Добавил:
ivanov666
Опубликованный материал нарушает ваши авторские права? Сообщите нам.
Вуз:
Предмет:
Файл:Бухгалтерский учет и отчетность. Ч. 1. Учебно-методическое пособие
.pdf
ТЕМА 5. ДОКУМЕНТИРОВАНИЕ ФАКТОВ
ХОЗЯЙСТВЕННОЙ ЖИЗНИ
Вопросы:
1. Понятие бухгалтерского документа. Реквизиты документа.
2. Классификация документов. Документооборот.
3. Порядок хранения документов.
Все факты хозяйственной жизни, совершаемые на предприятии, сопро-
вождаются документами, которые составляют основу бухгалтерского учета.
Бухгалтерский документ — письменное свидетельство, которое под-
тверждает факт совершения хозяйственных операций, право на их совершение
или устанавливает материальную ответственность работников за доверенные
им ценности. Совокупность документов — это документация.
Документирование — это процесс отражения данных в соответствую-
щих носителях информации.
Документы выполняют следующие функции:
1) оперативно-экономическую, так как используются для выработки
управленческих решений;
2) контрольно-аналитическую, так как на основе документов контролиру-
ется правильность совершаемых хозяйственных операций и проводится внутренний анализ;
3) правовую, так как документы придают юридическую силу хозяйствен-
ным операциям и при возникновении споров привлекаются в качестве основного доказательства.
Реквизиты — это показатели, характеризующие хозяйственную опера-
цию, зафиксированную в документе и придающие ей юридическую силу.
Наименование и количество реквизитов в документе определяется характером
хозяйственной операции. Однако, для каждого документа есть обязательные
реквизиты, свидетельствующие о законности хозяйственной операции:
1) наименование документа;
2) дата составления документа;
3) наименование экономического субъекта, составившего документ;
4) содержание факта хозяйственной жизни;
5) величина натурального и (или) денежного измерения факта хозяй-
ственной жизни с указанием единиц измерения;
71
6) наименование должности лица, совершившего сделку, операцию и от-
ветственного за правильность ее оформления, или наименование должности
лица, ответственного за правильность оформления свершившегося события;
7) подписи лиц, предусмотренных пунктом 6, с указанием их фамилий и
инициалов либо иных реквизитов, необходимых для идентификации этих лиц.
Кроме обязательных документы могут содержать и дополнительные рек-
визиты: номер документа, название и адрес предприятия, учреждения, основание для совершения хозяйственной операции, другие дополнительные реквизиты, определяемые характером документируемых хозяйственных операций.
К оформлению первичных документов предъявляются определенные тре-
бования. Законом РФ «О бухгалтерском учете» установлено, что формы первичных учетных документов утверждает руководитель экономического субъекта по представлению должностного лица, на которое возложено ведение бухгалтерского учета. Формы первичных учетных документов для организаций
государственного сектора устанавливаются в соответствии с бюджетным законодательством Российской Федерации.
Для работы с первичными учетными документами большое значение
имеет их классификация. Бухгалтерские документы классифицируются по следующим признакам:
1) по назначению:
- распорядительные — содержат приказ, распоряжение или дают право на
совершение операции (платежное поручение, доверенность, распоряжение о
проведении инвентаризации);
- исполнительные — удостоверяют факт хозяйственной жизни (акт при-
емки материалов, инвентаризационная опись);
- комбинированные — одновременно являются и распорядительными, и
исполнительными (приходные и расходные кассовые ордера, авансовые отчеты
подотчетных лиц);
2) по способу отражения хозяйственных операций:
- первичные — составляются в момент совершения хозяйственной опера-
ции и являются первым свидетельством о ней (накладные, акты);
- сводные — составляются на основе первичных документов и обобщают
их данные для осуществления контроля (товарные и кассовые отчеты);
3) по месту составления:
- внутренние — составляются и имеют юридическую силу на самом пред-
приятии (платежные ведомости на выдачу заработной платы, путевые листы);
72
- внешние — составляются за пределами предприятия (счета-фактуры,
выписки банка, листки нетрудоспособности);
4) по способу охвата операций:
- разовые — оформляют каждую хозяйственную операцию и составляют-
ся в один прием (требования на выдачу материалов);
- накопительные — составляются в течение определенного периода путем
постепенного накапливания однородных хозяйственных операций. В конце периода в этих документах подсчитываются итоги по соответствующим показателям (накопительный рабочий наряд, лимитно-заборная карта на отпуск в течение месяца материалов со склада);
5) по содержанию:
- кассовые;
- банковские;
- материальные;
- расчетные;
6) по количеству учетных позиций:
- однострочные — содержат одну позицию (наряд на выполнение работы
одному работнику);
- многострочные — состоят из нескольких позиций и наименований (ли-
митно-заборные карты).
Требования к составлению, приемке и обработке документов:
1. Первичный учетный документ должен быть составлен при совершении
факта хозяйственной жизни, а если это не представляется возможным — непосредственно после его окончания.
