Добавил:
ivanov666
Опубликованный материал нарушает ваши авторские права? Сообщите нам.
Вуз:
Предмет:
Файл:Основы проектной деятельности. Учебно-методическое пособие
.pdf
11
12. Постоянное совершенствование: внедрение обратной связи и
анализа извлеченных уроков для улучшения процессов и практик управления
проектами в будущих проектах. Постоянно ища способы совершенствования
подходов к управлению проектами, вы можете повысить эффективность
выполнения проекта.
13. Вовлечение заинтересованных сторон: поддержание открытой
коммуникации и сотрудничества с заинтересованными сторонами на
протяжении всего проекта для обеспечения удовлетворения их потребностей
и ожиданий. Вовлечение заинтересованных сторон в процессы принятия
решений и информирование их может помочь укрепить доверие к проекту и
оказать ему поддержку.
14. Управление рисками: активное выявление, оценка и смягчение
потенциальных рисков, которые могут повлиять на успех проекта.
Разработка плана управления рисками, регулярный мониторинг и
устранение рисков могут помочь свести к минимуму сбои и обеспечить
достижение целей проекта.
Интегрируя методы управления рисками и качеством в свой подход к
управлению проектами, вы можете активно решать потенциальные проблемы,
улучшать результаты проекта и повышать удовлетворенность
заинтересованных сторон.
Основные обязанности лидера включают:
1. Сбор информации и отзывов от клиентов на протяжении всего
проекта.
2. Анализ и планирование распределения ресурсов, включая
формирование команды.
3. Общение с командой и заинтересованными сторонами.
4. Делегирование задач при необходимости.
5. Управление проектной документацией.
6. Разработка и внедрение стратегий мотивации.
7. Устранение непредвиденных проблем, конфликтов и рисков для
обеспечения своевременного завершения проекта.
Основную роль лидера проекта можно сравнить с ролью дирижера,
задающего темп проекту, направляющего усилия по решению проблем,
быстро выявляющего ошибки и дающего эффективные рекомендации по
устранению недостатков.
Процессы управления проектами
Ниже описаны ключевые процессы любого проекта.
Обычно они выполняются в последовательном порядке, но бывают случаи,
когда может потребоваться вернуться к предыдущим этапам для включения
важной информации, например, при переходе от завершения к планированию.
Исследование, инициирование и планирование
Большинство проектов инициируется в ответ на конкретную потребность.
Исследование проводится с целью сбора как можно большего количества
информации об этой потребности, которая затем используется на этапах
инициирования и планирования.
12
Инициирование включает определение целей проекта, необходимых
ресурсов и ожиданий заинтересованных сторон. Этап инициирования
завершается созданием устава проекта и предложения.
На этапе планирования определяются основные шаги, необходимые для
достижения целей проекта, их последовательность и ответственные лица.
Кроме того, анализируются потенциальные риски и стратегии их снижения.
Реализация. Этот этап предполагает непосредственное выполнение
запланированных мероприятий. Важнейшим аспектом реализации является
мониторинг эффективности работы.
Тестирование, результаты измерений и повторение.
В зависимости от типа проекта и подхода к управлению тестирование
может проводиться либо после реализации, либо одновременно.
Как только команда в ходе тестирования подтвердит, что продукт
функционирует должным образом, можно будет делать выводы. Это включает
в себя создание отчетов, документирование извлеченных уроков для будущих
проектов и создание документации продукта.
Принципы управления проектами:
1. Постановка цели проекта.
Этот принцип имеет решающее значение для каждого проекта. Цели
должны быть конкретными, измеримыми, актуальными, достижимыми, иметь
временные рамки и согласовываться всеми заинтересованными сторонами.
Цели, соответствующие этим критериям, легче оценить на предмет
достижения. При постановке цели, изучите цели устойчивого развития,
национальные стандарты.
2. Результаты проекта для целевой аудитории.
Четко обрисуйте целевую аудиторию, что он получит. Задокументируйте
эти результаты.
3. Установите четкую структуру проекта
Подробно опишите все шаги, которые команда предпримет для
выполнения проекта, переходя от стратегических целей к тактическим
задачам.
