Тема 2. Поиск документов с помощью Карточки поиска

[Откройте слайд 30]

I. Сведения и навыки, которые должны получить пользователи

1. В каких случаях эффективен поиск документов через Карточку поиска.

2. Какова методика работы с Карточкой поиска (какие поля в каких случаях лучше использовать, сколько полей заполнять и т.д.).

3. Словари полей. Как задать нужное значение в словаре и занести его в поле Карточки поиска.

4. Какова методика заполнения полей "Название документа" и "Текст документа".

5. Как работать с полем "Дата".

6. В каких случаях и как можно использовать логические условия в словарях.

II. Замечания и советы преподавателю

1. При объяснении материала данной темы надо одновременно решать две задачи: знакомить слушателей с методикой поиска документов в различных ситуациях и объяснять технические вопросы работы с Карточкой поиска. Технических вопросов довольно много, а время, отводимое на обучение, ограничено. Поэтому подбирайте примеры таким образом, чтобы на одном примере показать в комплексе сразу несколько свойств и возможностей – и по методике поиска, и технического характера.

2. Обратите внимание пользователей на необходимость очистки Карточки поиска перед началом составления каждого нового запроса.

3. При заполнении строки поиска в словаре поля имеет смысл специально задать неверное значение, которого нет в словаре. Показать, что набираемое в строке поиска значение в определенный момент (когда в словаре не остается значений, соответствующих набранному фрагменту) меняет цвет на красный. Обратите внимание на то, что содержание отфильтрованного словаря не меняется по сравнению с полученным на предыдущем шаге, что позволяет сориентироваться в списке и выбрать нужное значение, например, перебором (если оставшийся список не очень велик).

4. Рекомендуйте обучающимся при работе с фильтром обязательно отмечать галочкой нужное значение словаря перед тем, как нажимать кнопку , даже если в словаре осталось одно требуемое значение. Иначе в другой ситуации, когда в словаре останется несколько значений, пользователь "на автомате" может занести в поле не то значение, которое ему требуется, а то, на котором установился курсор по умолчанию.

5. При использовании полей "Название документа" и "Текст документа" обратите внимание пользователей на необходимость проверки правильности формулировок: система проверит орфографию и, если заданного слова не существует, выдаст соответствующее сообщение. Но могут быть случаи, когда ошибка в написании допущена, а неверно набранное слово при этом существует. В результате искомые документы не будут найдены.

III. Конспект для преподавателя

Рекомендация для преподавателя. В конспекте приведено довольно большое количество сведений, которые следует донести до слушателей. Не надо все их давать сразу. Сначала сообщите общие сведения (что такое Карточка поиска, каковы принципы ее заполнения). Затем обязательно сравните возможности Быстрого поиска и Карточки поиска для поиска конкретных документов; выделите случаи, когда применение Карточки поиска удобнее. Другие вопросы, связанные с использованием Карточки поиска (как использовать словари, что и как задавать в полях), объясняйте по ходу выполнения примеров.

Также при выполнении примеров попутно покажите ряд полезных возможностей системы КонсультантПлюс, таких как изменение шрифта и пр.

Использование Быстрого поиска и Путеводителей КонсультантПлюс – как правило, наиболее быстрый и эффективный путь получения необходимой информации в системе. Наряду с этим КонсультантПлюс предоставляет широкие возможности воспользоваться и традиционными способами получения информации из правовых актов, консультаций, судебной практики и т.д. Для их эффективного поиска в КонсультантПлюс имеется целый спектр различных инструментов.

Все они доступны сразу при входе в систему через Стартовое окно, а также в дальнейшем из любого места системы через Панель быстрого доступа.

Рекомендация для преподавателя. Перечислите некоторые из поисковых задач и укажите, с помощью каких инструментов, доступных через Панель быстрого доступа или из Стартового окна, они могут быть решены. Основные поисковые задачи, которые следует упомянуть, даны ниже.

