Тема 7. Сохранение результатов работы

[Откройте слайд 69]

I. Сведения и навыки, которые должны получить пользователи

1. Печать документа и его части

• настройки шрифтов;

• подсчет страниц для печати;

• предварительный просмотр печати;

• другие настройки печати.

2. Сохранение в файл.

3. Копирование в MS-Word. Два варианта копирования (при открытом и закрытом текстовом редакторе).

4. Непосредственное открытие бланков в MS-Word или MS-Excel.

5. Отправка документа по электронной почте.

II. Замечания и советы преподавателю

1. Предложите пользователям самостоятельно выполнить 1-2 примера на поиск документов и затем на примере этих документов объясните темы "Печать", "Копирование в Word", "Отправка документа по электронной почте".

Рекомендуемые примеры: 18, 14, 106, 75, 74.

2. Тему "Сохранение в файл" при недостатке времени можно опустить.

III. Конспект для преподавателя

[Откройте слайд 70]

Отправка документа по электронной почте

С помощью кнопки можно через установленную на компьютере почтовую программу отправить в виде текстового вложения документ или несколько документов из системы КонсультантПлюс. Если отправка осуществляется из окна со списком, то система запросит уточнения, что отправлять: можно отправить только названия документов из списка, а можно выбрать поля для отправки из предложенного системой перечня.

Печать документа

Находясь в тексте документа, можно распечатать этот текст целиком либо его часть, пометив нужный фрагмент клавишей Insert или левой кнопкой мыши. (Можно выделить сразу несколько фрагментов для печати). Если не отмечена ни одна строка, то по умолчанию печатается весь текст.

Можно выбрать тип, стиль и размер шрифта для печати, причем отдельно для каждого элемента текста (непосредственно текста документа, текста комментариев, заголовков и пр.). Для этого надо в главном меню выбрать команду "Сервис/Настройки", и в появившемся окне "Настройки" выбрать вкладку "Шрифт для печати".

Количество страниц, которые будут распечатаны, можно узнать, щелкнув мышью по ссылке "Страница: Посчитать" на Правой панели в тексте документа.

Как и в текстовом редакторе MS-Word, можно предварительно посмотреть, в каком виде будет распечатан документ, с помощью кнопки (Предварительный просмотр печати) пиктографического меню.

Для печати необходимо нажать кнопку (Печать) пиктографического меню. Откроется диалоговое окно "Печать". Дальнейшие действия не отличаются от печати из любых других приложений Windows.

Сохранение в файл

Можно сохранить в файл тексты или фрагменты текстов документов.

Для создания файла используется кнопка (Сохранить в файл) пиктографического меню. В появившемся окне можно выбрать директорию, задать название и тип файла, в частности:

• текст — MS-DOS формат (*.txt), если работа с файлом планируется с помощью программ, поддерживающих формат .txt;

• текст в формате RTF (*.rtf), если планируется работа с программами, поддерживающими формат .rtf.

Затем следует нажать кнопку . С созданным файлом можно работать обычным образом, как с любым другим текстовым файлом.

Копирование в MS-Word

Система КонсультантПлюс позволяет в удобной для пользователя форме копировать выделенные фрагменты текста или весь текст документа из системы в текстовый редактор MS-Word.

Возможны два варианта копирования.

1-й вариант

Мы находимся в текстовом редакторе MS-Word, и возникла необходимость ввести в редактируемый текст документ (или часть документа) из системы КонсультантПлюс.

В этом случае надо:

• установить курсор в то место редактируемого текста, куда требуется внести документ из системы КонсультантПлюс;

• не выходя из редактора MS-Word, запустить систему КонсультантПлюс, найти требуемый документ и войти в его текст;

• если надо скопировать только фрагмент текста, то необходимо выделить этот фрагмент; если требуется скопировать текст документа целиком, то выделять ничего не нужно;

• щелкнуть мышью по кнопке пиктографического меню;

• появится окно, в котором система предложит выбрать, куда следует копировать текст: в уже открытый документ, в то место, где стоит курсор, или же в новый документ; следует выбрать первый вариант;

• требуемый текст будет скопирован в открытый документ, причем в то место, где установлен курсор.

2-й вариант

Мы работаем с системой КонсультантПлюс и возникла необходимость скопировать текст документа (или его фрагмент) в текстовый редактор MS-Word.