Визуальное представление, такое как диаграмма или дорожная карта,
может повысить ясность.
4. Определите роли и обязанности членов команды.
Каждый член команды должен понимать свои обязанности, структуру
отчетности и к кому обращаться с вопросами.
Этот метод повышает производительность и прозрачность, гарантируя, что
каждый понимает свои роли, снижая вероятность дублирования задач.
5. Установить руководящие принципы проекта
Нет необходимости расписывать каждый шаг для каждого члена команды;
вместо этого сосредоточьтесь на целях проекта, при необходимости, его
бюджете, ключевых ресурсах, заинтересованных сторонах и ограничениях.
13
6. Повысить подотчетность команды
Перед началом работы уточните, как взаимосвязаны задачи членов
команды, последствия задержек на разных этапах, и кто может оказать
поддержку.
7. Рассмотрите возможность удаленного сотрудничества.
Период пандемии научила нас работать удаленно, что дает новую
компетенцию и при работе с проектом. Учитывая возможность перехода
команды на удаленную работу в любое время, подготовьте инструкции
заранее, например, рекомендации по хранению данных для обеспечения
всеобщего доступа.
8. Оценить имеющиеся ресурсы
Руководитель проекта должен иметь четкое представление о времени и
бюджете, выделенных на проект, поскольку могут возникнуть расхождения
между запланированным и фактическим использованием ресурсов.
Прогнозируйте риски и их устранение. Можно порекомендовать проводить
ежемесячную стратегическую сессию.
Выявляйте потенциальные препятствия на пути своевременного
завершения проекта с помощью исследований, экспертного вклада и прошлого
опыта. Разработайте план снижения каждого риска, чтобы свести к минимуму
их влияние на ход реализации проекта.
Когда возникают неожиданные проблемы и необходимо внести
коррективы в рабочие процессы, сохраняйте спокойствие. Если вы оценили
риски и внедрили стратегии по их устранению, неожиданностей должно быть
меньше. Важно документировать любые внесенные изменения, их результаты
и потенциальные долгосрочные последствия. Документация также имеет
решающее значение для прозрачной отчетности, обеспечивая
информированность целевой аудитории о развитии проекта.
9. Способствовать эффективному общению.
Разработайте план коммуникации между членами команды,
обеспечивающий регулярное взаимодействие между членами команды и
руководителем проекта. Для успешного проекта, необходимо целевую
аудиторию проекта включать в цикл коммуникации, хотя им может и не
потребоваться подробная информация по каждому аспекту проекта.
10. Отслеживать прогресс
Руководитель проекта должен иметь в наличии инструменты мониторинга,
позволяющие постоянно отслеживать прогресс команды. Наличие
информации о состоянии проекта позволяет ему регулярно информировать
команду, способствуя высокой производительности и мотивации.
Решающее значение в этом процессе имеет установление четких
критериев мониторинга с самого начала. Это может включать измерение
показателей эффективности, соблюдения бюджета, коэффициентов
выполнения задач и других соответствующих факторов.
Продвигайте прозрачность, подчеркивая честность и открытость. Важно,
чтобы члены команды чувствовали, что от них не утаивают информацию и что
14
они справедливо вознаграждены за свои усилия. Используйте инструменты,
которые поддерживают прозрачность без ущерба для конфиденциальности.
Создайте благоприятную атмосферу в команде, понимая потребности и
предпочтения каждого и учитывая их.
11. Оцените результат и усилия, приложенные для его достижения.
Оценка конечного результата в соотношении с затраченными ресурсами имеет
важное значение. Иногда кажущийся успешным проект может столкнуться со
значительными трудностями, приводящими к более высоким затратам, чем
первоначально предполагалось.
Поэтому крайне важно не полагаться исключительно на память в плане
сохранения всех ошибок и потенциальных решений. Составление выводов и
их документирование имеет важное значение для будущих проектов.
12. Использование систем управления проектами.
Используются задачи, которые предоставляют все необходимые функции
в одном продукте и экономят время и усилия.
13. Преимущества It систем управления проектами.
Программное обеспечение для управления проектами служит ценным
инструментом/
К преимуществам программного обеспечения для управления проектами
относятся:
1. Автоматизация процессов планирования.
