Добавил:
ivanov666
Опубликованный материал нарушает ваши авторские права? Сообщите нам.
Вуз:
Предмет:
Файл:Microsoft Office 2007 в экономике и управлении. Часть 2. Учебное пособие
.pdf
После перетаскивания поля из несвязанной таблицы и завершения
мастера подстановки автоматически создается новое отношение «одинко-многим» между таблицей в области «Список полей» и открытой таблицей.
3.3. Сохранение таблицы
После добавления полей в таблицу необходимо сохранить ее структуру. При первом сохранении новой таблице необходимо присвоить
имя, описывающее содержащиеся в ней данные. Можно использовать
до 64 знаков (букв или цифр), включая пробелы.
Существует несколько способов сохранения таблиц:
1. Щелкните значок «Кнопка Microsoft Office» , а затем выберите
команду «Сохранить».
2. Щелкните правой кнопкой мыши вкладку документа таблицы и
выберите команду «Сохранить» в контекстном меню.
3. Нажмите кнопку Сохранить на Панели быстрого доступа.
При первом сохранении новой таблицы введите ее имя и нажмите
кнопку ОК
3.4. Использование первичного ключа
1. Определение первичного ключа
Первичный ключ таблицы состоит из одного или нескольких полей,
однозначно определяющих каждую строку в этой таблице. Часто в качестве первичного ключа используется уникальный инвентарный номер, порядковый номер или код.
В качестве первичного ключа удобно использовать поле, которое
обладает следующими характеристиками. Во-первых, оно должно однозначно определять каждую строку. Во-вторых, оно не должно быть пустым – в нем всегда должно быть значение. В-третьих, оно должно изменяться крайне редко (лучше всего – никогда). Приложение Access
использует поля первичного ключа для быстрого объединения данных
нескольких таблиц.
Всегда следует определять для таблицы первичный ключ. Для первичного ключа автоматически создается индекс, ускоряющий выполнение запросов и операций. Кроме того, приложение Access проверяет
наличие и уникальность значений в поле первичного ключа.
При сохранении новой таблицы без указания первичного ключа будет предложено создать этот ключ. Если нажать кнопку «Да», приложение Access создаст поле «Код» с типом данных «Счетчик» для сохранения уникального значения для каждой записи. Если в таблице уже есть
51
поле с таким типом данных, оно будет использовано в качестве первичного ключа.
При создании новой таблицы в режиме таблицы Access автоматически создает первичный ключ и назначает полю имя «Код» и тип данных
«Счетчик». Это поле скрыто в режиме таблицы, для его просмотра
необходимо переключиться в режим конструктора.
Для переключения в режим конструктора можно щелкнуть правой
кнопкой мыши вкладку документа и выберите команду «Конструктор».
Также можно нажать кнопку «Конструктор» в строке состояния Access.
2. Задание первичного ключа
Для задания первичного ключа необходимо открыть таблицу в режиме конструктора. Затем выберите поле или поля, которые требуется
использовать в качестве первичного ключа (для выделения нескольких
полей используйте клавишу CTRL).
На вкладке «Структура» в группе «Элементы» нажмите кнопку
«ключевое поле». Индикатор ключа будет добавлен слева от поля или
полей, определенных как первичный ключ.
3. Удаление первичного ключа
Откройте таблицу в режиме конструктора. Если первичный ключ состоит из одного поля, щелкните область выделения для этого поля. Если первичный ключ состоит из нескольких полей, щелкните область
выделения для любого поля в первичном ключе. На вкладке «Структура» в группе «Элементы» нажмите кнопку ключевое поле. Индикатор
ключа удаляется из поля или полей, которые ранее были заданы в качестве первичного ключа.
3.5. Задание свойств полей
С помощью значений свойств полей можно управлять отображением
данных, предотвращать ввод неверных значений, задавать значения по
умолчанию, ускорять поиск и сортировку, а также управлять другими
функциональными характеристиками и внешним видом полей. Например, можно отформатировать числа, чтобы сделать их более удобочитаемыми, или определить условие на значение, которому должны отвечать данные, вводимые в поле.