[Откройте слайд 31 ]

Поисковая задача	Инструмент Стартового окна или Панели быстрого доступа
Найти кодекс	Кнопка на Панели быстрого доступа или ссылка "Кодексы" в Стартовом окне
Найти конкретный документ, для которого известны один или несколько реквизитов	Быстрый поиск или Карточка поиска
Найти информацию по конкретному правовому вопросу, но неизвестно, в каких документах этот вопрос рассматривается	Быстрый поиск или Правовой навигатор
Найти информацию об изменениях законодательства	Кнопка на Панели быстрого доступа или ссылка "Обзоры законодательства" в Стартовом окне.
Найти материалы, опубликованные в бухгалтерских и юридических изданиях	Ссылка "Пресса и книги" в Стартовом окне.

Что такое Карточка поиска. Поисковые поля. Словари

Ранее мы разобрали, как можно использовать Быстрый поиск. Рассмотрим другие инструменты поиска документов, которые имеются в КонсультантПлюс, и обсудим, в каких случаях удобнее применять тот или иной инструмент.

Для поиска документов по реквизитам (в том числе когда они известны только приблизительно) или по словам (словосочетаниям) из названия или текста документа можно воспользоваться Карточкой поиска.

Чтобы ее открыть, надо нажать кнопку на Панели быстрого доступаили щелкнуть мышью по ссылке "Карточка поиска" в Стартовом окне, если вы только открыли КонсультантПлюс.

Карточка поиска представляет собой таблицу с поисковыми полями. Карточки поиска разных разделов могут отличаться количеством полей и их названиями с учетом специфики документов соответствующего раздела. Выбрать раздел для поиска можно из списка, представленного вверху справа.

В Карточке поиска с помощью кнопок ипиктографического меню можно легко изменить размер шрифта, подобрав оптимальный для себя.

Для каждого поискового поля в системе предусмотрен словарь, автоматически заполняемый и корректируемый по мере поступления документов в систему КонсультантПлюс. Для входа в словарь поля надо щелкнуть мышью по соответствующему полю.

При вводе в систему нового документа его реквизиты заносятся в соответствующий словарь. Таким образом, каждому элементу любого словаря соответствует хотя бы один документ из системы. Поэтому в словари входят все имеющиеся реквизиты, и нет ни одного лишнего.

При заполнении любого поля Карточки поиска в нижней части окна ("подвале") немедленно актуализируется информация о том, сколько документов в каждом из доступных в данный момент для поиска информационных банков соответствует составленному запросу. Относительные размеры по вертикали Карточки поиска и "подвала" можно регулировать.

Если в разделе имеется несколько информационных банков, то подключить к поиску (или отключить от поиска) определенный информационный банк можно, установив (сняв) галочку в окошке слева от названия этого ИБ в "подвале".

Особенностью Карточки поиска раздела "Законодательство" является возможность осуществлять через нее поиск как внутри этого раздела, так и одновременно по нескольким разделам. Это позволяет не задумываться о том, в каком разделе или информационном банке находится нужный нам документ. Поэтому в большинстве случаев поиск осуществляется через Карточку поиска раздела "Законодательство". Карточки поиска других разделов используются в случае, если надо воспользоваться каким-либо специальным полем, например, полем "Автор", если требуется найти консультацию определенного автора в разделе "Финансовые и кадровые консультации".

[Откройте слайд 32 ]

Что и как задавать в Карточке поиска

Итак, Карточка поиска может быть применена в случаях, когда требуется найти документ, если известны какие-либо его реквизиты (номер документа, вид документа, принявший орган, (примерная) дата принятия) или слова, которые входят в его название или текст.

Известные данные о документе надо задать в соответствующих полях Карточки поиска. Если реквизиты известны приблизительно, то следует задать несколько возможных значений, соединив их логическим условием ИЛИ (для поля "Дата" задать диапазон дат). Очевидно, что наличие точных реквизитов документа позволяет найти его без особого труда.

