Добавил:
ivanov666
Опубликованный материал нарушает ваши авторские права? Сообщите нам.
Вуз:
Предмет:
Файл:Microsoft Office 2007 в экономике и управлении. Часть 2. Учебное пособие
.pdf
Содержат значения,
которые предшествуют определенной дате, например
02.02.2006
< #02.02.2006#
Записи об операциях, совершенных до 2 февраля 2006 г.
Чтобы просмотреть операции, совершенные до этой
даты включительно, воспользуйтесь оператором <= вместо < .
Содержат значения,
которые следуют за
определенной датой, например
02.02.2006
> #02.02.2006#
Записи об операциях, совершенных после 2 февраля 2006
г. Чтобы просмотреть операции начиная с этой даты,
воспользуйтесь оператором
>= вместо >.
Содержат значения,
которые входят в
определенный диапазон дат
>#02.02.2006#
and
<#04.02.2006#
Записи об операциях, совершенных между 2 и 4 февраля
2006 г.
Для фильтрации по диапазону значений можно также
использовать оператор
Between.
Содержит одно из
заданных значений
In
(#01.02.2006#,
#01.03.2006#,
#01.04.2006#)
Записи об операциях, совершенных 1 февраля, 1 марта
или 1 апреля 2006 г.
Содержат любой
день заданного месяца (вне зависимости от года), например, «декабрь»
DatePart("М",
[ДатаПродажи]) = 12
Записи об операциях, совершенных в декабре любого
года.
Содержат любую
дату в пределах заданного, (например,
первого) квартала
вне зависимости от
года
DatePart("q",
[ДатаПродажи]) = 1
Записи об операциях, совершенных в первом квартале
любого года.
Содержат текущую
дату
Date()
Записи об операциях, совершенных на текущую дату.
Если текущая дата —
71
02.02.2006, отображаются
записи, в которых значению
поля «ДатаЗаказа» соответствует 2 февраля 2006 г.
Условия для других полей
«Логический» В строку «Условия» введите значение «Да», чтобы
включить в результаты записи, для которых установлен соответствующий флажок. Введите значение «Нет», чтобы включить в результаты
записи со снятым флажком.
Вложения. В строку «Условия» введите значение «Is Null», чтобы
включить в результаты записи без вложений. Введите условие «Is Not
Null», чтобы включить в результаты записи с вложениями.
Поля подстановок. Существуют два типа полей подстановок: поля,
значения для которых извлекаются из существующего источника данных (с помощью внешнего ключа), и поля, которые сформированы на
основе списка значений, заданного при создании поля подстановок. Поля подстановок последнего типа являются текстовыми; к ним можно
применять те же условия, что и к другим текстовым полям.
4.2.5. Создание параметрических запросов
Если требуется, чтобы запрос предлагал ввести значение или образец при каждом его выполнении, можно создать запрос с параметрами.
Запросом с параметрами называется запрос, в котором одно или несколько значений, определяющих условия отбора, вводятся в интерактивном режиме пользователем.
Для создания запроса с параметрами создайте запрос на выборку и
откройте его в режиме конструктора. В строке «Условия» поля, для которого нужно применить параметр, введите текст, который должен
отображаться в диалоговом окне, заключив его в квадратные скобки,
например: [Введите название/ФИО налогоплательщика:].
При запуске запроса с параметрами текст отображается в диалоговом окне без скобок.
72
Рис. 29. Создание параметрического запроса в режиме конструк-
тора.
4.3. Работа с отчетами
Вопросы для самопроверки
1. Что такое отчет, для чего он используется в базах данных?
2. Какие способы создания отчетов существуют в СУБД ACCESS
2007?
3. На какие разделы делится отчет в СУБД ACCESS 2007?
4. Какие виды управляющих элементов можно добавлять к отчету в
СУБД ACCESS 2007?
5. Как можно добавить управляющие элементы в отчет в СУБД
ACCESS 2007?
6. В каких режимах можно работать с отчетом в СУБД ACCESS
2007?
7. Какие существуют способы просмотра отчета в СУБД ACCESS
2007?
4.3.1. Создание отчетов
Для анализа данных или распечатки их определенным образом ис-
пользуется отчет. Например, можно создать и напечатать отчет, группирующий данные и вычисляющий итоги.
Программа Microsoft Office Access 2007 помогает создавать множество различных отчетов любой степени сложности. Отчет может представлять собой как простой список, так и подробную сводку данных о
продажах, сгруппированных по районам. Однако в любом случае необходимо сначала определить, в каких полях содержатся данные, которые
73
должны войти в отчет, и в каких таблицах или запросах находятся эти
поля.