2. Улучшенная командная работа и более эффективное использование
времени.
3. Напоминания о задачах для предотвращения забывания важных
задач
4. Понимание рабочей нагрузки команды.
5. Упрощенная коммуникация и обмен файлами.
6. Улучшенная отчетность и финансовая оптимизация. Внедрение
диспетчера задач требует подготовки к его интеграции в
рабочий процесс команды.
7. В бизнес-проектах требуется сформулировать добавленную
стоимость. Команда не всегда может осознавать ценность, добавляемую
продуктом, которая может варьироваться в зависимости от проекта.
Некоторые проекты могут повысить ценность благодаря управлению
качеством, в то время как другие могут уделять приоритетное внимание
постоянной обратной связи. Важно понимать, что добавленная стоимость в
конечном итоге формирует общее восприятие продукта или услуги.
Контрольные вопросы и задания к теме
2. 1 Что такое проект, проектная деятельность?
3. Какова роль в развитии личности и формировании профессиональной
компетентности.
4. История проектного метода.
5. Становление и развитие проектной деятельности в образовании за рубежом: Дж.
Дьюи, У.Х. Килпатрик и др.
15
6. Становление и развитие проектной деятельности в России:
С.Т. Шацкий. Проектный метод в образовательной практике 1920-х гг.
7. Современное состояние проектной технологии в России.
8. Изучите особенности управления проектами. Стандарты. Для чего была создана
Ассоциация управления проектами?
ТЕМА 2. ВЫБОР ТЕМЫ ПРОЕКТА И ФОРМУЛИРОВКА
ПРОБЛЕМАТИКИ ИССЛЕДОВАНИЯ.
Теоретический материал
Классификация проектов. Проекты различаются по масштабу, срокам
реализации, качеству разработки и внедрения, размеру используемых
ресурсов, месту реализации и другим параметрам.
Структура проекта.
При планировании проект рассматривается как процесс. Рассмотрение
проекта как структуры основано на системном подходе, который позволяет
разложить проект на элементы в соответствии с несколькими принципами и
атрибутами.
По природе элементов. Элементарные компоненты проекта.
Виды деятельности (процессы) как элементы проекта.
Участники проекта.
Одним из ключевых элементов структуры проекта являются его
участники. Они обеспечивают реализацию проекта. Количество участников
может варьироваться от одного до сотен, в зависимости от сложности. У
каждого из них есть свои функции, задачи, степень вовлеченности в проект и
свой уровень ответственности за его результаты.
Идея проекта.
Существуют несколько типов идей, чаще это научные и бизнес-идеи. Здесь
различают несколько этапов жизненного цикла идеи. Научные идеи первичны.
Они рождаются в результате целенаправленной мыслительной деятельности.
Для того, чтобы иметь научную идею, необходимы глубокие знания, богатый
опыт и, конечно же, талант. Возникшая научная идея должна быть
представлена в виде научного отчета, статьи, тезисов или иным способом.
Если научная идея будет признана многообещающей, ей будет предоставлена
возможность для развития, и она перейдет в фазу научного исследования.
Научные исследования включают в себя поиск эффективного применения,
всестороннее изучение и экономическую оценку результатов научных
исследований. В результате научная идея получает всестороннее развитие и
превращается в научную разработку, положительная оценка которой
позволяет приступить к дальнейшей работе. В случае успеха они превращают
научную идею в бизнес-идею.
Бизнес-идея должна соответствовать самому важному требованию - она
должна быть способна приносить деньги. Бизнес-идея - это товар, и она
должна быть должным образом разработана.
16
Мотивами для появления новых идей могут быть:
1. Инициатива;
2. Избыточные ресурсы;
3. Неудовлетворенный спрос;
4. Реакция на административное давление;
5. Интерес.
Поиск ответов на все эти вопросы составляет деятельность по разработке
концепции проекта. Идея проекта и его концепция должны быть тщательно
проработаны. Отрицательный ответ также является хорошим и необходимым
положительным результатом, поскольку он дает основание отклонить проект,
сохранить ресурсы и избежать потерь. Из всего этого следует, что при оценке
перспективности идеи самым важным является предварительное обоснование,
которое позволяет оценить результаты реализации идеи.