Тип данных поля определяет свойства, которые можно задать.
Например, свойство «Только добавление» (AppendOnly) применяется
только к полю с типом данных «Поле МЕМО». Его нельзя задать для
поля с другим типом данных.
При просмотре и изменении данных в Access используются значения
свойств полей. Например, свойства Формат, Маска ввода и Подпись
52
определяют представление данных в таблице и запросах в режиме таб-
Свойство поля
Используется для
Размер поля
(FieldSize)
Задания максимального размера данных, сохраняемых в полях с типом данных Текстовый, Числовой
или Счетчик.
Формат
Настройки формата данных поля для отображения
или печати.
Число десятичных знаков
Задания количества отображаемых знаков в дробной части для числовых значений.
Новые значения
Определения способа присвоения значений для
поля «Счетчик»: последовательное увеличение или
случайные значения.
Маска ввода
Отображения специальных знаков для управления
вводом данных.
Подпись
Определения текста, отображаемого по умолчанию
в надписях для форм, отчетов или запросов.
Значение по
умолчанию
Автоматического назначения значения по умолчанию полю при добавлении новых записей.
Условие на
значение
Задания выражения, которое должно быть истинно
при каждом добавлении или изменении значения в
этом поле.
Сообщение об
ошибке
Ввода текста, который будет отображаться при
нарушении значением правила «Условие на значение».
лицы. Другие свойства используются, чтобы задать значения по умолчанию в поле или сделать значение обязательным при каждом добавлении или изменении данных в таблице.
Чтобы задать свойства полей на вкладке «Режим таблицы», в группе
«Форматирование и тип данных» нужно выбрать один из следующих
вариантов:
UNIQUE — задает свойство Индексированное поле.
Обязательное — меняет значение свойства «Обязательное поле» на
противоположное. Если было установлено значение «Да», устанавливается значение «Нет». Если было установлено значение «Нет», устанавливается значение «Да».
В режиме таблицы можно задать только несколько доступных
свойств полей. Для задания других свойств полей необходимо открыть
таблицу в режиме конструктора. Перечислим основные свойства полей:
53
Обязательное
Требования обязательного ввода данных в поле.
Пустые строки
Разрешения ввода пустой строки (путем задания
значения «Да») в поле с типом данных «Текстовый» или «Поле МЕМО».
Индексированное поле
Ускорения доступа к данным в этом поле путем
создания и использования индекса.
Сжатие Юникод
Сжатия текста, если в этом поле содержится > 4
096 знаков.
Режим IME
Управления преобразованием знаков в восточноазиатских версиях Windows.
Режим предложений IME
Управления преобразованием знаков в восточноазиатских версиях Windows.
Смарт-теги
Добавления смарт-тега к этому полю.
Только добавление
Включения управления версиями (путем установки
значения «Да») для поля «Поле МЕМО».
Формат текста
Выбора «Формат RTF» для хранения текста в виде
HTML с разрешением форматирования. Чтобы сохранить только текст, выберите «Обычный текст».
Выравнивание
текста
Задания выравнивания текста по умолчанию в элементе управления.
Точность
Задания суммарного допустимого числа сохраняемых знаков по обе стороны от десятичного разделителя.
Масштаб
Задания максимально допустимого числа сохраняемых знаков справа от десятичного разделителя.
3.6. Создание связи данных
После создания таблицы для каждого объекта в базе данных нужно
предоставить Office Access 2007 средства, с помощью которых эти данные возвращаются, когда это необходимо. Это осуществляется с помощью добавления общих полей в связанные таблицы и определения
межтабличных связей. После этого можно создавать запросы, формы и
отчеты, отображающие сведения одновременно из нескольких таблиц.
1. Создание связи между таблицами
Создать связь между таблицами можно с помощью окна «Связи» или
с помощью перетаскивания поля из области «Список полей» в таблицу.