При заполнении полей Карточки поиска следует обращать внимание на информацию о количестве документов из разных ИБ, удовлетворяющих запросу, которая располагается в нижней части Карточки поиска. После заполнения очередного поля количество документов, удовлетворяющих запросу, будет уменьшаться. Указанная информация поможет принять решение: сформировать список или уточнить запрос. Обычно достаточно заполнить не более двух-трех полей, чтобы получить не слишком большой список документов, в котором будет легко найти требуемый.

Не надо стараться заполнить как можно больше полей Карточки поиска: вы можете указать неверный реквизит документа, и документ не будет найден. Но даже если все реквизиты будут указаны правильно, все равно в большинстве случаев просто будет выполнена лишняя работа. Как было сказано, обычно достаточно заполнить не более 2-3 полей, чтобы получить список, удобный для просмотра (таковым можно считать список из 30-50 документов).

Наиболее простой для поиска необходимого документа вариант – когда известен номер документа: в большинстве случаев достаточно указать только этот реквизит.

[Откройте слайд 33 ]

Сравнение возможностей Карточки поиска и Быстрого поиска

Заметим, что поиск конкретного документа может быть осуществлен, как мы видели, и с помощью Быстрого поиска. Возникает вопрос, в каком случае для поиска документа лучше использовать Быстрый поиск, а в каком – Карточку поиска.

Как правило, удобнее использовать Быстрый поиск. Карточку поиска же рекомендуется использовать в следующих случаях:

• Когда известна только примерная дата принятия документа (например, документ был принят в таком-то месяце или году);

• Когда возникает необходимость использовать логические операторы (например, документ был издан совместно несколькими госорганами);

• Когда возникает необходимость ограничить область поиска (например, необходимо искать только среди документов, принятых конкретным органом – к примеру, среди документов ЦБ РФ);

• Когда надо задать в названии документа одни слова, а в тексте документа – другие;

• Когда известен номер документа и он довольно сложный: при поиске через Карточку поиска снижается риск ошибиться при наборе номера, поскольку существует подсказка в виде словаря;

• Когда необходимо совместить несколько условий поиска одновременно (например, искать только среди документов Минфина РФ, принятых в определенный промежуток времени).

Поля "Номер", "Вид документа", "Принявший орган", "Номер в Минюсте"

Выбор значений в словарях полей "Номер", "Вид документа", "Принявший орган", "Номер в Минюсте" проводится по одному алгоритму. Установив курсор на поле, следует начать набирать требуемое значение. Автоматически откроется словарь, в поисковой строке которого появятся набранные символы. При наборе каждого последующего символа встроенный фильтр будет оставлять в словаре только те значения, которые соответствуют набранному в поисковой строке фрагменту. Требуемое значение набирать в поисковой строке полностью не обязательно: как только в словаре останется немного значений, можно визуально найти нужное и отметить его галочкой.

Если в строке поиска набрано значение, которого нет в словаре, то оно изменит цвет на красный. Неверно набранный символ можно удалить с помощью клавиши Backspace. Полностью очистить поисковую строку можно с помощью кнопки , расположенной справа от поисковой строки.

Если в поле надо занести только одно значение, достаточно в словаре установить на него курсор и нажать кнопку , расположенную в нижней части окна поля, либо нажать клавишу Enter.

Особенностью словаря "Принявший орган" является то, что в нем можно выбрать вариант отображения названий: либо полные названия, либо их общепринятые сокращения и аббревиатуры. В поисковой строке можно задавать любой вариант.

Поле "Дата"

Поле "Дата" имеет две вкладки – "Выбрать из словаря" и "Задать". Во вкладке "Выбрать из словаря" приведен список всех дат, которым соответствует хотя бы один документ в системе. Нужную дату следует задать с клавиатуры, но без набора разделительных точек. Этой вкладкой можно воспользоваться, если известна точная дата принятия документа.

Если же дата приятия документа известна примерно, то следует воспользоваться вкладкой "Задать", в которой задается временной период.