2. Первичный учетный документ составляется на бумажном носителе и
(или) в виде электронного документа, подписанного электронной подписью.
3. В первичном учетном документе допускаются исправления (кроме кас-
совых и банковских документов). Исправление в первичном учетном документе
должно содержать дату исправления, а также подписи лиц, составивших документ, в котором произведено исправление, с указанием их фамилий и инициалов либо иных реквизитов, необходимых для идентификации этих лиц.
4. В случае изъятия первичных документов копии изъятых документов
включаются в документы бухгалтерского учета.
Документооборот — это движение первичных документов в бухгалтер-
ском учете (создание, получение их от других предприятий и учреждений, принятие к учету, обработка, передача в архив).
73
Правила документооборота и технология обработки учетной информации
утверждаются в составе принятой организацией учетной политики. График документооборота составляется в виде схемы или перечня работ, выполняемых
каждым подразделением предприятия, а также всеми исполнителями с указанием их взаимосвязи и сроков выполнения работ. График документооборота
утверждается руководителем предприятия. График должен устанавливать на
предприятии, в учреждении рациональный документооборот, т.е. предусматривать оптимальное число подразделений и исполнителей для прохождения каждым первичным документом, определять минимальный срок его нахождения в
подразделении.
График документооборота должен способствовать улучшению всей учет-
ной работы на предприятии, в учреждении, усилению контрольных функций
бухгалтерского учета, повышению уровня механизации и автоматизации учетных работ.
График документооборота может быть оформлен в виде схемы или пе-
речня работ по созданию, проверке и обработке документов, выполняемых
каждым подразделением предприятия, учреждения, а также всеми исполнителями с указанием их взаимосвязи и сроков выполнения работ.
Каждому исполнителю вручается выписка из графика, в которой пере-
числены документы, относящиеся к сфере деятельности данного исполнителя.
Первичные документы, учетные регистры, бухгалтерские отчеты и балан-
сы подлежат обязательной передаче в архив.
Первичные документы, учетные регистры, бухгалтерские отчеты до пере-
дачи их в архив предприятия, учреждения должны храниться в бухгалтерии в
специальных помещениях или закрывающихся шкафах под ответственностью
лиц, уполномоченных главным бухгалтером.
Бланки строгой отчетности должны храниться в сейфах, металлических
шкафах или специальных помещениях, позволяющих обеспечить их сохранность.
Обработанные вручную первичные документы текущего месяца, относя-
щиеся к определенному учетному регистру, комплектуются в хронологическом
порядке и сопровождаются справкой для архива.
В случае, если в соответствии с законодательством Российской Федера-
ции первичные учетные документы, в том числе в виде электронного документа, изымаются, копии изъятых документов, изготовленные в порядке, установленном законодательством Российской Федерации, включаются в документы
бухгалтерского учета.
74
Задания для выполнения на практических занятиях
№
п/п
Название документа
Вид
документа
I
Доверенность на получение материальных ценностей
2
Акт о приемке материалов
3
Приказ о приеме на работу
4 Приходный кассовый ордер
5
Акт приемки основных средств
6
Требование на материалы
7
Ведомость начисления амортизации основных
средств
8
Платежное поручение
9
Авансовый отчет подотчетного лица
10
Ведомость начисления заработной платы
11
Распоряжение об оплате выполненных совместителями работ
12
Договор купли-продажи
13
Гарантийное письмо об оплате основных средств,
планируемых для приобретения
14
Приказ о направлении работника в командировку
15
Приказ о назначении комиссии по делу об утере
документов
16
Расчет налога на прибыль
и для самостоятельной работы
Задание 5.1.
Проставьте в таблице 5.1 вид первичного документа: распорядитель-
ный (Р); исполнительный (И); комбинированный (К).
Таблица 5.1
Задание 5.2.
Выберите правильный вариант ответа.
1. В приходном кассовом ордере допущены ошибки: неправильно записа-
на сумма прописью принимаемых денег. Как поступить в этом случае (выберите правильный ответ):
75
а) корректурным способом исправить ошибочную запись;
б) замазать белилами и написать правильно;
в) переписать документ;
г) подчистить запись бритвой и написать правильно.
2. В акте на списание материалов была допущена ошибка: вместо
«10 штук» было написано «100 штук». Что делать с таким документом?
а) исправить;
б) переписать.
3. В накладной на отпуск материалов была допущена ошибка в марке ма-
териала: вместо марки «18ХНВА» написали марку «ст. 20». Каким образом исправить ошибочную запись?
Задание 5.3.
Выберите и расположите по порядку действия, которые надо совершить,
чтобы сдать кассовые документы в архив на хранение:
1) вписать;
2) переплести;
3) обработать;
4) оформить архивную справку;
5) списать;
6) сосчитать число документов;
7) разработать;
8) подобрать в хронологическом порядке;
9) передать в архив;
10) пронумеровать;
11) положить в сейф;
12) доложить руководителю предприятия;
13) подписать;
14) проставить печать.