После того как выбран источник записей для создания отчета, проще
всего воспользоваться мастером отчетов. Мастер отчетов — это средство Microsoft Access, помогающее создать отчет на основании ответов,
полученных на заданные пользователю вопросы.
1. Создание отчета с помощью инструмента «Отчет»
Для создания отчета в области переходов щелкните таблицу или за-
прос, на основе которых нужно создать отчет. На вкладке «Создание» в
группе «Отчеты» щелкните «Отчет» .
2. Создание отчета с помощью мастера отчетов
В мастере отчетов предоставляется больше возможностей относительно выбора полей для включения в отчет. При этом можно указать
способ группировки и сортировки данных, а также включить в отчет
поля из нескольких таблиц или запросов, если отношения между этими
таблицами и запросами заданы заранее.
На вкладке «Создание» в группе «Отчеты» щелкните «Мастер отчетов». Следуйте указаниям на страницах мастера отчетов. На последней
странице нажмите кнопку Готово. Предварительный просмотр отчета
позволяет увидеть, как будет выглядеть отчет при печати. Можно также
увеличить масштаб для просмотра деталей.
Если нужно добавить в отчет поля из нескольких таблиц или запросов, не нажимайте в мастере отчетов кнопку Далее или Готово после
выбора полей из первой таблицы или запроса. Повторите процедуру
выбора для другой таблицы или запроса, а также выберите щелчком
мыши другие поля, которые нужно добавить в отчет. Затем для продолжения нажмите кнопку Далее или Готово.
3. Создание отчета с помощью средства «Пустой отчет»
Если по каким-либо причинам для построения отчета не подходят ни
средство «Отчет», ни мастер отчетов, можно создать отчет с нуля при
помощи средства «Пустой отчет». Это быстрый способ, особенно если в
отчете должно содержаться небольшое количество полей.
На вкладке «Создание» в группе «Отчеты» щелкните «Пустой отчет». В режиме макета появится пустой отчет, а в правой части окна
Access — область «Список полей», щелкните в ней знак «плюса» (+)
рядом с каждой из таблиц, содержащих поля, которые необходимо
включить в отчет. По очереди перетащите каждое из полей в отчет ли-
74
бо, нажав и удерживая клавишу CTRL, выберите несколько полей и перетащите их одновременно.
С помощью инструментов, представленных в группе «Элементы
управления» на вкладке «Форматирование», можно добавить в отчет
эмблему компании, заголовок, номера страниц, дату и время.
4.3.2. Разделы отчета
В программе Access макет отчета разбит на разделы. Разделы можно
просматривать в режиме конструктора. Например, от выбора раздела, в
который будет помещен вычисляемый элемент управления, зависит
способ вычисления результата. Ниже перечислены типы разделов и
указано назначение каждого из них.
Заголовок отчета. Печатается только один раз в начале отчета. В заголовок включается информация, обычно помещаемая на обложке,
например эмблема компании, название отчета или дата. Если в заголовке отчета помещен вычисляемый элемент управления, использующий
статистическую функцию Sum, сумма рассчитывается для всего отчета.
Заголовок отчета печатается перед верхним колонтитулом.
Верхний колонтитул. Печатается вверху каждой страницы. Верх-
ний колонтитул используется, например, в тех случаях, когда нужно,
чтобы название отчета повторялось на каждой странице.
Заголовок группы. Печатается перед каждой новой группой записей. Используется для печати названия группы. Например, если отчет
сгруппирован по изделиям, в заголовках групп можно указать их названия. Если поместить в заголовок группы вычисляемый элемент управления, использующий статистическую функцию Sum, сумма будет рассчитываться для текущей группы.
Область данных. Этот раздел печатается один раз для каждой строки данных из источника записей. В нем размещаются элементы управления, составляющие основное содержание отчета.
Примечание группы. Печатается в конце каждой группы записей.
Примечание группы можно использовать для печати сводной информации по группе.
Нижний колонтитул. Печатается внизу каждой страницы. Используется
для нумерации страниц и для печати постраничной информации.
Примечание отчета. Печатается один раз в конце отчета. Примеча-
ние отчета можно использовать для печати итогов и другой сводной
информации по всему отчету.
75
Рис. 30. Разделы отчета в режиме конструктора.
4.3.3. Элементы управления
Элементы управления — это объекты, позволяющие отображать и
просматривать данные, производить с ними различные действия, а также работать с дополнительными элементами пользовательского интерфейса, такими как подписи и рисунки. В программе Access поддерживаются элементы управления трех типов: присоединенные, свободные и
вычисляемые.