При создании связи между таблицами общие поля могут иметь различные имена, однако часто они имеют одинаковые. Очевидно, что об-
54
щие поля должны иметь одинаковый тип данных. Однако если поле
первичного ключа имеет тип «Счетчик», поле внешнего ключа может
также быть числовым, если свойство Размер поля обоих полей совпадает. Если оба общих поля являются числовыми, у них должно совпадать
значение свойства Размер поля.
Чтобы создать связи данных в базе на вкладке «Работа с базами данных» в группе «Отображение» необходимо выбрать пункт «Схема данных». Если ни одной связи еще не определено, автоматически откроется диалоговое окно «Добавить таблицу». Если окно не открылось, на
вкладке «Структура» в группе «Связи» нажмите кнопку «Добавить таблицу».
В диалоговом окне «Добавить таблицу» отображены все таблицы и
запросы, содержащиеся в базе данных. Можно выбрать один из трех
пунктов: Таблицы, Запросы, Таблицы и запросы.
Перетащите поле (как правило, поле первичного ключа) из одной
таблицы на общее поле (поле внешнего ключа) в другой таблице. Чтобы
перетащить сразу несколько полей, нажмите клавишу CTRL и, удерживая ее, выберите каждое поле. Откроется диалоговое окно «Изменение
связей».
Убедитесь, что поля, имена которых отображены в диалоговом окне,
являются общими полями данной связи. Если имя поля неверно, выделите это имя и выберите верное поле из списка. Для поддержания целостности данных для этой связи установите флажок «Обеспечение целостности данных». Нажмите кнопку «Создать». Access проведет линию связи между двумя таблицами. Если был установлен флажок
«Обеспечение целостности данных», линия будет толще на каждом
конце. Кроме того, если был установлен флажок «Обеспечение целостности данных», над широкой частью на одном конце линии связи будет
отображено число 1, а над широкой частью на другом конце линии —
символ бесконечности (∞), как показано на рис. 23.
55
Рис. 23. Создание связи между данными.
Существуют следующие виды связей:
«Один-к-одному» – оба общих поля должны иметь уникальный ин-
декс. Это означает, что свойства Индексированное этих полей должны
иметь значения «Да» (Совпадения не допускаются). Если оба поля
имеют уникальный индекс, Access создаст отношение «один-кодному».
«Один ко многим» – поле на одной стороне отношения (как прави-
ло, поле первичного ключа) должно иметь уникальный индекс. Это
означает, что свойство «Индексировано» этого поля должно иметь значения «Да» (Совпадения не допускаются). Поле на стороне «многие» не
должно иметь уникального индекса. У этого поля может быть индекс,
но он должен допускать совпадения, т.е. свойство Индексировано этого
поля должно иметь значение «Нет» либо «Да» (Допускаются совпадения). Если одно поле имеет уникальный индекс, а другое — нет, Access
создаст отношение «один ко многим».
2. Изменение связи между таблицами
Чтобы изменить связь между таблицами следует выбрать ее на
вкладке «Схема данных», а затем изменить эту связь. Установите указатель на линии связи и щелкните линию, чтобы выделить ее. При выделении линия связи становится толще. Дважды щелкните выделенную
линию связи. Или на вкладке «Конструктор» в группе «Инструменты»
выберите команду «Изменение связей».
С помощью диалогового окна «Изменение связей» можно позволяет
изменять связь между таблицами. Например, изменить таблицы или
запросы, а также поля на любой стороне отношения. Можно также задать тип объединения или включить обеспечение целостности данных и
выбрать каскадные параметры.
56
3. Удаление связи между таблицами
Чтобы удалить связь между таблицами следует удалить линию связи
на вкладке «Схема данных». Установите указатель на линии связи и
щелкните линию, чтобы выделить ее. При выделенной линии связи
нажмите клавишу DEL. Обратите внимание, что при удалении связи
также отключается обеспечение целостности данных для этой связи,
если оно было включено. В результате Access больше не будет автоматически предотвращать создание изолированных записей на стороне
«многие» отношения.
57
Тема 4. Работа с базами данных
Вопросы для самопроверки
1. Что такое форма, для чего она используется?