Задание 5.4.
Заполните приходный кассовый ордер № 140 от 5 октября 201Х г. на
оприходование 750 000 руб., полученных из банка по чеку № 839900 на выдачу
заработной платы за сентябрь 201Х г в ОАО «Восход».
76
Унифицированная форма № КО-1
Утверждена постановлением Госкомстата
России от 18.08.98 г. №88
Линия отреза
организация
КВИТАНЦИЯ
Код
Форма по ОКУД
0310001
по ОКПО
организация
к приходному кассовому ордеру №
структурное подразделение
от «
»
г. Номер
Дата
документа
составления
Принято от
ПРИХОДНЫЙ КАССОВЫЙ ОРДЕР
Основание:
Дебет
Кредит
Сумма,
руб. коп.
Код це-
левого
назна-
чения
код структур-
ного подразде-
ления
корреспондирующий
счет, субсчет
код аналитиче-
ского учета
Сумма
руб.
коп.
Принято от
цифрами
Основание:
прописью
руб.
коп.
Сумма
В том числе
прописью
« »
г. руб.
коп. В том числе
М. П. (штампа)
Приложение
Главный бухгалтер
Главный бухгалтер
(подпись)
(расшифровка подписи)
(подпись) (расшифровка подписи)
Получил кассир
Кассир
(подпись)
(расшифровка подписи)
(подпись) (расшифровка подписи)
77
Тестовые задания
Укажите номер правильного ответа.
1. Выявление неправильной суммы в приходном кассовом ордере
требует следующих действий:
а) корректурным способом исправить ошибочную запись;
б) замазать белилами и написать правильно;
в) переписать документ;
г) подчистить запись бритвой и написать правильно;
д) зачеркнуть и написать правильную сумму.
2. Выявление неправильной суммы в товарной накладной требует
следующих действий:
а) корректурным способом исправить ошибочную запись;
б) замазать белилами и написать правильно;
в) переписать документ;
г) подчистить запись бритвой и написать правильно;
д) зачеркнуть и написать правильную сумму.
3. Первичное наблюдение в бухгалтерском учете осуществляется с
целью:
а) контроля и анализа хозяйственной деятельности;
б) производства записей в системе счетов бухгалтерского учета;
в) последующей обработки наблюдаемых фактов в информационные по-
казатели;
г) составления первичных документов;
д) составления учетных регистров.
4. Показатель первичного наблюдения называется:
а) регистром;
б) кодом;
в) реквизитом;
г) номером;
д) документом.
78
5. Обязательным реквизитом первичных документов является:
а) статья затрат;
б) номер расчетного счета;
в) адрес;
г) дата;
д) печать.
6. Документооборот — это:
а) общее количество поступивших в организацию документов;
б) движение документов от составления до регистрации его в учетных ре-
гистрах;
в) движение документов от момента составления (получения) до передачи
в архив;
г) общее количество поступивших и составленных в организации доку-
ментов;
д) общее количество составленных в организации документов.
7. Обязательные реквизиты первичных документов:
а) наименование документа, дата составления, измерители операции,
личные подписи должностных лиц, ответственных за совершение хозяйственной операции;
б) личные подписи должностных лиц, ответственных за совершение хо-
зяйственной операции, наименование учетного регистра;
в) вид использованных ресурсов, статья отнесения затрат, дата операции;
г) наименование учетных регистров, дата составления и содержание опе-
рации;
д) личные подписи должностных лиц, ответственных за совершение хозяй-
ственной операции, статьи и элементы затрат, вид использованных ресурсов.
8. Документы можно классифицировать по признакам:
а) назначение;
б) способ охвата операции;
в) строение;
г) место составления;
д) способ составления;
е) объем информации.
79
9. Документы при классификации по назначению подразделяются на:
а) распорядительные;
б) разовые и накопительные;
в) оправдательные (исполнительные);
г) комбинированные;
д) бухгалтерского оформления.
10. Документы бухгалтерского оформления применяются для:
а) подготовки информации к отражению в учетных регистрах;
б) осуществления бухгалтерских записей;
в) сокращения объема первичной документации.
11. Документы оправдательные отражают:
а) факт совершения хозяйственной операции;
б) разрешение на совершение хозяйственной операции;
в) информацию, подготовленную для переноса ее в учетные регистры.
12. Документы по способу составления подразделяются на:
а) разовые и накопительные;
б) машинные и ручные;
в) комбинированные и бухгалтерского оформления;
г) первичные и сводные.
13. Документы по способу охвата информации подразделяются на:
а) разовые и накопительные;
б) первичные и сводные;
в) распорядительные и оправдательные;
г) типовые и стандартизированные.
14. Документы по способу отражения подразделяются на:
а) первичные;
б) внешние;
в) сводные;
г) внутренние;
д) накопительные.
80
Соседние файлы в предмете [НЕСОРТИРОВАННОЕ]