В этом случае надо:

• если требуется скопировать только фрагмент текста, то выделить этот фрагмент; если требуется скопировать текст документа целиком, то выделять его не нужно;

• щелкнуть мышью по кнопке пиктографического меню;

• автоматически будет открыт текстовый редактор MS-Word, в нем будет создан новый документ, в который будет перенесен искомый текст документа из системы КонсультантПлюс.

При копировании выделенных фрагментов текста можно выбрать опцию "Добавить информацию об источнике". При выборе этой опции непосредственно под скопированным текстом автоматически будет добавлена информация о документе, фрагмент которого копировался, включая информацию о местонахождении фрагмента в структуре документа (раздел, глава, статья).

Рекомендация для преподавателя. Покажите оба варианта копирования текста документа в MS-Word: при изначально закрытом редакторе и при предварительно открытом редакторе.

Непосредственное открытие бланков в MS-WordилиMS-Excel

При описанном выше копировании текстов документов из системы КонсультантПлюс в MS-Word имеются некоторые ограничения, связанные с дальнейшим редактированием документа, в частности, не всегда удается сохранить соответствие оригиналу по форме (расположение таблиц на страницах и т.п.). Поэтому очень важной возможностью, предоставляемой системой КонсультантПлюс, является возможность открывать бланки непосредственно в MS-Word или MS-Excel. Бланки представлены в файлах для MS-Word или MS-Excel и точно соответствуют оригиналу по всем параметрам (по размеру таблиц, по расположению на листе, количеству листов в форме), их можно заполнять в электронном виде без искажения формы. При этом сохраняется стандартное представление того же бланка в документе информационного банка системы КонсультантПлюс.

Быстрый доступ к большинству широко востребованных форм осуществляется через раздел "Справочная информация" (мы об этом говорили).

В разделе "ФОРМЫ В MS-WORD И MS-EXCEL" собраны в виде списков формы:

• бухгалтерской отчетности (для организаций, использующих Общий план счетов);

• налогового учета и отчетности;

• первичных учетных документов;

• статистического наблюдения.

Найдя в этих списках название нужной формы (для этой цели можно использовать оглавление или поиск фрагмента текста), следует щелкнуть мышью по соответствующей гипертекстовой ссылке, после чего мы попадем в документ, утвердивший эту форму, причем непосредственно к этой форме.

О возможности открыть форму непосредственно в MS-Word или в MS-Excel говорит гипертекстовая ссылка "См. данную форму в MS-Word", либо гипертекстовая ссылка "См. данную форму в MS-Excel", помещенная перед текстом этой формы. Щелкнув по этой ссылке, мы откроем соответствующий редактор с шаблоном формы. Останется только заполнить ее, используя возможности редактора.

[Откройте слайд 71]

Пример 22. Заполнение стандартной формы в MS-Word или MS-Excel.

Цели примера.

1. Показать, как заполнять формы в MS-Word или MS-Excel, представленные в разделе "Справочная информация".

Рекомендуемые примеры: 25, 115, 31, 24.

Основные акценты.

1. Можно ознакомиться с рекомендациями по заполнению формы. Для этого надо обратиться к третьему столбцу в таблице со списком форм, где находится соответствующая ссылка.

□

Заключение

Быстрый переход к последним просмотренным документам

В заключение рассмотрим еще одно полезное свойство системы. Давайте вернемся в Стартовое окно системы. Для этого нажмем кнопку . Мы видим, что в Стартовом окне представлен список последних просмотренных вами документов. Используя этот список, можно быстро перейти к документам, с которыми мы недавно работали.

[Откройте слайд 72]

Заключительные выводы

Итак, мы познакомились с основными возможностями системы КонсультантПлюс. Узнали, как можно быстро найти и проанализировать информацию по возникшей ситуации с помощью Путеводителей КонсультантПлюс, найти отдельные документы и составить подборки документов по практическому вопросу, найти информацию об изменениях в законодательстве, получить различного рода справочную информацию. Выяснили, как эффективно разобраться в информации из найденных документов, как получить дополнительную информацию через связи к найденным документам. Наконец, мы научились сохранять результаты своей работы с документами из системы: сохранять их в файл, распечатывать, копировать тексты в MS-Word, отправлять по электронной почте.

[Откройте слайд 73]

Уверены, что КонсультантПлюс всегда будет надежным помощником в вашей профессиональной деятельности при решении любых проблем, связанных с использованием правовой информации. При необходимости в дальнейшем вы всегда можете обратиться в обслуживающий вас сервисный центр КонсультантПлюс, где вам помогут в решении возникших проблем.