Реализация идеи является задачей операционной фазы проекта. Только здесь
мы можем получить точный и окончательный ответ об эффективности идеи.
Источники идей делятся на внутренние и внешние.
Жизненный цикл проекта. Каждый проект проходит определенные этапы
в своем развитии от состояния, когда проект не существует, до состояния,
когда он больше не существует. Этот период времени между началом и
окончанием проекта называется жизненным циклом проекта.
Началом проекта можно считать:
- момент рождения идеи проекта;
- решение о реализации проекта организацией, способной на это;
- момент выделения ресурсов на реализацию проекта.
Завершением (умозаключением, завершенностью) проекта может быть:
- анализ результатов проекта;
- достижение желаемых результатов проекта;
- прекращение финансирования проекта;
- перевод членов проектной команды на другой проект;
- инициирование существенных изменений содержания и характера
проекта, т.е. мероприятий по модернизации, которые изначально не
планировались;
- дебрифинг результатов проекта.
Часто используются следующие этапы любого проекта: концептуальный,
планирование, дизайн, реализация, закрытие проекта. В бизнес- проектах,
реализуемым по международным стандартам предполагаются следующие
этапы: предынвестиционный этап, инвестиционная фаза, этап эксплуатации.
Структурирование проекта предполагает разделение его на:
1. Результаты/компоненты проекта.
2. Этапы его жизненного цикла.
3. Элементы организационной структуры.
Процесс структурирования является неотъемлемой частью планирова ния
проекта и решает следующие задачи:
1. Разбиение проекта на управляемые блоки.
17
2. Распределение обязанностей по различным элементам проекта.
3. Согласование работы с ресурсами.
4. Создание единой основы для планирования, составления бюджета и
контроля затрат (при необходимости).
5. Согласование проектной работы.
6. Создание основы для определения необходимых затрат на
реализацию проекта.
7. Заключение контрактов на выполнение определенных блоков
проекта.
8. Переход от общих целей проекта к конкретным задачам,
выполняемым отдельными исполнителями.
Постановка задачи в проекте.
Какова постановка задачи в проекте?
Постановка проблемы в проекте - это описание основных проблем,
которые необходимо решить в ходе реализации проекта. Как правило,
постановка проблемы включает в себя анализ текущей ситуации, выявление
причин проблемы и определение ее важности и влияния на заинтересованные
стороны.
Чтобы сформулировать постановку проблемы проекта, необходимо
провести анализ рынка или области, собрать данные и проанализировать их
для определения ключевых проблем целевой аудитории, которые необходимо
решить.
В постановке задачи вы описываете проблему, на решение которой
направлено ваше исследование. В вашем исследовании будут использованы
достоверные результаты для заполнения существующего пробела в знаниях.
Хотя эффективная постановка проблемы может быть краткой и сведена к
нескольким предложениям или охватывать несколько абзацев, в ней должно
быть четко сформулировано обоснование проведения исследования и его цель.
Постановка задачи не должна быть завышенной. Она должна быть
направлена на конкретный вопрос и способствовать расширению знаний по
предмету для дальнейшего изучения.
В случае исследовательского предложения вы можете включить
формулировку проблемы в начале как отдельную часть, но также желательно
придерживаться требований к предложению, если оно требует другого
формата.
Постановка задачи проекта является первым шагом в разработке проекта
и определении его целей и задач.
Актуальность проблемы.
Определение проблемы до начала исследовательского проекта позволяет
четко определить цель проекта и дает представление о его масштабе. В нем
описывается текущая проблема, предложенное вами решение и потенциальное
воздействие этого решения.
Пример проблемы поекта: при инсульте происходит разрыв или закупорка
сосудов головного мозга и клетка начинает умирать. Ежегодно в мире
18
регистрируется свыше 19 миллионов случаев инсульта и свыше 2 миллионов
от этого умирает. Но просто выжить недостаточно, требуется
длительная реабилитация. Врач может помочь 120 пациентам в год, таким
образом для реабилитации всех пациентов требуется около 160 тысяч
специалистов, которых нет в связи с чем 70% пациентов не восстанавливают
утраченные функции.
