Защита и обработка конфиденциальных документов

Лекция № 2:

«Понятие

и структура документооборота»

Вопросы:

1.Понятие документооборота и его роль в процессе управления организацией.

2.Основные правила организации документооборота в учреждении.

3.Типовой состав технологических стадий входного, выходного и внутреннего документопотоков.

Вопрос №1: «Понятие документооборота и его роль в процессе управления организацией»

Документооборот - движение документов в организации с момента их создания или получения до завершения исполнения или отправки.

Организация документооборота - это правила, в соответствии с которыми происходит движение документов в учреждении.

Документооборот - важнейшее звено делопроизводства

Определяет:

–инстанции движения документов;

–скорость движения документов.

Качество организации документооборота является основой обеспечения защиты информационных ресурсов предприятия или организации!

Вопрос №2: «Основные правила организации документооборота в учреждении»

Документооборот - сложный технологическим процесс с различными параметрами, связанными с процессами документирования и со всей деятельностью организации.

Организация документооборота - все операции по приему, передаче,

составлению, согласованию, оформлению, удостоверению и отправке документов.

Правила организации документооборота

Правила организации документооборота отражаются в организационных документах:

–устав;

–положения;

–приказы о распределении обязанностей;

–организационная структура учреждения и т.д.

В Инструкции по работе с документами

правила закрепляются вторично.

Кроме того, необходимо:

единообразие в порядке прохождения и процессах обработки основных категорий документов, исходя из того, что каждое перемещение документа должно быть оправданным;

сокращение инстанций прохождения документов (за счет исключения технологических операций по обработке документов и управленческих звеньев, не обусловленных деловой необходимостью);

исключение или максимальное ограничение возвратных движений документов (при их обработке - регистрация и доставка, при их подготовке — визирование и согласование и т.д.).

При этом главное:

Основной организационный принцип службы делопроизводства -

специализация, возможность централизованного выполнения однородных технологических операций, эффективного использования средств оргтехники и персонала.

Характеристики

документооборота

Маршрут движения (включает все инстанции на пути движения документа от создания черновика (или от получения) до подшивки в дело;

Время, затрачиваемое на прохождение документов по маршруту.

Главное правило организации документооборота - оперативное прохождение документа по оптимальному маршруту с наименьшими затратами времени.