2. Перечислите способы создания форм в СУБД ACCESS 2007?
3. Какие виды элементов управления существуют в СУБД ACCESS
2007?
4. Как можно добавить элементы управления в форму?
5. Как можно работать с формой в режиме макета?
6. Как можно работать с формой в режиме конструктора?
4.1. Работа с формами
Для просмотра, ввода или изменения данных прямо в таблице применяются формы. Форма позволяет отобрать данные из одной или нескольких таблиц и вывести их на экран, используя стандартный или
созданный пользователем макет. Формы могут применяться для управления доступом к данным: с их помощью можно определять, какие поля
или строки данных будут отображаться. Например, некоторым пользователям достаточно видеть лишь несколько полей большой таблицы.
Если предоставить им форму, содержащую только нужные им поля, это
облегчит для них использование базы данных. Для автоматизации часто
выполняемых действий в форму можно добавить кнопки и другие
функциональные элементы.
4.1.1. Создание формы
Существует несколько способов создания форм
1. Создание формы с помощью инструмента «Форма»
В области переходов щелкните таблицу или запрос с данными, которые должны отображаться в форме. На вкладке «Создание» в группе
«Формы» выберите команду «Форма» . Приложение Access создаст форму и отобразит ее в режиме макета. В режиме макета можно
внести изменения в структуру формы при одновременном отображении
данных. Например, при необходимости можно настроить размер полей
в соответствии с данными (рис. 24).
2. Создание разделенной формы при помощи инструмента «Разде-
ленная форма»
58
Разделенная форма — это новая возможность в Microsoft Office
Access 2007, позволяющая одновременно отображать данные в двух
представлениях — в режиме формы и в режиме таблицы.
Рис. 24. Создание формы с помощью инструмента «Форма».
Эти два представления связаны с одним и тем же источником дан-
ных и всегда синхронизированы друг с другом. При выделении поля в
одной части формы выделяется то же поле в другой части. Данные
можно добавлять, изменять или удалять в каждой части формы. Работа
с разделенной формой дает преимущества обоих типов формы в одной
форме. Например, можно воспользоваться табличной частью формы,
чтобы быстро найти запись, а затем просмотреть или изменить запись в
другой части формы.
Чтобы создать разделенную форму на вкладке «Создание» в группе
«Формы» щелкните «Разделить форму» . Приложение Access создаст форму и отобразит ее в режиме макета (рис. 25).
Рис. 25. Создание формы с помощью инструмента «Разделенная
форма».
59
3. Создание формы, в которой отображается несколько записей при
помощи инструмента «Несколько элементов»
В форме, созданной с помощью средства «Форма», одновременно
отображается только одна запись. Если нужна форма, в которой отображается сразу несколько записей, и при этом требуются более широкие возможности настройки, чем у таблицы, можно воспользоваться
инструментом «Несколько элементов».
На вкладке «Создание» в группе «Формы» щелкните «Несколько
элементов» . Приложение Access создаст форму и отобразит ее в
режиме макета.
Создаваемая при помощи инструмента «Несколько элементов» форма внешне напоминает таблицу. Данные расположены в строках и
столбцах, и одновременно отображается несколько записей. Однако
форма «Несколько элементов» предоставляет больше возможностей
настройки, чем таблица. Например, к ней можно добавлять графические
элементы, кнопки и другие элементы управления.
Рис. 26. Создание формы с помощью инструмента «Несколько
элементов».
4. Создание формы при помощи мастера форм
Для получения большей свободы выбора полей, отображаемых на
форме, вместо упомянутых выше инструментов можно воспользоваться
мастером форм.
На вкладке «Создание» в группе «Формы» щелкните «Другие формы» , а затем в списке щелкните пункт «Мастер форм».
Следуйте инструкциям на страницах мастера форм.
Для добавления к форме полей из нескольких таблиц или запросов
не нажимайте кнопки Далее или Готово после выбора полей из первой
таблицы или запроса на первой странице мастера форм. Повторите ша-
60
Соседние файлы в предмете [НЕСОРТИРОВАННОЕ]