Даты можно задавать с клавиатуры (разделительные точки не набираются) или же воспользоваться встроенным календарем, в котором следует выбрать год, месяц и день.

Отметим, что вкладку "Задать" можно использовать и в случае, когда дата принятия известна точно, воспользовавшись имеющейся во вкладке опцией ввода точной даты.

Поле "Название документа"

Поле "Название документа" содержит три вкладки: "Основной поиск", "Расширенный поиск" и "Поиск со словарем". Большинство поисковых задач можно решить, используя вкладку "Основной поиск". В этом случае система сама подберет необходимые параметры поиска, обеспечивающие оптимальный результат.

Запрос в этой вкладке вводится в поисковую строку, аналогичную по виду строке Быстрого поиска. Установив курсор на поле "Название документа", просто набираем одно или несколько слов или целую фразу. В результате будут найдены документы, в названии которых содержатся все эти слова (причем в любом порядке и с любыми окончаниями).

Если название документа известно только приблизительно, указывайте те слова, которые отражают его суть и точно в нем присутствуют.

По умолчанию введенные слова будут найдены во всех формах согласно правилам русского языка.

Слова для поиска следует вводить полностью, например: НЕДВИЖИМОЕ ИМУЩЕСТВО; ОСНОВНЫЕ СРЕДСТВА и т.п.

Вместо полных терминов можно задавать их общепринятые сокращения и аббревиатуры, например, ЗАРПЛАТА, НДС. Система найдет документы, в названии которых встречаются как полные термины, так и их сокращения или аббревиатуры.

Также возможен поиск по началу слова, но в этом случае обязательно следует использовать символ "*", например: БУХ* УЧЕТ*.

Система проверит орфографию набранных слов и при необходимости выдаст сообщение об ошибке.

Поле "Текст документа"

Как и в поле "Название документа", в поле "Текст документа" имеется три вкладки: "Основной поиск", "Расширенный поиск" и "Поиск со словарем". В большинстве случаев достаточно использовать вкладку "Основной поиск".

Составление поисковых выражений аналогично тому, как это делается в такой же вкладке поля "Название документа". В поисковую строку следует вводить слова и фразы, входящие в текст искомого документа. Слова можно вводить в любой грамматической форме, можно использовать общепринятые сокращения и аббревиатуры. В системе используются оптимальные настройки, которые подходят для быстрого поиска документов в большинстве случаев. Будут найдены документы, содержащие все заданные слова в любом порядке, но на ограниченном расстоянии друг от друга. В этом отличие поиска по полю "Текст документа" от поиска по полю "Название документа": здесь пробел между словами воспринимается как логическое условие "РЯДОМ".

Поскольку система отбирает документы, в текстах которых встречаются все заданные таким образом слова, то при построении поисковых выражений следует выбирать те слова, которые наверняка должны содержаться в тексте. Следует избегать длинных фраз: в этом случае увеличивается вероятность того, что одно из слов такой фразы может отсутствовать в тексте документа.

Вкладка "Расширенный поиск" в полях "Текст документа" и "Название документа" позволяет вручную настраивать параметры поиска в соответствии со спецификой запроса. В некоторых случаях это может дать более точный результат поиска.

Рекомендация для преподавателя. При базовом обучении выполнять примеры на применение расширенного поиска не рекомендуется.

Рекомендация для преподавателя. Если позволяет время, обратите внимание пользователей на поле "Поиск по статусу". Откройте его, прокомментируйте содержание словаря. Объясните, что:

1. Значение "УТРАТИЛ СИЛУ" соответствует документам, официально признанным прекратившими свое действие.

2. Значение "НЕ ВСТУПИЛ В СИЛУ" соответствует вновь принятым документам, срок вступления в силу которых значительно удален от момента его принятия и еще не наступил.

