Процедура распределения и вскрытия пакетов:

1.Передача по принадлежности пакетов, не подлежащих вскрытию на входящем участке.

2.Вскрытие пакетов, конвертов.

3.Проверка соответствия содержания реквизитов на пакете и в документе, подсчет количества листов.

4.Проверка наличия приложений (если они имеются), их комплектности и соответствия содержания их реквизитов и количества листов данным, указанным в сопроводительном письме;

5.Скрепление листов документа и передача его на регистрацию, в том числе на другие участки службы документации.

Процедура закрытия журнала учета пакетов

1.Проставление учетных входящих номеров поступивших документов в журнале учета пакетов.

2.Проставление ежедневной итоговой записи об общем количестве зарегистрированных документов в журнале учета пакетов.

Процедура выделения конфиденциальных документов

1.Просмотр всех документов входного потока, не имеющих грифа обозначения ценности или конфиденциальности .

2.Сравнение содержания (темы) поступивших документов с перечнем сведений, работ и документов фирмы, подлежащих защите.

3.Проставление на выделенных документах грифа ограничения доступа или обозначения ценности, указанного в перечне.

4.Внесение в журнал учета пакетов исходных сведений о выделенных документах.

Особенности обработки пакетов

Поступающие пакеты до их вскрытия должны быть зарегистрированы в традиционном или электронном журнале учета пакетов.

Все пакеты, а также незаконвертованные документы, поступающие по любой линии связи (в том числе, получаемые от посетителей), должны приниматься работником службы КД, или секретарем-референтом.

Вводить электронные документы, а также

электронные аналоги бумажных документов до регистрации сразу в базу данных не допускается.