разрешение на доступ строго персонифицировано (резолюция на

документе, приказ, список-разрешение на обложке дела).

Разрабатывается именной перечень (схема), передачи типовых документов (главным специалистам, главным менеджерам).

Сотрудники, которым руководитель не

адресует документ, не только не имеют права доступа к нему, но и не должны знать о существовании такого документа и исходных данных о нем!