3. Всем остальным документам соответствует значение "ВСЕ АКТЫ, КРОМЕ УТРАТИВШИХ СИЛУ И НЕ ВСТУПИВШИХ В СИЛУ". Таким образом, данное значение присваивается как действующим документам, так и документам, имеющим какие-либо ограничения в действии во времени, в определенной части, или не подлежащие применению по определенным причинам. Полную информацию о возможности применения документа можно получить только при внимательном изучении документа, в частности, справки к документу. Об этом подробнее будет рассказано позже.

[Откройте слайд 34 ]

Пример 10. Поиск документа по номеру.

Цели примера.

1. Показать, как искать документ по его точным реквизитам.

2. Показать, как работать со словарем поля Карточки поиска.

Рекомендуемые примеры: 105, 30, 126, 37, 32, 29.

Основные акценты.

1. В ситуации, когда из всей информации о документе известен и его номер, в первую очередь надо задавать именно номер.

2. Набирать номер документа в поле "Номер" можно сразу, не открывая словарь. Это относится и к другим полям Карточки поиска (кроме поля "Дата").

3. После заполнения очередного поля надо посмотреть, какое количество документов удовлетворяет запросу, и на основании этой информации принять решение: уточнить запрос, заполнив другие поля Карточки поиска, или уже строить список документов.

4. Вернуться в Карточку поиска можно или по кнопке пиктографического меню, или по кнопке на Панели быстрого доступа.

Рекомендация для преподавателя. На данном примере можно обсудить вариант неверного набора символа в поисковой строке словаря.

□

Чтобы сделать новый запрос в Карточке поиска, ее необходимо предварительно очистить. Очистить всю Карточку поиска можно с помощью кнопки . Можно также очистить отдельное поле – для этого следует воспользоваться кнопкойв конце соответствующего поля.

[Откройте слайд 35 ]

Пример 11. Поиск документа по номеру (на самостоятельную работу).

Цели примера.

Закрепить навык поиска конкретного документа по номеру.

Рекомендуемые примеры: 30, 105, 126, 37, 32, 29.

□

Рекомендация для преподавателя. Давать или не давать пример на самостоятельную работу – решайте сами по ситуации. Если время позволяет, то пример рекомендуется дать: это закрепит навык пользователя.

Вывод по примеру

Итак, если известен номер документа, то удобнее искать документ через Карточку поиска, причем, как правило, достаточно заполнить только одно поле – поле "Номер".

[Откройте слайды 36 - 38]

Примеры 12-14. Поиск документа, если известна примерная дата принятия и дополнительно другие реквизиты документа (принявший орган, вид документа), или слова из названия или текста документа. Изменение размера шрифта в списке и тексте.

Цели примеров.

1. Показать использование поля "Дата".

2. Научить отслеживать количество найденных документов при заполнении полей и при необходимости уточнять запрос по другим полям. Проиллюстрировать принцип последовательного уточнения запроса путем заполнения дополнительных полей Карточки поиска.

3. Показать методику заполнения полей "Название документа" и "Текст документа".

4. Научить изменять размер шрифта в окне со списком и текстом (в одном из примеров).

Рекомендуемые примеры: 12, 13, 35, 37.

Основные акценты.

1. Возможность задать диапазон дат, если дата принятия документа известна приблизительно.

2. Даты можно задавать двумя способами:

• "вручную", но без разделительных точек;

• воспользовавшись встроенным календарем; в этом случае сначала задается год, затем, месяц, затем день.

3. При использовании поля "Принявший орган" можно задавать как полные, так и сокращенные названия.

4. В поле "Название документа" следует указывать 2-3 слова, которые отражают суть названия и обязательно в нем присутствуют.

5. В поле "Текст документа" лучше указывать 2-4 слова (или небольшую фразу), которые отражают суть документа и обязательно в нем присутствуют.

6. Для изменения размера шрифта в окне со списком или с текстом документа используются кнопки и.

Рекомендация для преподавателя. Следует выполнить два или три примера в зависимости от ситуации: наличии времени, силы слушателей и т.д. Один пример можно дать на самостоятельную работу.