Присоединенные элементы управления – это элементы управле-
ния, для которых источником данных служит поле таблицы или запроса. Они используются для отображения значений из полей базы данных.
Это могут быть значения даты или времени, текстовые, числовые, логические, а также рисунки и диаграммы.
Свободные элементы управления – это элементы управления, не
связанные с источником данных (полем или выражением). Свободные
элементы управления используются для вывода на экран текста, линий,
прямоугольников и рисунков. Примером свободного элемента является
подпись, в которой отображается заголовок отчета.
Вычисляемые элементы управления – это элементы управления,
для которых источником данных является выражение, а не поле. Чтобы
задать значение, которое должно содержаться в таком элементе управления, необходимо задать выражение, которое станет для этого элемента источником данных. Выражение – это сочетание операторов
(например = и +), имен других элементов управления, имен полей,
функций, возвращающих единственное значение, и констант. Например, в следующем выражении цена изделия рассчитывается с 25%-ной
скидкой путем умножения значения поля «Цена за единицу» на константу 0,75: = [Цена за единицу] * 0,75
76
В выражение можно включать данные из базовой таблицы или базового запроса, а также из другого элемента управления в отчете.
При создании отчета, в котором будут присутствовать элементы
управления всех трех типов, рекомендуется вначале разместить в отчете
все присоединенные элементы, особенно если они будут преобладать в
отчете. Затем можно добавить свободные и вычисляемые элементы
управления, воспользовавшись инструментами группы «Элементы
управления» на вкладке «Конструктор».
Некоторые элементы управления создаются автоматически. Например, присоединенный элемент управления «текстовое поле» появляется
при добавлении в отчет поля из области «Список полей».
Чтобы создать элемент управления, присоединенный к выбранному
полю, перетащите поле из области «Список полей» в отчет. В области
«Список полей» перечисляются поля базовой таблицы или запроса.
Чтобы отобразить область «Список полей», на вкладке Конструктор в
группе «Элементы управления» нажмите кнопку «Добавить существующие поля».
В режиме конструктора можно создать множество других элементов
управления при помощи инструментов группы «Элементы управления»
на вкладке «Конструктор». Щелкните инструмент, позволяющий добавить элемент управления нужного типа. Например, чтобы создать флажок, щелкните инструмент «Флажок».
В сетке конструктора отчета щелкните место, выбранное для верхнего левого угла элемента управления. Чтобы создать элемент управления
стандартного размера, достаточно один раз щелкнуть сетку. Чтобы создать элемент управления другого размера, щелкните сетку, а затем путем перетаскивания задайте нужный размер.
Рис. 31. Панель элементов управления.
4.3.4. Работа с отчетом
1. Работа с отчетом в режиме макета
Созданный отчет легко доработать в режиме макета. Ориентируясь
на фактические данные отчета, можно отрегулировать ширину столбцов, добавить уровни группировки и итоговые значения. Можно доба-
77
вить в отчет новые поля, а также изменить свойства отчета и входящих
в него элементов управления.
Чтобы переключиться в режим макета, щелкните правой кнопкой
мыши имя отчета в области переходов и выберите команду «Режим макета». Для изменения свойств отчета, его элементов управления и разделов можно использовать окно свойств (клавиша F4). Для добавления
полей базовой таблицы или базового запроса в конструктор отчета
можно использовать область «Список полей».
2. Работа с отчетом в режиме конструктора
Доработать отчет можно также в режиме конструктора. Новые элементы управления и поля добавляются в отчет путем их размещения их
в сетку конструктора макета. Чтобы переключиться в режим конструктора, щелкните правой кнопкой мыши имя отчета в области переходов
и выберите команду «Конструктор».
4.3.5. Просмотр, печать и отправка отчета по электронной почте
Сохранив макет отчета, можно в дальнейшем использовать его многократно. Макет останется без изменений, однако в сам отчет при печати каждый раз будут включаться текущие данные. Макет отчета можно
изменить или создать на его основе другой, похожий отчет.
1. Просмотр отчета
Просматривать отчет можно различными способами. Выбор того или
иного способа зависит от действий, которые предполагается выполнить
с отчетом и включенными в него данными.
1. Если необходимо временно изменить состав данных в отчете перед его печатью или скопировать данные отчета в буфер обмена, откройте отчет в режиме отчета. Режим отчета используется по умолчанию при открытии отчета двойным щелчком в области переходов. Если
отчет еще не открыт, дважды щелкните его имя в области переходов.
