- •1. Возникновение делопроизводства в Киевской Руси (IX-XI в.В.)
- •2. Делопроизводство в период феодальной раздробленности (XII – XIV в.В.)
- •3. Делопроизводство периода образования и становления Русского централизованного государства (XV-XVII века).
- •4. Организация движения документов, регистрация, контроль за их исполнением, систематизация хранения документов в XVI – XVII вв.
- •5. Организация управления в Российской империи в первой половине XVIII.
- •6. Состав документов, правила их составления в первой половине XVIII века.
- •7. Организация движения документов, их регистрация, систематизация и организация хранения в XVIII в.
- •8. Организация управления и развитие делопроизводства в Российской империи во второй половине XVIII.
- •9. Государственное управление Российской империи в первой половине XIX века. Общая организация делопроизводства.
- •10. Документирование управленческой деятельности в первой половине XIX века.
- •11. Организация движения документов, их регистрация, контроль за исполнением, систематизация документов, организация их хранения в первой половине XIX века.
- •12. Государственное управление Российской империи во второй половине XIX – нач. XX.
- •13. Делопроизводство учреждений Российской империи во второй половине XIX – нач.XX века.
- •14. Новые тенденции в развитии документирования. Рационализация делопроизводства в отдельных ведомствах во второй половине XIX – нач.XX в.
- •15. Становление советского делопроизводства. Первые декреты советской власти о демократизации деятельности советских учреждений.
- •23. Деятельность Главного архивного управления (гау) ссср по методическому руководству делопроизводства в годы Великой Отечественной войны.
- •24. Государственное делопроизводство в 1960-2000
- •25. Разработка егсд и создание единых стандартов управленческой документации.
- •26. Развитие работ по стандартизации и унификации управленческих документов в 90-ые годы XX в.
- •27. Типовая инструкция по делопроизводству в министерствах и ведомствах рф (1993 г).
- •28. Нормативно-методическое регулирование документационного обеспечения управления.
- •29. Организация службы документационного обеспечения управления
- •30. Функции, должностной и численный состав службы документационного обеспечения управления.
- •31. Нормативно-методическая регламентация службы документационного обеспечения управления.
- •32. Понятие и принципы организации документооборота. Нормативно-методическая регламентация организации документооборота.
- •33. Качественные и количественные характеристики документооборота. Пути совершенствования организации документооборота.
- •34. Этапы движения и порядок обработки входящих документов.
- •Первичная обработка документов
- •Предварительное рассмотрение
- •Распределение документов
- •Регистрация документов
- •Рассмотрение руководством
- •Передача на исполнение
- •38. Этапы движения и порядок обработки исходящих документов.
- •39. Этапы движения и порядок обработки внутренних документов.
- •40. Понятие и общие правила регистрации документов.
- •42. Организация информационно-справочной работы. Информационно-поисковая система по документам организации.
- •43. Цели и направления контрольной деятельности. Текущий и итоговый контроль.
- •44. Понятие и назначение номенклатуры дел. Требования к составлению номенклатуры дел.
- •45. Типовая, примерная и индивидуальная номенклатуры дел. Правила заполнения и оформления номенклатуры.
- •46. Типовые и ведомственные перечни документов с указанием сроков хранения.
- •47. Порядок и правила формирования дел. Сроки хранения дел.
- •48. Организация оперативного хранения документов.
- •49. Понятие и значение экспертизы ценности в делопроизводстве. Принципы и критерии ценности документов.
- •50. Организация проведения экспертизы ценности.
- •51. Порядок оформления дел для передачи на архивное хранение. Составление и оформление описей дел.
- •52. Организация работы с обращениями граждан. Классификация обращений граждан.
- •53. Порядок делопроизводства по обращениям граждан.
- •54. Направления современного совершенствования документационного обеспечения управления.
47. Порядок и правила формирования дел. Сроки хранения дел.
Формирование дел проводится по правилам, которые содержатся в Основных правилах работы архивоворганизации, Типовой инструкции по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти.
При формировании дел следует соблюдать ряд правил. Их выполнение всегда поможет правильно определить место хранения любого документа.
В дело помещают только исполненные и правильно оформленные документы, которые соответствуют по виду и содержанию его заголовку. Запрещается включать в дело черновые и дублетные экземпляры документов.
Необходимо запомнить, что документы постоянного и временного сроков хранения не группируют в одно дело.
Существует правило, по которому в дело не помещают более 250 листов при его толщине не более 4 см. Это условие обеспечивает оптимальные условия для поиска информации и наименьшие трудозатраты при подготовке дел к архивному хранению. Если создается больше документов, относящихся к этому делу, заводится новый том с тем же заголовком.
Дела формируются в течение одного календарного года.
Внутри дела документы также должны систематизироваться.
В отдельные дела помещают обращения граждан, располагая их в алфавитном порядке. При этом предложения, заявления и жалобы граждан по вопросам работы организации и все документы по их рассмотрению и исполнению группируются отдельно от заявлений граждан по личным вопросам.
Документы в личных делах располагаются в хронологическом порядке по мере их поступления.
Электронные документы и базы данных формируются в дела (папки, директории) в соответствии с номенклатурой дел организации, отдельно от документов на бумажных носителях, на жестком диске специально выделенного компьютера. Электронные базы данных формируются в отдельные дела.
Сформированные и законченные дела хранятся в структурных подразделениях до передачи их в архив организации. Сохранность документов, защиту от негативного воздействия света и пыли обеспечивается хранением в запирающихся шкафах, сейфах или элеваторных картотеках.
Дела располагаются на полках вертикально. На корешке каждого дела указывается его индекс по номенклатуре. Номенклатура дел должна быть прикреплена на внутренней стороне дверцы шкафа. Чтобы найти необходимый документ, в номенклатуре находят номер соответствующего дела и затем папку с тем же номером.
В соответствии с Правилами делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти дела постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения передаются в архив федерального органа исполнительной власти не ранее чем через 1 год и не позднее чем через 3 года со дня начала их использования или хранения в структурных подразделениях. Передача дел в архив федерального органа исполнительной власти производится на основании описей дел постоянного хранения, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу, составляемых в структурных подразделениях федерального органа исполнительной власти. Дела временного (до 10 лет включительно) хранения в архив федерального органа исполнительной власти не передаются и подлежат уничтожению в установленном порядке.