□

Вывод по примерам

Если дата принятия документа известна только приблизительно, следует использовать Карточку поиска, в которой можно задать диапазон дат, в течение которого документ был принят.

[Откройте слайд 39]

Использование логических условий

Одной из особенностей Карточки поиска является то, что при заполнении полей она позволяет выбрать несколько значений и соединить их логическими условиями (И, ИЛИ, КРОМЕ). Это позволяет использовать ее для поиска в ряде ситуаций, когда другие средства поиска оказываются неэффективными.

Перечислим некоторые из таких ситуаций, которые встречаются довольно часто.

• Искомый документ принят совместно несколькими органами. В этом случае удобно в поле "Принявший орган" выбрать все соответствующие значения и соединить их логическим условием И.

• Искомый документ содержит в качестве приложения другой: например, приказ утверждает инструкцию. В этом случае можно в поле "Вид документа" выбрать значения ПРИКАЗ и ИНСТРУКЦИЯ и соединить их логическим условием И.

• Вы не уверены в точности некоторых реквизитов искомого документа, например, документ является то ли приказом, то ли письмом и т.д. В этом случае можно выбрать оба значения и соединить их условием ИЛИ. Другой случай: точная дата принятия документа неизвестна, известен только диапазон. В этом случае можно воспользоваться полем "Дата", где указать этот диапазон – как в выполненных примерах.

Во всех таких случаях Карточка поиска позволяет быстро найти требуемый документ.

[Откройте слайд 40]

Пример 15. Поиск документа, если документ принят одновременно несколькими органами власти и управления, либо документ содержит приложения (использование в запросе логического условия И).

Цели примера.

1. Показать эффективность использования логических условий для поиска документа.

2. Научить задавать логические условия в словарях.

Рекомендуемые примеры: 96.

Основные акценты.

Использование в поле Карточки поиска логического условия И позволяет существенно сократить итоговый список документов и тем самым облегчить поиск нужного документа.

□

[Откройте слайд 41]

Пример 16. Поиск документа, если некоторые реквизиты известны приблизительно (использование в запросе логического условия ИЛИ).

Цели примера.

1. Показать эффективность использования логических условий для поиска документа.

2. Научить задавать логические условия в словарях.

Рекомендуемые примеры: 97.

Основные акценты.

Возможность использовать в поле Карточки поиска логическое условие ИЛИ позволяет найти нужный документ, даже если мы не знаем его точных реквизитов.

□

Рекомендация для преподавателя. При недостатке времени тему логических условий можно опустить или же ограничиться только одним примером на применение логического условия.

[Откройте слайд 42]

Пример 17. Поиск документа с использованием различных полей Карточки поиска.

Цели примера.

Закрепить навык поиска конкретного документа с использованием Карточки поиска.

Рекомендуемые примеры: 34, 33, 106, 100, 10, 35, 105, 12, 13, 126, 37, 32, 30.

□

Рекомендация для преподавателя. Давать или не давать пример на самостоятельную работу – решайте сами по ситуации. Если время позволяет, то пример рекомендуется дать: это закрепит навык пользователя.

[Откройте слайд 43]

Общие выводы по теме

1. Карточка поиска – одно из эффективных средств поиска документов, если известна какая-либо информация о документе: реквизиты (пусть даже приблизительно), слова из названия или текста документа.

2. При использовании Карточки поиска, как правило, достаточно заполнить не более 2-3 полей, чтобы получить список, удобный для просмотра. Если известен номер документа, то в большинстве случаев достаточно заполнить только этот реквизит.

3. Возможность задавать диапазон дат и использовать логические условия при составлении запросов по Карточке поиска позволяет быстро находить нужные документы в тех случаях, когда другими средствами поиска (например, Быстрым поиском) сделать это сложнее.

4. Возможность выбора значений из словарей минимизирует риск сделать орфографическую ошибку в запросе.

<Если проводится коллективное обучение,

то в этот момент рекомендуется сделать перерыв 20 минут>