Хорошо сформулированная постановка проблемы определяет цель и план
проекта. При подаче заявки на конкурсы, гранты, субсидирование или
привлечения инвестора, становится ценным инструментом, что помогает
понять, почему вы являетесь хорошим кандидатом для финансирования или
партнерства. Например, интересная идея может привлечь внимание
потенциального предпринимателя для предоставления Вам помещения,
финансирования, предложения сотрудничества.
Для того, чтобы выбрать тему проекта, оглянись вокруг и подумай, как ты
можешь помочь миру? Выбери 1 актуальную проблему и предложи, как её
можно решить? Поверь, что даже 1 правильно-реализованная идея может
многое изменить!
Что для этого нужно?
1. Описать текущую ситуацию или проблемную область, которая
требует вмешательства проекта.
2. Выявить причины, которые привели к возникновению проблемы или
которые способствуют ее продолжению.
3. Оценить влияния этой проблемы на заинтересованные стороны,
такие как бизнес, целевая аудитория, пользователи и общество в целом.
4. Провести анализ текущей практики, подходов или решений,
используемых для решения проблемы.
5. Определить цели и ожидаемые результаты, которые должны быть
достигнуты в ходе реализации проекта.
6. Описать группы заинтересованных сторон, которые будут вовлечены
в процесс решения проблемы.
7. Определить основные ограничения и риски, которые могут
возникнуть в ходе реализации проекта.
8. Сформулировать ключевые вопросы, на которые проект должен
ответить или решить.
Как написать эффективную постановку задачи
1. Определить проблему: Начните с определения сути проблемы. Этот
шаг является основополагающим и определяющим.
2. Описать идеальный сценарий, как выглядела бы идеальная ситуация
при отсутствии вашей проблемы. В контексте исследования, направленного на
улучшение процесса, опишите ожидаемые результаты вашего исследования.
3. Обозначить существующие пробелы: Опишите текущую ситуацию,
объяснив, как, когда, и где была выявлена проблема, а также ее причину и
почему это проблема.
19
4. Описать последствия и цель проблемы: Дайте оценку воздействия
вашей проблемы. Предоставьте количественные данные и объясните суть
проблемы. Предоставьте надежные данные в поддержку ваших утверждений.
Кроме того, объясните свои конкретные цели.
5. Составить план решения проблемы: Завершите раздел «Заключение»
подробным описанием того, как внесет вклад в решение проблемы и
достижение ваших целей. Объясните потенциальное решение и его
преимущества для общества.
Постановка проблемы - одна из важнейших частей исследовательского
предложения, помогающая финансирующим организациям понять цель
инициативы.
Контрольные вопросы и задания к теме
4 вопроса для поиска идеи проекта:
Что вы хорошо умеете делать и в какой сфере у вас достаточно опыта? Что вам нравится
делать?
Возьмите тему, в которой вы хорошо разбираетесь и у вас есть опыт (первый вопрос).
Поочередно ответьте на вопросы. Какие проблемы есть в этой сфере? Кто сталкивается с
этими проблемами? Что нужно людям, которые сталкиваются с этими проблемами?
Какие инициативы поддерживают грантодатели?
Рис. 1. Икигай
1. Назовите критерии выбора идеи проекта
2. Постановка проблемы проекта
На примере из реальной жизни сформулируйте проблему и определите, в чем
заключается противоречие к ней, если оно есть
Проблема:
Существующая ситуация
Желаемая ситуация
3. Приведите пример кейса успешного проекта, который вам известен и по
различным причинам близок. Обоснуйте свой ответ:
20
Дерево проблемы поможет вам выяснить все аспекты проблемы:
Рис. 2. Дерево проблем
Создайте своё дерево проблем:
Рис. 2.1. Дерево проблем
4. Маркетинг и социальное воздействие: анализ целевой аудитории, продукта,
анализ рынка и отрасли.
Определение целевой аудитории (3D Аватар). Для построения аватара необходимо
подробно опистаь кто ваша целевая аудитория, чем занимается, как проводит время. В
этом помогут следующие вопросы:
- Дети.
- Если женат/замужем, кто его/её супруг?
Соседние файлы в предмете [НЕСОРТИРОВАННОЕ]