Если отчет уже открыт, щелкните правой кнопкой мыши имя отчета в
области переходов и выберите команду «Режим отчета». В режиме отчета можно выделить текст отчета и скопировать его в буфер обмена.
Чтобы выделить строки целиком, щелкните поля слева от первой из
этих строк и, не отпуская кнопку мыши, протащите указатель вниз до
конца нужного фрагмента.
2. Если необходимо изменить макет отчета, имея перед собой его
данные, воспользуйтесь режимом макета.
3. Если требуется лишь просмотреть отчет перед печатью, откройте
его в режиме предварительного просмотра. Щелкните правой кнопкой
78
мыши имя отчета в области переходов и в контекстном меню выберите
команду «Предварительный просмотр».
В режиме предварительного просмотра можно увеличивать масштаб
для просмотра деталей или уменьшать его для проверки размещения
данных на станице. Щелкните отчет один раз. Чтобы вернуться к исходному масштабу, щелкните еще раз. Для изменения масштаба можно
также воспользоваться элементом управления масштабом в строке состояния Access.
2. Печать отчета
Отчет можно напечатать из любого режима, а также в том случае,
если он не открыт. Прежде чем приступать к печати, следует внимательно проверить параметры страницы (например, поля и ориентацию).
В программе Access параметры страницы сохраняются вместе с отчетом, поэтому их достаточно настроить один раз.
Для изменения параметров страницы откройте отчет в режиме предварительный просмотр. На вкладке «Предварительный просмотр» в
группе «Разметка страницы» нажмите кнопку «Книжная» или «Альбомная», чтобы выбрать ориентацию страницы, «Размер» для задания
размера бумаги, «Поля» для определения полей, и т. д.
Чтобы отправить отчет на печать откройте отчет в любом режиме
или выделите его в области переходов. Щелкните значок «Кнопка
Microsoft Office», а затем выберите команду «Печать».
3. Отправка отчета по электронной почте
Отчет можно не выводить на печать, а отправить его получателю в
виде сообщения электронной почты. Для этого в области переходов
щелчком мыши выберите отчет, нажмите кнопку «Microsoft Office» и
выберите команду «Электронная почта». В диалоговом окне «Отправка
объекта» выберите в списке «Выбор формата» вывода нужный формат
файла. Введите необходимые сведения в остальных диалоговых окнах.
В приложении электронной почты заполните необходимые поля сообщения и отправьте.
4.4. Работа с макросами
Вопросы для самопроверки
1. Что такое макрос, для чего он используется в базах данных?
2. Как можно создать простейший макрос в СУБД ACCESS 2007?
3. Какие способы запуска макроса существуют в СУБД ACCESS
2007?
79
4.4.1. Понятие макроса
Для автоматического выполнения некоторых операций используют-
ся макросы, содержащие набор из одной или более макрокоманд, таких
как открытие форм или печать отчетов.
Макрос — это средство для автоматизации задач и добавления функ-
циональных возможностей в формы, отчеты и элементы управления.
В приложении Access макросы можно рассматривать как упрощенный язык программирования, на котором программа записывается в
виде списка макрокоманд для выполнения. При создании макроса каждая макрокоманда выбирается из раскрывающегося списка, после чего к
ней добавляется необходимая информация.
Макрокоманды — это простейшие элементы, из которых строится
макрос. В приложении Access предусмотрен большой выбор макрокоманд, которые позволяют выполнять разнообразные действия. Например, наиболее часто используются макрокоманды для открытия отчета,
поиска записи, отображения окна сообщения или применения фильтра к
форме или отчету.
4.4.2. Создание макроса
В Office Access 2007 макрос или группа макросов могут быть заключены в объект макроса (называемый иногда изолированным макросом),
или макрос может быть внедрен в любое свойство события в форме,
отчете или элементе управления. Внедренные макросы становятся частью объекта или элемента управления, в которые они внедрены. Изолированные макросы отображаются в области переходов в разделе
Макросы, в отличие от внедренных.
Макрос создается и изменяется с помощью построителя макросов,
показанного на рис. 32.
Построитель макросов открывается следующим образом. На вкладке
«Создание» в группе «Другие» щелкните «Макрос». Приложение
Access откроет построитель макросов. Построитель макросов используется для создания списка макрокоманд, которые должны выполняться
при запуске макроса. При первом открытии построителя макросов
отображаются столбцы Макрокоманда, Аргументы и Примечание.
80
Соседние файлы в предмете [НЕСОРТИРОВАННОЕ]